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Item 84(A) and (B) — REPAIR WORKS IN A PRODUCTION UNITमद 84(A) और (B) — उत्पादन इकाई में मरम्मत कार्य

Items 84 to 98 are the powers of the production units, and item 84 is ordinary and special repair and maintenance work. It covers civil engineering, mechanical, electrical and all departments, and is chargeable to REVENUE or the WMS.

• (A) Sanction of ordinary and special repair works, repairs of machinery, tools, plants and equipment included
• Inspection, diagnosis of fault and the purchase of material needed for it are covered
• It is the work done from an OUTSIDE SOURCE OTHER THAN THE OEM
• PHOD/HOD: FULL POWERS up to RS 1 CRORE in each case
• SAG officers: up to Rs 75 lakh in each case; JAG or SG: FULL POWERS up to Rs 25 lakh in each case
• (B) Sanction of a DETAILED or REVISED estimate: PHOD FULL POWERS
• SAG: up to Rs 2 crore; JAG or SG: up to Rs 50 lakh; Senior Scale: up to Rs 25 lakh

• THE NOTES
  • The PRIOR ADMINISTRATIVE APPROVAL of an officer of a grade higher than the sanctioning authority is required
  • Prior finance concurrence is necessary
  • An estimate is prepared in each case as per PARA 701 E
  • The expenditure is restricted within the budget allotment for the department
  So a repair in a PU is sanctioned by one officer and approved by a higher one, and you should say both.

मद 84 से 98 उत्पादन इकाइयों की शक्तियाँ हैं, और मद 84 साधारण तथा विशेष मरम्मत और अनुरक्षण कार्य है। इसमें सिविल इंजीनियरिंग, यांत्रिक, विद्युत और सभी विभाग आते हैं, और यह राजस्व या डब्ल्यूएमएस में जाता है।

• (A) साधारण और विशेष मरम्मत कार्यों की स्वीकृति, जिसमें मशीनरी, औजार, संयंत्र और उपकरणों की मरम्मत है
• इसमें निरीक्षण, खराबी की पहचान और उसके लिए आवश्यक सामग्री की खरीद भी है
• यह वह कार्य है जो ओईएम से भिन्न बाहरी स्रोत से कराया जाए
• पीएचओडी/एचओडी: हर मामले में 1 करोड़ रुपये तक पूर्ण शक्तियाँ
• एसएजी अधिकारी: हर मामले में 75 लाख रुपये तक; जेएजी या एसजी: हर मामले में 25 लाख रुपये तक पूर्ण शक्तियाँ
• (B) विस्तृत या संशोधित अनुमान की स्वीकृति: पीएचओडी पूर्ण शक्तियाँ
• एसएजी: 2 करोड़ रुपये तक; जेएजी या एसजी: 50 लाख रुपये तक; वरिष्ठ स्केल: 25 लाख रुपये तक

• नोट
  • स्वीकृति देने वाले से ऊँचे ग्रेड के अधिकारी का पूर्व प्रशासनिक अनुमोदन आवश्यक है
  • पूर्व वित्त सहमति आवश्यक है
  • हर मामले में पैरा 701 E के अनुसार अनुमान बनता है
  • व्यय विभाग के बजट आवंटन के भीतर सीमित रहता है
  अर्थात् उत्पादन इकाई की मरम्मत एक अधिकारी स्वीकृत करता है और उससे ऊँचा अनुमोदित, और दोनों आप कहिए।

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Item 84(C) and (D) — VEHICLES AND HIGH-TECH MACHINESमद 84(C) और (D) — वाहन और उच्च तकनीक की मशीनें

Part (C) sanctions repairs of motor vehicles, trolleys and the like, the purchase of material required included.

• PHOD/CHOD: FULL POWERS up to Rs 50,000; SAG: FULL POWERS up to Rs 30,000
• JAG or SG: FULL POWERS up to Rs 20,000
• Prior financial concurrence is necessary above Rs 20,000 for an OEM or authorised dealer, and above Rs 10,000 for another dealer
• The total expenditure on maintenance must not exceed RS 50,000 PER VEHICLE PER ANNUM
• The Dy CME/M&P certifies that facilities for repair or calibration are not available inside the workshop
• It is certified that the repair is ECONOMICAL compared with a new purchase
• Quotations for M&P repair are collected by post, fax or email, after the administrative approval of JAG up to Rs 10,000 and SAG above it
• On single tender basis, the GM's approval and the FA&CAO's PERSONAL concurrence are required above Rs 30,000
• For a repair up to Rs 20,000 from an authorised dealer on single tender, no finance concurrence is needed and SAG may approve

• PART (D) — A COSTLY HIGH-TECH MACHINE
  • It is repaired by the OEM or its authorised agent on single tender basis
  • PHOD/CHOD: FULL POWERS up to Rs 2 lakh for each case; SAG: up to Rs 1 lakh with finance concurrence
  • JAG or SG: FULL POWERS up to Rs 1 lakh in each case, with finance concurrence
  • The Dy CME/M&P certifies that the workshop has no facility to repair that machine
  • Quotations are collected after the administrative approval of JAG up to Rs 50,000 and SAG above it, and no finance concurrence is needed up to Rs 20,000
  • The Dy CME/M&P may survey, clarify the scope and seek cost details with the OEM WITHOUT COMMITMENT, with the PHOD's or CHOD's approval
  • All costs, rest house accommodation, transport and a free complimentary rail pass included, are counted in the total cost of the quotations
  • The reasonableness of rates is critically examined and certified in the proposal
  • EMD or SD may be waived with the PHOD's or CHOD's approval
  • The waiver may be asked for in the proposal itself, to avoid delay
  So the workshop's own inability is the gateway to an outside repair, and you should name the certificate.

भाग (C) मोटर वाहनों, ट्रॉलियों आदि की मरम्मत स्वीकृत करता है, जिसमें आवश्यक सामग्री की खरीद भी है।

• पीएचओडी/सीएचओडी: 50,000 रुपये तक पूर्ण शक्तियाँ; एसएजी: 30,000 रुपये तक पूर्ण शक्तियाँ
• जेएजी या एसजी: 20,000 रुपये तक पूर्ण शक्तियाँ
• ओईएम या अधिकृत विक्रेता में 20,000 रुपये से ऊपर, और अन्य विक्रेता में 10,000 रुपये से ऊपर, पूर्व वित्तीय सहमति आवश्यक है
• अनुरक्षण का कुल व्यय प्रति वाहन प्रति वर्ष 50,000 रुपये से अधिक नहीं होना चाहिए
• उप सीएमई/एमएंडपी प्रमाणित करते हैं कि मरम्मत या अंशांकन की सुविधा कारखाने के भीतर नहीं है
• यह प्रमाणित होता है कि नई खरीद की तुलना में मरम्मत लाभकर है
• एम एंड पी की मरम्मत के कोटेशन डाक, फैक्स या ईमेल से लिए जाते हैं, 10,000 रुपये तक जेएजी और उससे ऊपर एसएजी के प्रशासनिक अनुमोदन के बाद
• एकल निविदा के आधार पर 30,000 रुपये से ऊपर महाप्रबंधक का अनुमोदन और वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखाधिकारी की स्वयं की सहमति चाहिए
• अधिकृत विक्रेता से एकल निविदा पर 20,000 रुपये तक की मरम्मत में वित्त सहमति नहीं चाहिए, और एसएजी अनुमोदन दे सकते हैं

• भाग (D) — उच्च तकनीक की महँगी मशीन
  • इसकी मरम्मत ओईएम या उसके अधिकृत अभिकर्ता से एकल निविदा के आधार पर होती है
  • पीएचओडी/सीएचओडी: हर मामले में 2 लाख रुपये तक पूर्ण शक्तियाँ; एसएजी: वित्त सहमति के साथ 1 लाख रुपये तक
  • जेएजी या एसजी: वित्त सहमति के साथ हर मामले में 1 लाख रुपये तक पूर्ण शक्तियाँ
  • उप सीएमई/एमएंडपी प्रमाणित करते हैं कि उस मशीन की मरम्मत की सुविधा कारखाने में नहीं है
  • कोटेशन 50,000 रुपये तक जेएजी और उससे ऊपर एसएजी के प्रशासनिक अनुमोदन के बाद लिए जाते हैं, और 20,000 रुपये तक वित्त सहमति नहीं चाहिए
  • उप सीएमई/एमएंडपी बिना किसी वचनबद्धता के ओईएम से सर्वेक्षण कर, कार्य का विस्तार स्पष्ट कर, लागत का विवरण माँग सकते हैं, पीएचओडी या सीएचओडी के अनुमोदन से
  • सभी लागतें, विश्राम गृह का ठहराव, परिवहन और नि:शुल्क दिया गया पास भी, कोटेशन की कुल लागत में गिनी जाती हैं
  • दरों की उचितता प्रस्ताव में कड़ाई से परखी और प्रमाणित होती है
  • पीएचओडी या सीएचओडी के अनुमोदन से बयाना या प्रतिभूति जमा माफ हो सकती है
  • यह छूट प्रस्ताव में ही माँगी जा सकती है, ताकि देर न हो
  अर्थात् बाहरी मरम्मत का द्वार कारखाने की अपनी असमर्थता है, और वह प्रमाणपत्र आप बताइए।

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Items 85 and 86 — OUT OF TURN WORKS AND LOCAL PURCHASEमद 85 और 86 — आउट ऑफ टर्न कार्य और स्थानीय खरीद

Item 85 sanctions out of turn works, and other works costing up to Rs 1 crore.

• PHOD/CHOD: up to RS 25 LAKH; SAG: up to RS 15 LAKH
• It is subject to a BUDGETARY CEILING of RS 10 CRORE, other than lump sum, in a financial year
• Of that, not more than RS 3 CRORE may go on items other than safety related ones
• All safety works must be completed within a maximum of 8 MONTHS from the date of sanction

• ITEM 86 — LOCAL PURCHASE WHEN STOCK RUNS OUT
  • It is the local purchase by the office of another department, when material, stock or non-stock, is out of stock
  • (A) Stock and non-stock items other than rate contract items and stationery stores
  • That is subject to a ceiling of RS 50,000 PER MONTH PER DEPARTMENT
  • PHOD/CHOD: up to Rs 15,000 in each case; SAG: up to Rs 10,000 in each case
  • JAG or SG: up to Rs 5,000 in each case; Senior Scale: up to Rs 1,000 in each case
  • (B) Stationery including printed forms, subject to a ceiling of RS 20,000 PER ANNUM for each department
  • PHOD/CHOD: up to Rs 15,000 in each case; SAG: up to Rs 10,000; JAG or SG: up to Rs 5,000 in each case
  • The annual ceiling does not apply to M&P spares and tooling, though the budgetary ceiling must be maintained
  • A petty local purchase up to Rs 2,000 by JAG and above, and Rs 1,000 by a Senior Scale officer, may be made on a SINGLE QUOTATION
  So item 85 carries two ceilings, and you should give the safety work its eight months.

मद 85 आउट ऑफ टर्न कार्य, और 1 करोड़ रुपये तक लागत के अन्य कार्य स्वीकृत करती है।

• पीएचओडी/सीएचओडी: 25 लाख रुपये तक; एसएजी: 15 लाख रुपये तक
• यह एक वित्तीय वर्ष में 10 करोड़ रुपये की बजटीय सीमा के अधीन है, एकमुश्त को छोड़कर
• उसमें से 3 करोड़ रुपये से अधिक संरक्षा से भिन्न मदों पर नहीं जा सकते
• सभी संरक्षा कार्य स्वीकृति की तिथि से अधिकतम 8 माह में पूरे होने चाहिए

• मद 86 — भंडार समाप्त होने पर स्थानीय खरीद
  • यह किसी अन्य विभाग के कार्यालय द्वारा की गई स्थानीय खरीद है, जब सामग्री, स्टॉक या गैर-स्टॉक, भंडार में न हो
  • (A) दर संविदा की मदों और लेखन सामग्री से भिन्न स्टॉक तथा गैर-स्टॉक मदें
  • यह प्रति विभाग प्रति माह 50,000 रुपये की सीमा के अधीन है
  • पीएचओडी/सीएचओडी: हर मामले में 15,000 रुपये तक; एसएजी: हर मामले में 10,000 रुपये तक
  • जेएजी या एसजी: हर मामले में 5,000 रुपये तक; वरिष्ठ स्केल: हर मामले में 1,000 रुपये तक
  • (B) छपे प्रपत्रों सहित लेखन सामग्री, हर विभाग के लिए प्रति वर्ष 20,000 रुपये की सीमा के अधीन
  • पीएचओडी/सीएचओडी: हर मामले में 15,000 रुपये तक; एसएजी: 10,000 रुपये तक; जेएजी या एसजी: हर मामले में 5,000 रुपये तक
  • वार्षिक सीमा एम एंड पी के कलपुरजों और औजारों पर नहीं लगती, पर बजटीय सीमा बनाए रखनी होती है
  • जेएजी और उससे ऊपर 2,000 रुपये तक, तथा वरिष्ठ स्केल अधिकारी 1,000 रुपये तक की छोटी स्थानीय खरीद एक कोटेशन पर कर सकते हैं
  अर्थात् मद 85 में दो सीमाएँ हैं, और संरक्षा कार्य को उसके आठ माह आप दीजिए।

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Items 87 to 89 — ADVANCES, CALIBRATION AND NON-GeM PURCHASEमद 87 से 89 — अग्रिम, अंशांकन और जेम से बाहर की खरीद

Item 87(A)(i) sanctions an advance payment to departmental officers for petty repairs and small value items. It also covers a service and maintenance contract where the contract prescribes an advance with the competent authority's approval.

• PHOD/CHOD: FULL POWER up to Rs 50,000; SAG: FULL POWER up to Rs 20,000
• No finance concurrence is required for an advance up to RS 20,000 in each case
• The officer who drew the advance submits the ACCOUNTAL of expenditure within ONE MONTH
• Otherwise no further advance is passed in his favour
• Where the accountal is not submitted beyond THREE MONTHS, the advance may be recovered from him in suitable instalments
• (ii) An advance for works, supplies and services other than stores, on a proforma invoice or across the counter by account payee cheque
• PHOD/CHOD: up to Rs 1 lakh; SAG: up to Rs 50,000; JAG or SG: up to Rs 10,000
• Accounts books it under MISCELLANEOUS ADVANCE, cleared on receipt of the accountal and final booking to the detailed head

• ITEM 87(B) TO (E)
  • (B) Expenditure of a miscellaneous, occasional and intermittent nature
  • It also gives a special ONE TIME IMPREST for a DTH recharge, camps of Civil Defence, Ambulance and Scouts, and committee visits
  • PHOD/CHOD FULL POWER; SAG up to Rs 50,000; JAG or SG NIL
  • (C) Advance payment for the purchase of POSTAL STAMPS: the same three entries
  • (D) Advance to authorised dealers for maintenance of equipment under an AMC, which may be INTEREST FREE
  • PHOD/CHOD up to Rs 2 lakh per annum per item; finance concurrence is necessary
  • A bank guarantee need not be insisted on up to Rs 20,000 per annum with an OEM or authorised agent
  • An advance exceeding that is INVARIABLY covered by a bank guarantee of equal amount from a nationalised or scheduled bank
  • (E) Advance to insurance companies where the contract provides for it: PHOD/CHOD up to Rs 25 lakh; SAG up to Rs 20 lakh
• ITEMS 88 AND 89
  • Item 88 sanctions expenditure on calibration, testing and repair of inspection, measuring and test equipment, for each equipment
  • SAG: up to Rs 20,000; JAG or SG: up to Rs 10,000
  • No finance concurrence up to Rs 20,000, or the cost of the equipment, whichever is LOWER
  • A certificate is required that the calibration is not possible in the workshop
  • Item 89 is the local purchase of stock and non-stock items for procurement NOT COVERED IN GeM, on the same ceilings as item 86
  So an advance is owed an account in a month, and you should say what happens after three.

मद 87(A)(i) विभागीय अधिकारियों को छोटी मरम्मत और कम मूल्य की वस्तुओं के लिए अग्रिम भुगतान स्वीकृत करती है। इसमें वह सेवा और अनुरक्षण संविदा भी है जिसमें सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से अग्रिम देना तय हो।

• पीएचओडी/सीएचओडी: 50,000 रुपये तक पूर्ण शक्ति; एसएजी: 20,000 रुपये तक पूर्ण शक्ति
• हर मामले में 20,000 रुपये तक के अग्रिम में वित्त सहमति आवश्यक नहीं
• अग्रिम लेने वाला अधिकारी व्यय का लेखा एक माह के भीतर प्रस्तुत करता है
• अन्यथा उसके नाम कोई और अग्रिम पारित नहीं होता
• तीन माह से आगे भी लेखा न दिया जाए, तो अग्रिम उससे उपयुक्त किस्तों में वसूला जा सकता है
• (ii) भंडार से भिन्न कार्यों, आपूर्ति और सेवाओं का अग्रिम, प्रोफार्मा बिल पर या खाता-आदाता चेक से काउंटर पर
• पीएचओडी/सीएचओडी: 1 लाख रुपये तक; एसएजी: 50,000 रुपये तक; जेएजी या एसजी: 10,000 रुपये तक
• लेखा उसे विविध अग्रिम में दर्ज करता है, जो लेखा मिलने और विस्तृत शीर्ष में अंतिम दर्ज होने पर निपटता है

• मद 87(B) से (E)
  • (B) विविध, कभी-कभार और रुक-रुक कर आने वाला व्यय
  • यह डीटीएच रिचार्ज, नागरिक सुरक्षा, एंबुलेंस और स्काउट के शिविरों, तथा समिति दौरों के लिए एक बार का विशेष अग्रदाय भी देता है
  • पीएचओडी/सीएचओडी पूर्ण शक्ति; एसएजी 50,000 रुपये तक; जेएजी या एसजी शून्य
  • (C) डाक टिकट खरीदने का अग्रिम भुगतान: वही तीन प्रविष्टियाँ
  • (D) एएमसी में आए उपकरणों के अनुरक्षण के लिए अधिकृत विक्रेताओं को अग्रिम, जो ब्याजरहित हो सकता है
  • पीएचओडी/सीएचओडी प्रति मद प्रति वर्ष 2 लाख रुपये तक; वित्त सहमति आवश्यक है
  • ओईएम या अधिकृत अभिकर्ता के साथ प्रति वर्ष 20,000 रुपये तक बैंक गारंटी पर जोर देना आवश्यक नहीं
  • उससे अधिक अग्रिम अनिवार्य रूप से बराबर राशि की बैंक गारंटी से ढका जाता है, जो राष्ट्रीयकृत या अनुसूचित बैंक से हो
  • (E) बीमा कंपनियों को अग्रिम, जहाँ संविदा में उसका प्रावधान हो: पीएचओडी/सीएचओडी 25 लाख रुपये तक; एसएजी 20 लाख रुपये तक
• मद 88 और 89
  • मद 88 निरीक्षण, मापन और परीक्षण उपकरणों के अंशांकन, परीक्षण तथा मरम्मत का व्यय स्वीकृत करती है, हर एक उपकरण के लिए
  • एसएजी: 20,000 रुपये तक; जेएजी या एसजी: 10,000 रुपये तक
  • 20,000 रुपये तक, या उपकरण की लागत तक, जो कम हो, वित्त सहमति आवश्यक नहीं
  • यह प्रमाणपत्र आवश्यक है कि अंशांकन कारखाने में संभव नहीं
  • मद 89 जेम में न आने वाली खरीद के लिए स्टॉक तथा गैर-स्टॉक मदों की स्थानीय खरीद है, मद 86 वाली सीमाओं पर
  अर्थात् अग्रिम का लेखा एक माह में देना है, और तीन माह बाद क्या होता है — यह आप बताइए।