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AMM — 1 June 2025 · AEN — 2023, 70% quota (Supplementary) · AMM — 2023, 70% quota (Main) · AMM — 2023, 70% quota (Supplementary)

Paras 401 and 402 — GENERALपैरा 401 और 402 — सामान्य

• Para 401Para 304 calls the Railway Budget an instrument of Parliamentary Financial Control and an important management tool. That control rests on two things.
  • All VOTED expenditure needs PARLIAMENT'S PRIOR APPROVAL
  • Actual expenditure is REPORTED BACK to Parliament through the PUBLIC ACCOUNTS COMMITTEE
  The report sets spending against the GRANTS VOTED by Parliament and the APPROPRIATIONS SANCTIONED by the President.
• Para 402The statements prepared for the Committee making that comparison are called the APPROPRIATION ACCOUNTS. Two officers sign them.
  • The CHAIRMAN, RAILWAY BOARD, as Principal Secretary to the Government of India, Ministry of Railways
  • The FINANCIAL COMMISSIONER, RAILWAYS, as Secretary to the Government in financial matters
  They go to the DIRECTOR OF RAILWAY AUDIT, whom the CAG has entrusted with reporting on them. The departmental notes name the second signatory as MEMBER/FINANCE. So answer the Chairman and the Financial Commissioner by the Code, and you may meet Member Finance in the notes.

• पैरा 401पैरा 304 रेल बजट को संसदीय वित्तीय नियंत्रण का साधन और एक महत्वपूर्ण प्रबंध उपकरण बताता है। यह नियंत्रण दो बातों पर टिका है।
  • सभी दत्तमत व्यय के लिए संसद का पूर्व अनुमोदन चाहिए
  • वास्तविक व्यय लोक लेखा समिति के माध्यम से संसद को वापस बताया जाता है
  यह विवरण व्यय को संसद द्वारा दत्तमत अनुदानों और राष्ट्रपति द्वारा स्वीकृत विनियोगों के सामने रखता है।
• पैरा 402समिति के लिए यह तुलना करने वाले विवरण विनियोग लेखे कहलाते हैं। उन पर दो अधिकारी हस्ताक्षर करते हैं।
  • अध्यक्ष, रेलवे बोर्ड, भारत सरकार, रेल मंत्रालय के प्रधान सचिव के रूप में
  • वित्त आयुक्त, रेलवे, वित्तीय विषयों में सरकार के सचिव के रूप में
  वे रेल लेखापरीक्षा निदेशक को जाते हैं, जिसे सीएजी ने उन पर प्रतिवेदन देने का दायित्व सौंपा है। विभागीय नोट्स दूसरे हस्ताक्षरकर्ता को सदस्य/वित्त बताते हैं। अर्थात् संहिता के अनुसार अध्यक्ष और वित्त आयुक्त उत्तर दीजिए, और नोट्स में आपको सदस्य वित्त मिल सकता है।

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THE APPROPRIATION ACCOUNT IN THE COMBINED BOOKसंयुक्त पुस्तक में विनियोग लेखा

After the accounts close, a report tells Parliament how the voted funds and sanctioned appropriations were used. Three sets of figures are reported.

• The ORIGINAL GRANT
• The FINAL GRANT
• The ACTUAL EXPENDITURE

The last two are compared, and the variations are worked out and explained. The accounts, with the Audit report on them, reach Parliament through the Public Accounts Committee. Audit, for the CAG, checks the figures against the books and sees that the expenditure is regular. The audited accounts, with Audit's remarks, go to the Board, which submits the consolidated account to Parliament. So three figures carry the account, and you should know the comparison is final grant against actual.लेखे बंद होने के बाद एक प्रतिवेदन संसद को बताता है कि दत्तमत धन और स्वीकृत विनियोग कैसे प्रयोग हुए। आँकड़ों के तीन समूह बताए जाते हैं।

• मूल अनुदान
• अंतिम अनुदान
• वास्तविक व्यय

अंतिम दो की तुलना होती है, और अंतर निकालकर समझाए जाते हैं। लेखे, उन पर लेखापरीक्षा प्रतिवेदन सहित, लोक लेखा समिति के माध्यम से संसद पहुँचते हैं। लेखापरीक्षा, सीएजी की ओर से, आँकड़ों को पुस्तकों से मिलाती है और देखती है कि व्यय नियमित है। लेखापरीक्षित लेखे, लेखापरीक्षा की टिप्पणियों सहित, बोर्ड को जाते हैं, जो समेकित लेखा संसद को प्रस्तुत करता है। अर्थात् तीन आँकड़े लेखे को बताते हैं, और आप जानिए कि तुलना अंतिम अनुदान और वास्तविक व्यय की है।

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Para 403 — FORM OF ACCOUNTS AND DATES OF SUBMISSION BY THE RAILWAYSपैरा 403 — लेखों का प्रपत्र और रेल द्वारा प्रस्तुति की तिथियाँ

The GM sends the Board his railway's Appropriation Accounts for the previous year in FORM F. 403. He gives his Audit Officer a copy at the same time, for CHECK AND CERTIFICATION. The form shows, by head and sub-head, the final grant, the actual expenditure, and the excess (+) or saving (-). Charged expenditure is shown separately from voted under the sub-head and the grant total.

• The GM or CAO of the railway or PU and the FA&CAO sign PERSONALLY, and this CANNOT BE DELEGATED
• Advance accounts not signed personally, for unavoidable reasons, are approved by them later and the Board told why
• Each year the Board circulates a PROGRAMME OF DATES, settled with the Additional Deputy CAG, Railways
• Audit's queries are answered promptly, and the Board's corrections are passed to the Statutory Audit Office at once
• Amendments and corrections to the Annexures are advised as soon as known, and NOT LATER THAN 15 JANUARY

The personal-signature rule comes from the Board's letter of 09.12.1992. So nobody below the GM and the FA&CAO may sign, and you should remember 15 January for amendments.महाप्रबंधक अपनी रेल के पिछले वर्ष के विनियोग लेखे प्रपत्र F. 403 में बोर्ड को भेजता है। वह उसी समय अपने लेखापरीक्षा अधिकारी को जाँच और प्रमाणन के लिए एक प्रति देता है। प्रपत्र शीर्ष और उप-शीर्ष के अनुसार अंतिम अनुदान, वास्तविक व्यय, और अधिकता (+) या बचत (-) दिखाता है। भारित व्यय उप-शीर्ष और अनुदान के योग में दत्तमत से अलग दिखाया जाता है।

• रेल या उत्पादन इकाई का महाप्रबंधक या सीएओ और वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी स्वयं हस्ताक्षर करते हैं, और यह प्रत्यायोजित नहीं हो सकता
• अपरिहार्य कारणों से स्वयं हस्ताक्षरित न हुए अग्रिम लेखे बाद में उनसे अनुमोदित कराए जाते हैं और बोर्ड को कारण बताया जाता है
• हर वर्ष बोर्ड अपर उप सीएजी, रेलवे से तय कर तिथियों का कार्यक्रम परिचालित करता है
• लेखापरीक्षा के प्रश्नों का उत्तर शीघ्र दिया जाता है, और बोर्ड के सुधार तुरंत सांविधिक लेखापरीक्षा कार्यालय को भेजे जाते हैं
• संशोधन और अनुलग्नकों के सुधार जानकारी होते ही, और 15 जनवरी से पहले, बताए जाते हैं

स्वयं हस्ताक्षर का नियम बोर्ड के 09.12.1992 के पत्र से आता है। अर्थात् महाप्रबंधक और वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी से नीचे कोई हस्ताक्षर नहीं कर सकता, और आप संशोधनों के लिए 15 जनवरी याद रखिए।

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Paras 404 to 407 — FORM OF ACCOUNTS AND DATES OF SUBMISSION BY THE RAILWAYSपैरा 404 से 407 — लेखों का प्रपत्र और रेल द्वारा प्रस्तुति की तिथियाँ

• Para 404The form uses three letters.
  • 'O' — the ORIGINAL grant or appropriation
  • 'S' — a SUPPLEMENTARY grant for voted, or supplementary appropriation for charged, expenditure
  • 'R' — a RESIDUAL modification by authorities OTHER THAN PARLIAMENT: re-appropriations, withdrawals or surrenders
• Paras 405 and 406'O' appears in column 1 only when a figure stands against it, and plus figures need no sign. 'SURRENDERS OR WITHDRAWALS WITHIN GRANT' is an ADJUSTING sub-head, for VOTED grants only. It neutralises reductions made elsewhere, so column 2 totals the provision PARLIAMENT SANCTIONED.
• Para 407Each grant's account is prepared in detail for each sub-head.
  • Capital, DF, DRF, Open Line Works (Revenue) and Revenue in one grant are shown SEPARATELY
  • The GM's RESERVE goes under 'surrenders or withdrawals within Grant'
  • Credits or recoveries OUTSIDE the grant are shown separately
  Grant No. 3, General Superintendence and Services, is the Code's example. Its sub-heads run through General, Financial, Personnel, Materials, Way and Works, Rolling Stock, Electrical, S&T and Traffic Management. Sub-heads the Board adds in the Demands for Grants are carried into that year's account. So O, S and R are the form's three letters, and you should know R is never Parliament's.

• पैरा 404प्रपत्र तीन अक्षरों का प्रयोग करता है।
  • 'O' — मूल अनुदान या विनियोग
  • 'S' — दत्तमत व्यय के लिए अनुपूरक अनुदान, या भारित व्यय के लिए अनुपूरक विनियोग
  • 'R' — संसद के अतिरिक्त प्राधिकारियों द्वारा अवशिष्ट संशोधन: पुनर्विनियोजन, वापसी या अभ्यर्पण
• पैरा 405 और 406'O' कॉलम 1 में तभी आता है जब उसके सामने कोई आँकड़ा हो, और धन आँकड़ों को चिह्न नहीं चाहिए। 'अनुदान के भीतर अभ्यर्पण या वापसी' एक समायोजी उप-शीर्ष है, केवल दत्तमत अनुदानों के लिए। यह अन्यत्र की कटौतियों को निष्प्रभावी करता है, ताकि कॉलम 2 का योग संसद द्वारा स्वीकृत प्रावधान हो।
• पैरा 407हर अनुदान का लेखा हर उप-शीर्ष के लिए विस्तार से बनता है।
  • एक अनुदान में पूँजी, डीएफ, डीआरएफ, ओपन लाइन कार्य (राजस्व) और राजस्व अलग दिखाए जाते हैं
  • महाप्रबंधक का आरक्षित धन 'अनुदान के भीतर अभ्यर्पण या वापसी' में जाता है
  • अनुदान के बाहर की जमा या वसूलियाँ अलग दिखाई जाती हैं
  अनुदान संख्या 3, सामान्य अधीक्षण और सेवाएँ, संहिता का उदाहरण है। इसके उप-शीर्ष सामान्य, वित्तीय, कार्मिक, सामग्री, रेलपथ और निर्माण, चल स्टॉक, विद्युत, एस एंड टी और यातायात प्रबंधन हैं। बोर्ड अनुदान माँगों में जो उप-शीर्ष जोड़ता है, वे उस वर्ष के लेखे में लिए जाते हैं। अर्थात् O, S और R प्रपत्र के तीन अक्षर हैं, और आप जानिए कि R कभी संसद का नहीं होता।

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Para 408 — FIGURES TO BE EXHIBITED IN THE ACCOUNTSपैरा 408 — लेखों में दिखाए जाने वाले आँकड़े

Each figure in the account has a fixed source.

• ORIGINAL GRANT — as in the BOOK OF DEMANDS FOR GRANTS as voted, or as the President sanctioned for charged; otherwise the BUDGET ORDERS
• FINAL GRANT — as finally sanctioned by the Board BEFORE THE CLOSE of the year
• ACTUAL EXPENDITURE — must AGREE WITH THE ANNUAL ACCOUNTS of the railway
• Actuals go under the head where ACTUALLY RECORDED, whatever head the budget provided under
• In GRANT NO. 16, Capital, DRF and DF are shown separately under each sub-head
• SUPPLEMENTARY GRANTS — the figures voted for each sub-head; later re-appropriation does not change them
• CONTINGENCY FUND spending not recouped in the year — shown in column 3 under 'Met from Contingency Fund'

So the three figures come from three different books, and you should match each to its source.लेखे के हर आँकड़े का एक निश्चित स्रोत है।

• मूल अनुदान — दत्तमत रूप में अनुदान माँगों की पुस्तक के अनुसार, या भारित के लिए राष्ट्रपति की स्वीकृति के अनुसार; अन्यथा बजट आदेश
• अंतिम अनुदान — वर्ष बंद होने से पहले बोर्ड द्वारा अंतिम रूप से स्वीकृत
• वास्तविक व्यय — रेल के वार्षिक लेखों से मेल खाना चाहिए
• वास्तविक आँकड़े उसी शीर्ष में जाते हैं जहाँ वास्तव में दर्ज हुए, बजट ने प्रावधान चाहे किसी शीर्ष में किया हो
• अनुदान संख्या 16 में हर उप-शीर्ष के नीचे पूँजी, डीआरएफ और डीएफ अलग दिखाए जाते हैं
• अनुपूरक अनुदान — हर उप-शीर्ष के लिए दत्तमत आँकड़े; बाद का पुनर्विनियोजन उन्हें नहीं बदलता
• वर्ष में पूर्ति न हुआ आकस्मिकता निधि व्यय — कॉलम 3 में 'आकस्मिकता निधि से पूरा' के नीचे

अर्थात् तीनों आँकड़े तीन अलग पुस्तकों से आते हैं, और आप हर एक को उसके स्रोत से मिलाइए।