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Note on item 5(L) — WHEN THE RISK PURCHASE IS WAIVEDमद 5(L) पर नोट — जोखिम खरीद कब छोड़ी जाए

The note tells you when the decision must be taken, and what happens to the deposit already held.

• The decision to waive a risk purchase should be taken BEFORE a fresh tender is floated
• A security deposit may already have been taken, of a value less than 10% of the contract
• The general damages are then leviable only for the DIFFERENCE
• That is 10% of the outstanding value of the contract, MINUS the value of the security deposit submitted
• In such a case the security deposit is FORFEITED
• The general damages amount is RECOVERED from the firm

So the deposit is counted towards the damages and not on top of them, and you should subtract before you demand.यह नोट बताता है कि निर्णय कब लेना है, और पहले से रखी जमा का क्या होता है।

• जोखिम खरीद छोड़ने का निर्णय नई निविदा बुलाने से पहले लिया जाना चाहिए
• प्रतिभूति जमा पहले ही ली जा चुकी हो सकती है, जो संविदा के 10% से कम मूल्य की हो
• तब सामान्य क्षति केवल अंतर पर लगती है
• वह है संविदा के शेष मूल्य का 10%, घटा जमा की गई प्रतिभूति का मूल्य
• ऐसे मामले में प्रतिभूति जमा जब्त कर ली जाती है
• सामान्य क्षति की राशि फर्म से वसूली जाती है

अर्थात् जमा क्षति में गिनी जाती है, उसके ऊपर नहीं, और माँगने से पहले घटाना आप कीजिए।

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Item 5(M) and (N) — WRITING OFF A LOSS, AND REFIXING A DATEमद 5(M) और (N) — हानि बट्टे खाते डालना, और तिथि फिर से तय करना

Part (M) writes off a loss due to risk purchase, general damages and liquidated damages.

• PCMM: RS 1.5 LAKH; CMM: Rs 75,000; Dy CMM: Rs 40,000
• SMM and AMM: NIL
• Field Stores Officers and their accepting authorities exercise the power as their headquarters counterpart
• These powers are exercised with UTMOST CARE, and only when every other mode of recovery has been exhausted
• Arbitration and legal action are the two modes excepted from that exhaustion
• Suitable ADMINISTRATIVE ACTION is taken against the defaulting firms
• (N) REFIXATION of the delivery period: full powers up to their power of acceptance
• The authority there is PARA 445-S, and finance concurrence is not required

So a write-off is the last step and a refixation an ordinary one, and you should not confuse the two.भाग (M) जोखिम खरीद, सामान्य क्षति और परिनिर्धारित क्षति से हुई हानि बट्टे खाते डालता है।

• पीसीएमएम: 1.5 लाख रुपये; सीएमएम: 75,000 रुपये; डिप्टी सीएमएम: 40,000 रुपये
• एसएमएम और एएमएम: शून्य
• क्षेत्रीय भंडार अधिकारी और उनके स्वीकार प्राधिकारी वही शक्ति रखते हैं जो उनके मुख्यालय समकक्ष की है
• ये शक्तियाँ अत्यंत सावधानी से, और तभी प्रयोग होती हैं जब वसूली के शेष सब रास्ते समाप्त हो चुके हों
• मध्यस्थता और कानूनी कार्रवाई उन दो रास्तों में हैं जो इस गणना से बाहर हैं
• चूक करने वाली फर्मों के विरुद्ध उपयुक्त प्रशासनिक कार्रवाई की जाती है
• (N) सुपुर्दगी अवधि फिर से तय करना: अपनी स्वीकृति की शक्ति तक पूर्ण शक्तियाँ
• वहाँ प्राधिकार पैरा 445-S है, और वित्त सहमति की आवश्यकता नहीं

अर्थात् बट्टे खाते डालना अंतिम कदम है और तिथि फिर तय करना साधारण, और दोनों को आप मत मिलाइए।

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Note i — THE TWO CONDITIONS FOR AN EXTENSIONनोट i — विस्तार की दो शर्तें

The note sets when a delivery date may be extended under item 5(C).

• The contract must NOT have been accepted against other lower tenders in consideration of the date of delivery
• The delay must not cause loss or damage
• In a special purchase a CERTIFICATE to that effect is obtained from the indenting officer
• Where either condition is not satisfied, Finance is consulted, and legal advice taken if necessary
• The authority is PARA S-445

• A CONTRACT UP TO RS 1 LAKH
  • There the contract must carry no time preference clause and no pre-estimated damages
  • The purchase officer certifies that the delay is due to a shortage of raw material, fuel or power
  • He may certify instead a steep rise in the prices of industrial inputs
  • The supplies must be expected within a reasonable time
  • The delivery date may then be extended up to a MAXIMUM OF SIX MONTHS, without liquidated damages
  • No finance concurrence and no certificate from the indenting officer is necessary there
  So the small contract has its own gate, and you should give the reason the purchase officer certifies.

यह नोट बताता है कि मद 5(C) में सुपुर्दगी तिथि कब बढ़ सकती है।

• संविदा सुपुर्दगी की तिथि देखकर दूसरी कम निविदाओं के मुकाबले स्वीकार न की गई हो
• विलंब से हानि या क्षति न होती हो
• विशेष खरीद में इस आशय का प्रमाणपत्र मांगपत्र अधिकारी से लिया जाता है
• जहाँ इनमें से कोई शर्त पूरी न हो, वहाँ वित्त से परामर्श होता है, और आवश्यक हो तो विधिक सलाह ली जाती है
• प्राधिकार पैरा S-445 है

• 1 लाख रुपये तक की संविदा
  • वहाँ संविदा में समय वरीयता उपबंध और पूर्व-आकलित क्षति नहीं होनी चाहिए
  • क्रय अधिकारी प्रमाणित करते हैं कि विलंब कच्चे माल, ईंधन या बिजली की कमी से हुआ
  • वे इसके बदले औद्योगिक निवेश की कीमतों में तीव्र वृद्धि भी प्रमाणित कर सकते हैं
  • आपूर्ति उचित समय में मिलने की आशा होनी चाहिए
  • तब सुपुर्दगी तिथि अधिकतम छह माह तक बढ़ाई जा सकती है, बिना परिनिर्धारित क्षति
  • वहाँ न वित्त सहमति चाहिए और न मांगपत्र अधिकारी का प्रमाणपत्र
  अर्थात् छोटी संविदा का अपना द्वार है, और क्रय अधिकारी जो कारण प्रमाणित करते हैं वह आप बताइए।

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Notes i(b) and ii — A BOARD TENDER, AND THE LIABILITY REGISTERनोट i(b) और ii — बोर्ड की निविदा, और देयता रजिस्टर

Note i(b) names the officer who may extend a delivery period on the highest tenders.

• Where the Railway Board or the GM accepted the tender, the PCMM as coordinating HOD is the competent authority
• He grants the extension where the contractor fails to deliver within the stipulated period
• He is also competent to impose or waive penalties in such cases, with the PFA's concurrence

• NOTE ii — WHEN THE LIABILITY SHIFTS TO ANOTHER YEAR
  • It applies to orders valued over RS 8 LAKH for non-safety items
  • It applies to orders over RS 15 LAKH for safety items
  • The proposed extension may have the effect of shifting the booked liability to a SUBSEQUENT YEAR
  • An entry is then made in the FUNDS REGISTER of the Accounts office
  • The same entry is made in the computerized liability register
  • Both entries are made even at the stage of a PROVISIONAL extension
  So an extension moves money as well as time, and you should make the entry at the provisional stage itself.

नोट i(b) उस अधिकारी को बताता है जो सबसे ऊँची निविदाओं में सुपुर्दगी अवधि बढ़ा सकते हैं।

• जहाँ निविदा रेलवे बोर्ड या महाप्रबंधक ने स्वीकार की हो, वहाँ समन्वयक एचओडी के रूप में पीसीएमएम सक्षम प्राधिकारी हैं
• ठेकेदार तय अवधि में आपूर्ति न कर सके तो वे विस्तार देते हैं
• ऐसे मामलों में वे पीएफए की सहमति से शास्ति लगाने या छोड़ने में भी सक्षम हैं

• नोट ii — जब देयता दूसरे वर्ष में खिसके
  • यह गैर-संरक्षा मदों में 8 लाख रुपये से ऊपर के आदेशों पर लगता है
  • यह संरक्षा मदों में 15 लाख रुपये से ऊपर के आदेशों पर लगता है
  • प्रस्तावित विस्तार से दर्ज देयता अगले वर्ष में खिसक सकती है
  • तब लेखा कार्यालय के निधि रजिस्टर में प्रविष्टि की जाती है
  • वही प्रविष्टि कंप्यूटरीकृत देयता रजिस्टर में भी होती है
  • दोनों प्रविष्टियाँ अनंतिम विस्तार के चरण पर भी की जाती हैं
  अर्थात् विस्तार समय के साथ धन भी खिसकाता है, और प्रविष्टि अनंतिम चरण पर ही आप कीजिए।

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Note v — HOW MUCH LIQUIDATED DAMAGES ARE LEVIEDनोट v — परिनिर्धारित क्षति कितनी लगती है

The IRS conditions of contract fix the rate at which liquidated damages run.

• The rate is 2 PER CENT on the price of the stores, taxes, duties and freight included
• It runs for EACH MONTH, or part of a month, by which delivery has exceeded the period fixed
• It is subject to a maximum of 10 PER CENT of the value of the contract, or as the purchase contract otherwise specifies

• THE QUANTUM ACTUALLY RECOVERABLE
  • Where the loss CAN be assessed, it is the loss sustained due to the delay, subject to the contract's maximum
  • Where loss or inconvenience CANNOT be assessed, it is TOKEN liquidated damages at 10% of the maximum the contract permits
  • Where there has been neither loss nor inconvenience, it is NIL
  • The calculation of the actual loss must consider the increase in taxes, duties and freight
  • It must also consider a higher price paid for an earlier supply, where there is no provision for penal recoveries
  • Where a part of the loss cannot be assessed, token damages may be levied IN ADDITION to the actual loss
  • There should normally be NO system of waiving liquidated damages and levying token damages for delayed supplies
  • That course is strictly an exception, only where the circumstances of the delay were beyond the supplier's control
  So two per cent a month is the rate and not the recovery, and you should assess the loss before you levy.

आईआरएस संविदा शर्तें वह दर तय करती हैं जिस पर परिनिर्धारित क्षति चलती है।

• दर भंडार की कीमत पर 2 प्रतिशत है, जिसमें कर, शुल्क और भाड़ा शामिल हैं
• वह हर माह, या माह के भाग, के लिए चलती है जितने से सुपुर्दगी तय अवधि से आगे गई
• वह संविदा के मूल्य के अधिकतम 10 प्रतिशत के अधीन है, या जैसा क्रय संविदा अन्यथा बताए

• वास्तव में वसूली योग्य मात्रा
  • जहाँ हानि आँकी जा सके, वहाँ वह विलंब से हुई हानि है, संविदा की अधिकतम सीमा के अधीन
  • जहाँ हानि या असुविधा आँकी न जा सके, वहाँ वह संविदा की अधिकतम सीमा के 10% की सांकेतिक क्षति है
  • जहाँ न हानि हुई हो न असुविधा, वहाँ वह शून्य है
  • वास्तविक हानि की गणना में करों, शुल्कों और भाड़े की वृद्धि देखनी होती है
  • जहाँ दंडात्मक वसूली का प्रावधान न हो, वहाँ पहले की आपूर्ति पर चुकाई ऊँची कीमत भी देखनी होती है
  • जहाँ हानि का एक भाग आँका न जा सके, वहाँ वास्तविक हानि के अतिरिक्त सांकेतिक क्षति लगाई जा सकती है
  • विलंबित आपूर्ति में परिनिर्धारित क्षति छोड़कर सांकेतिक क्षति लगाने की व्यवस्था सामान्यतः नहीं होनी चाहिए
  • वह रास्ता कड़ाई से अपवाद है, केवल वहाँ जहाँ विलंब की परिस्थितियाँ आपूर्तिकर्ता के वश से बाहर रही हों
  अर्थात् दो प्रतिशत मासिक दर है, वसूली नहीं, और लगाने से पहले हानि आप आँकिए।