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Item 5(A) — EXCESS OR SHORT SUPPLY, WITHOUT AN AMENDMENTमद 5(A) — अधिक या कम आपूर्ति, बिना संशोधन

Depot officers, inspecting officers and district officers of the consuming departments may accept a delivery short or in excess.

• The margin is 5 PER CENT of the total value of the contract, or RS 8 LAKH, whichever is LESS
• That is subject to the total value of the receipt not exceeding the PCMM's normal powers of purchase
• No formal amendment of the contract is necessary in such a case
• None is necessary either where the value short or in excess does not exceed RS 100
• That second relief holds whatever percentage is involved
• It does not extend to cases falling under PARA 711-S
• The authority is the note under PARA 441 of the Stores Code

So a small excess is accepted and not papered over, and you should quote the rupee and the percentage.उपभोक्ता विभागों के डिपो अधिकारी, निरीक्षण अधिकारी और जिला अधिकारी कम या अधिक आपूर्ति स्वीकार कर सकते हैं।

• सीमा संविदा के कुल मूल्य का 5 प्रतिशत, या 8 लाख रुपये, जो कम हो
• यह इस शर्त पर है कि प्राप्ति का कुल मूल्य पीसीएमएम की सामान्य क्रय शक्तियों से अधिक न हो
• ऐसे मामले में संविदा के औपचारिक संशोधन की आवश्यकता नहीं
• वहाँ भी आवश्यकता नहीं जहाँ कम या अधिक आपूर्ति का मूल्य 100 रुपये से अधिक न हो
• वह दूसरी छूट चाहे प्रतिशत कुछ भी हो, बनी रहती है
• वह पैरा 711-S में आने वाले मामलों तक नहीं जाती
• प्राधिकार भंडार संहिता के पैरा 441 का नोट है

अर्थात् छोटा अंतर स्वीकार होता है, ढका नहीं जाता, और रुपया तथा प्रतिशत दोनों आप बताइए।

2

Item 5(B) — THE OPTION CLAUSEमद 5(B) — विकल्प उपबंध

Part (B) varies the quantity in a contract, that is it operates the option clause.

• ALL OFFICERS have full powers up to their POWERS OF ACCEPTANCE
• Operation of the option clause does NOT require finance concurrence in a tender committee case
• Where the tender was accepted by the GM or AGM, the variation in quantity needs their sanction too
• That sanction carries finance concurrence
• The competent authority for operating the MINUS 30% option clause is the ORIGINAL TENDER ACCEPTING AUTHORITY
• Where the purchase was approved at the level of the Board, the minus operation needs the GM's approval
• That approval carries finance concurrence

So the option follows the officer who accepted the tender, and you should go back to him to cut the quantity.भाग (B) संविदा में मात्रा बदलता है, अर्थात् विकल्प उपबंध चलाता है।

• सब अधिकारियों को अपनी स्वीकृति की शक्तियों तक पूर्ण शक्तियाँ हैं
• निविदा समिति के मामले में विकल्प उपबंध चलाने में वित्त सहमति नहीं चाहिए
• जहाँ निविदा महाप्रबंधक या अपर महाप्रबंधक ने स्वीकार की हो, वहाँ मात्रा के बदलाव में उनकी स्वीकृति भी चाहिए
• उस स्वीकृति के साथ वित्त सहमति लगती है
• ऋण 30% विकल्प उपबंध चलाने का सक्षम प्राधिकारी मूल निविदा स्वीकार करने वाला प्राधिकारी है
• जहाँ खरीद बोर्ड के स्तर पर अनुमोदित हुई हो, वहाँ ऋण संचालन में महाप्रबंधक का अनुमोदन चाहिए
• उस अनुमोदन के साथ वित्त सहमति लगती है

अर्थात् विकल्प उसी अधिकारी के पीछे चलता है जिसने निविदा स्वीकार की, और मात्रा घटाने उन्हीं के पास आप जाइए।

3

Item 5(C) — EXTENSION OF THE DELIVERY DATEमद 5(C) — सुपुर्दगी तिथि का विस्तार

The item extends the delivery date, with or without liquidated damages.

• Every column stands at up to the limit of their POWERS OF PURCHASE
• Field Stores Officers and their accepting authorities: up to their power of acceptance
• Finance concurrence IS required for a delivery period extension WITHOUT liquidated damages
• The item applies to the dispatch and receipt of PERMANENT WAY MATERIAL as well

• WHEN A CONSIGNEE MAY SIMPLY ACCEPT A LATE DISPATCH
  • A delay up to SIX MONTHS is accepted for an order valued up to Rs 8 lakh
  • A delay up to 21 DAYS is accepted for an order between Rs 8 lakh and Rs 15 lakh
  • That second relief holds only where the initial delivery period does not exceed six months
  • For all other orders, valued over RS 15 LAKH, PRIOR extension from the purchase office is necessary
  So the depot may absorb a small delay itself, and you should go to the purchase office above Rs 15 lakh.

यह मद सुपुर्दगी की तिथि बढ़ाती है, परिनिर्धारित क्षति के साथ या उसके बिना।

• हर स्तंभ अपनी क्रय शक्तियों की सीमा तक खड़ा है
• क्षेत्रीय भंडार अधिकारी और उनके स्वीकार प्राधिकारी: अपनी स्वीकृति की शक्ति तक
• परिनिर्धारित क्षति के बिना सुपुर्दगी अवधि बढ़ाने में वित्त सहमति आवश्यक है
• यह मद स्थायी पथ सामग्री के प्रेषण और प्राप्ति पर भी लगती है

• परेषिती कब विलंबित प्रेषण यों ही स्वीकार कर सकता है
  • 8 लाख रुपये तक के आदेश में छह माह तक का विलंब स्वीकार होता है
  • 8 लाख से 15 लाख रुपये के बीच के आदेश में 21 दिन तक का विलंब स्वीकार होता है
  • वह दूसरी छूट तभी है जब आरंभिक सुपुर्दगी अवधि छह माह से अधिक न हो
  • 15 लाख रुपये से ऊपर के शेष सब आदेशों में क्रय कार्यालय से पूर्व विस्तार आवश्यक है
  अर्थात् छोटा विलंब डिपो स्वयं सह लेता है, और 15 लाख रुपये से ऊपर क्रय कार्यालय आप जाइए।

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Item 5(D) — PENALTY FOR LATE DELIVERYमद 5(D) — विलंब से सुपुर्दगी पर शास्ति

The item imposes or waives a penalty for failure to deliver stores within the stipulated time.

• PCMM, CMM, Dy CMM and SMM: FULL POWERS to impose or waive
• Each does so in respect of contracts falling under HIS OWN powers of purchase
• Field Stores Officers and their accepting authorities: up to their power of acceptance
• When a penalty is waived, the REASONS must be fully recorded on the relevant files
• The stores bills are then forwarded to Accounts SUITABLY ENDORSED
• The PCMM or CMM may grant an extension under this item even on purchases made under the GM's or AGM's powers
• That is subject to the INDENTING OFFICER'S CERTIFICATE that no loss on account of late delivery would be sustained
• In such cases they may impose or waive penalties with the concurrence of the PFA

So a waiver leaves a written reason behind it, and you should endorse the bill that follows.यह मद तय समय में भंडार न देने पर शास्ति लगाती या छोड़ती है।

• पीसीएमएम, सीएमएम, डिप्टी सीएमएम और एसएमएम: लगाने या छोड़ने की पूर्ण शक्तियाँ
• हर अधिकारी उन्हीं संविदाओं में ऐसा करते हैं जो उनकी अपनी क्रय शक्तियों में आती हैं
• क्षेत्रीय भंडार अधिकारी और उनके स्वीकार प्राधिकारी: अपनी स्वीकृति की शक्ति तक
• शास्ति छोड़ते समय कारण संबंधित फाइलों पर पूरे दर्ज होने चाहिए
• फिर भंडार के बिल उपयुक्त पृष्ठांकन के साथ लेखा को भेजे जाते हैं
• पीसीएमएम या सीएमएम महाप्रबंधक या अपर महाप्रबंधक की शक्तियों में हुई खरीद पर भी इस मद में विस्तार दे सकते हैं
• यह मांगपत्र अधिकारी के उस प्रमाणपत्र के अधीन है कि विलंब से कोई हानि नहीं होगी
• ऐसे मामलों में वे पीएफए की सहमति से शास्ति लगा या छोड़ सकते हैं

अर्थात् छूट अपने पीछे लिखा हुआ कारण छोड़ जाती है, और उसके बाद का बिल आप पृष्ठांकित कीजिए।