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Item 1(A) — SANCTION OF CASH IMPRESTमद 1(A) — नकद अग्रदाय की स्वीकृति

Part C is Miscellaneous Matters, and it has three columns of officers. They are PHOD or HOD; DRM, ADRM, CWM and SAG officers in field units; and divisional, extra divisional and headquarters officers.

• PHOD/HOD: FULL POWERS; DRM, ADRM, CWM or SAG: FULL POWERS; Chairman/RRB: FULL POWERS
• DSC or RPF: a SPECIAL IMPREST of RS 500 at each post, for feeding those arrested or accused in custody
• An EMU, MEMU or DEMU car shed holding 750 COACHES OR MORE: RS 1.5 LAKH
• Those officers are the Sr CDO, CDO, Sr DEE, DEE(IC), Sr DME and DME(IC) of that shed
• The same officers where the holding is LESS THAN 750 coaches: RS 1 LAKH
• Sr DME or Sr DEE of a LOCO SHED: RS 1 LAKH

• THE NOTES
  • Finance concurrence is necessary
  • The amount of an imprest must NOT be larger than is absolutely necessary
  • It is reckoned at the lowest possible figure calculated to suffice for meeting the expenses
  • The amount is assessed and created purely on NEED, and reviewed periodically
  • The total expenditure out of the imprest must not exceed the projected budget for that purpose during the year
  So the imprest is sized by need, and you should read 750 coaches as the line in a car shed.

भाग C विविध मामले हैं, और इसमें अधिकारियों के तीन स्तंभ हैं। वे हैं पीएचओडी या एचओडी; क्षेत्रीय इकाइयों के मंडल रेल प्रबंधक, एडीआरएम, सीडब्ल्यूएम और एसएजी अधिकारी; तथा मंडल, मंडल से बाहर और मुख्यालय के अधिकारी।

• पीएचओडी/एचओडी: पूर्ण शक्तियाँ; मंडल रेल प्रबंधक, एडीआरएम, सीडब्ल्यूएम या एसएजी: पूर्ण शक्तियाँ; अध्यक्ष/आरआरबी: पूर्ण शक्तियाँ
• डीएससी या आरपीएफ: हर चौकी पर 500 रुपये का विशेष अग्रदाय, हिरासत में बंद या अभियुक्त व्यक्तियों को भोजन देने के लिए
• 750 कोच या उससे अधिक रखने वाला ईएमयू, मेमू या डेमू कार शेड: 1.5 लाख रुपये
• वे अधिकारी हैं उस शेड के वरिष्ठ सीडीओ, सीडीओ, वरिष्ठ डीईई, डीईई(प्रभारी), वरिष्ठ डीएमई और डीएमई(प्रभारी)
• वही अधिकारी जहाँ कोच 750 से कम हों: 1 लाख रुपये
• लोको शेड के वरिष्ठ डीएमई या वरिष्ठ डीईई: 1 लाख रुपये

• नोट
  • वित्त सहमति आवश्यक है
  • अग्रदाय की राशि नितांत आवश्यक से अधिक नहीं होनी चाहिए
  • यह उस सबसे कम आँकड़े पर आँकी जाती है जो खर्च पूरा करने को पर्याप्त हो
  • राशि पूरी तरह आवश्यकता पर आँकी और बनाई जाती है, और समय-समय पर उसकी समीक्षा होती है
  • वर्ष में उस प्रयोजन का कुल व्यय अनुमानित बजट से अधिक नहीं होना चाहिए
  अर्थात् अग्रदाय की माप आवश्यकता है, और कार शेड में 750 कोच को आप रेखा पढ़िए।

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Item 1(A) — WHAT THE IMPREST MAY BE SPENT ONमद 1(A) — अग्रदाय किन पर खर्च हो सकता है

Apart from the sanction, the notes name six uses of imprest cash.

• Petty office expenses, petty repairs and petty works
• The cost of RAW MATERIAL for the diet of indoor patients of hospitals
• Emergent charges which CANNOT BE FORESEEN
• Other petty expenses up to RS 15,000 in each case, without inviting quotations or bids
• That is subject to a certificate recorded by the procuring official or imprest holder
• The certificate says: 'I am personally satisfied that these goods purchased are of the requisite quality and specification'
• It goes on: 'and have been purchased from a reliable supplier at a reasonable price'
• FIELD UNITS are authorised to buy safety items, stock and non-stock, from the sanctioned cash imprest
• For that the imprest holder records that the items are not in stock and are emergent
• Emergent PETTY ADVANCES may be made on the responsibility of the imprest holder, out of the imprest money at his disposal
• The authority is PARA 1050 to PARA 1055 of the Financial Code Volume I
• The Board's letters of 10.04.2017, 13.03.2018 and 15.09.2017 apply with it

So Rs 15,000 buys without a quotation, and you should write the certificate that goes with it.स्वीकृति के अलावा नोट अग्रदाय की नकदी के छह उपयोग बताते हैं।

• छोटे कार्यालय व्यय, छोटी मरम्मत और छोटे कार्य
• अस्पतालों के भर्ती रोगियों के आहार की कच्ची सामग्री की लागत
• वे आपात प्रभार जिनका पहले से अनुमान न हो
• हर मामले में 15,000 रुपये तक के अन्य छोटे व्यय, बिना कोटेशन या बोली बुलाए
• यह खरीद करने वाले अधिकारी या अग्रदाय धारक के दर्ज प्रमाणपत्र के अधीन है
• प्रमाणपत्र कहता है: 'मैं स्वयं संतुष्ट हूँ कि खरीदी गई ये वस्तुएँ अपेक्षित गुणवत्ता और विनिर्देश की हैं'
• आगे वह कहता है: 'और विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता से उचित मूल्य पर खरीदी गई हैं'
• क्षेत्रीय इकाइयाँ स्वीकृत नकद अग्रदाय से संरक्षा की मदें, स्टॉक और गैर-स्टॉक, खरीद सकती हैं
• इसके लिए अग्रदाय धारक दर्ज करता है कि वे मदें स्टॉक में नहीं हैं और आपात की हैं
• आपात के छोटे अग्रिम अग्रदाय धारक अपनी जिम्मेदारी पर, अपने पास रखे अग्रदाय के धन से दे सकते हैं
• प्राधिकार वित्त संहिता खंड I का पैरा 1050 से पैरा 1055 है
• इसके साथ बोर्ड के 10.04.2017, 13.03.2018 और 15.09.2017 के पत्र लगते हैं

अर्थात् 15,000 रुपये तक बिना कोटेशन खरीद होती है, और उसके साथ का प्रमाणपत्र आप लिखिए।

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Item 1(B) and 1(C)(i) to (iii) — STORES IMPREST AND FUELमद 1(B) और 1(C)(i) से (iii) — भंडार अग्रदाय और ईंधन

Part (B) is the STORES IMPREST.

• PHOD/HOD: FULL POWERS; DRM, ADRM, CWM or SAG: FULL POWERS; Chairman/RRB: FULL POWERS
• Divisional and headquarters officers: NIL
• Finance concurrence is necessary, and the powers must not exceed the limits prescribed in the Code
• All changes of quantity or items in the imprest are advised to the concerned Stores Depot and Accounts Officers
• The authority is PARA 1801 to PARA 1812 of the Stores Code Volume II

• PART (C) — IMPREST FOR A SPECIFIC PURPOSE
  • (i) Petrol for TRACK WELDING: CAO/CN, PCE, CTE or CE/CN FULL POWERS; DRM or ADRM FULL POWERS
  • Sr DEN or DEN: up to Rs 10,000 only; those powers are for DEPARTMENTAL welding
  • (ii) Petrol for starting DG SETS: PCEE or CESE FULL POWERS; DRM or CWM FULL POWERS
  • Depot in-charge officers of coaching depots, car sheds and loco sheds, and the Sr DEE of the division: FULL POWERS
  • (iii) Kerosene, petrol and HSD for TRACK MACHINES: CTE or CE(TM) FULL POWERS; Chairman RRB FULL POWERS; DRM, ADRM or CWM FULL POWERS
  • Finance concurrence is necessary, and proper accountal of the petrol, kerosene and HSD drawn is maintained
  • The quantity actually required PER JOINT is established
  • A depot in-charge officer means the executive who is the overall in-charge of the depot, car shed, loco shed or freight maintenance depot
  So the fuel imprest is tied to a purpose, and you should say per joint for welding petrol.

भाग (B) भंडार अग्रदाय है।

• पीएचओडी/एचओडी: पूर्ण शक्तियाँ; मंडल रेल प्रबंधक, एडीआरएम, सीडब्ल्यूएम या एसएजी: पूर्ण शक्तियाँ; अध्यक्ष/आरआरबी: पूर्ण शक्तियाँ
• मंडल और मुख्यालय अधिकारी: शून्य
• वित्त सहमति आवश्यक है, और शक्तियाँ संहिता में तय सीमाओं से आगे नहीं जा सकतीं
• अग्रदाय में मात्रा या मदों के हर बदलाव की सूचना संबंधित भंडार डिपो और लेखा अधिकारियों को दी जाती है
• प्राधिकार भंडार संहिता खंड II का पैरा 1801 से पैरा 1812 है

• भाग (C) — विशेष प्रयोजन का अग्रदाय
  • (i) पटरी की वेल्डिंग का पेट्रोल: सीएओ/सीएन, पीसीई, सीटीई या सीई/सीएन पूर्ण शक्तियाँ; मंडल रेल प्रबंधक या एडीआरएम पूर्ण शक्तियाँ
  • वरिष्ठ डीईएन या डीईएन: केवल 10,000 रुपये तक; ये शक्तियाँ विभागीय वेल्डिंग के लिए हैं
  • (ii) डीजी सेट चालू करने का पेट्रोल: पीसीईई या सीईएसई पूर्ण शक्तियाँ; मंडल रेल प्रबंधक या सीडब्ल्यूएम पूर्ण शक्तियाँ
  • कोचिंग डिपो, कार शेड और लोको शेड के डिपो प्रभारी अधिकारी, तथा मंडल के वरिष्ठ डीईई: पूर्ण शक्तियाँ
  • (iii) ट्रैक मशीनों का मिट्टी का तेल, पेट्रोल और एचएसडी: सीटीई या सीई(टीएम) पूर्ण शक्तियाँ; अध्यक्ष आरआरबी पूर्ण शक्तियाँ; मंडल रेल प्रबंधक, एडीआरएम या सीडब्ल्यूएम पूर्ण शक्तियाँ
  • वित्त सहमति आवश्यक है, और निकाले गए पेट्रोल, मिट्टी के तेल तथा एचएसडी का उचित लेखा रखा जाता है
  • प्रति जोड़ वास्तव में आवश्यक मात्रा तय की जाती है
  • डिपो प्रभारी अधिकारी वह कार्यपालक है जो डिपो, कार शेड, लोको शेड या माल अनुरक्षण डिपो का समग्र प्रभारी हो
  अर्थात् ईंधन का अग्रदाय प्रयोजन से बँधा है, और वेल्डिंग के पेट्रोल में आप 'प्रति जोड़' कहिए।

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Item 1(C)(iv) to (vi) — FRANKING, STAMPS AND COURIERमद 1(C)(iv) से (vi) — फ्रैंकिंग, टिकट और कूरियर

Part (iv) is the LOADING OF FRANKING MACHINES by the postal authorities.

• PHOD/HOD: FULL POWERS
• DRM, ADRM, CWM or SAG: up to Rs 10,000 at a time
• Divisional and headquarters officers: up to RS 250 at a time
• The authority is PARA 1052 of the Financial Code Volume I

• PART (v) — SERVICE STAMPS
  • PHOD/HOD: up to RS 15,000 at a time
  • DRM, ADRM, CWM or SAG, and Chairman/RRB: up to Rs 10,000 at a time
  • DGM(G): up to Rs 10,000 at a time
  • Finance concurrence is necessary, and the authority is PARA 1047(v) of the Financial Code Volume I
• PART (vi) — POSTAGE THROUGH A COURIER SERVICE
  • PHOD/HOD: FULL POWERS; DRM, ADRM, CWM or SAG: FULL POWERS; JAG: FULL POWERS
  • Finance concurrence is necessary
  • A minimum of THREE QUOTATIONS is obtained from reputed courier agencies
  • A proper AGREEMENT is entered into with the agency
  • Letters on court matters, covers containing money matters and other important letters or parcels go by REGISTERED POST WITH ACKNOWLEDGEMENT DUE
  So a courier carries the ordinary post, and you should keep court and money matters on registered post.

भाग (iv) डाक प्राधिकारियों द्वारा फ्रैंकिंग मशीनों में राशि भरना है।

• पीएचओडी/एचओडी: पूर्ण शक्तियाँ
• मंडल रेल प्रबंधक, एडीआरएम, सीडब्ल्यूएम या एसएजी: एक बार में 10,000 रुपये तक
• मंडल और मुख्यालय अधिकारी: एक बार में 250 रुपये तक
• प्राधिकार वित्त संहिता खंड I का पैरा 1052 है

• भाग (v) — सेवा टिकट
  • पीएचओडी/एचओडी: एक बार में 15,000 रुपये तक
  • मंडल रेल प्रबंधक, एडीआरएम, सीडब्ल्यूएम या एसएजी, तथा अध्यक्ष/आरआरबी: एक बार में 10,000 रुपये तक
  • डीजीएम(सामान्य): एक बार में 10,000 रुपये तक
  • वित्त सहमति आवश्यक है, और प्राधिकार वित्त संहिता खंड I का पैरा 1047(v) है
• भाग (vi) — कूरियर सेवा से डाक
  • पीएचओडी/एचओडी: पूर्ण शक्तियाँ; मंडल रेल प्रबंधक, एडीआरएम, सीडब्ल्यूएम या एसएजी: पूर्ण शक्तियाँ; जेएजी: पूर्ण शक्तियाँ
  • वित्त सहमति आवश्यक है
  • प्रतिष्ठित कूरियर एजेंसियों से कम से कम तीन कोटेशन लिए जाते हैं
  • एजेंसी के साथ उचित करार किया जाता है
  • न्यायालय के मामलों के पत्र, धन संबंधी लिफाफे और अन्य महत्वपूर्ण पत्र या पार्सल पंजीकृत डाक से, पावती सहित, भेजे जाते हैं
  अर्थात् साधारण डाक कूरियर ले जाता है, और न्यायालय तथा धन के मामले आप पंजीकृत डाक पर रखिए।