1

Item 1.1(A) — APPROVAL OF QUANTITIES FOR PROCUREMENTमद 1.1(A) — खरीद की मात्रा का अनुमोदन

Part D is Stores Matters, and its columns are not the columns of the earlier Parts. They are PCMM; CMM; Dy CMM; SMM; AMM; and Other Officers.

• The delegation is valid for ALL TYPES OF SUPPLY ORDER, a turnkey contract included
• Under clause 0117 of the IRS conditions of contract, a supply order is an order for the supply of stores
• It includes an order for the performance of a SERVICE
• The item approves quantities for purchase through tender, for placing indents, and for rate or running contracts
• Those contracts are the ones the Board, a zonal railway or a production unit finalises in the normal course
• It covers STOCK and NON-STOCK items alike
• PCMM: FULL POWERS
• CMM, SMM and AMM: up to their POWERS OF ACCEPTANCE
• Dy CMM: up to his powers of acceptance, up to RS 1 CRORE
• Field Stores Officers: up to their powers of acceptance
• The authority is items 1 and 2 of PARA 132 and PARA 701 of the Stores Code

So a column here is a stores post, and you should read 'powers of acceptance' as the limit.भाग D भंडार मामले हैं, और इसके स्तंभ पिछले भागों के स्तंभ नहीं हैं। वे हैं पीसीएमएम; सीएमएम; डिप्टी सीएमएम; एसएमएम; एएमएम; और अन्य अधिकारी।

• यह प्रत्यायोजन हर प्रकार के आपूर्ति आदेश पर लागू है, टर्नकी संविदा सहित
• आईआरएस संविदा शर्तों के खंड 0117 में आपूर्ति आदेश भंडार की आपूर्ति का आदेश है
• उसमें सेवा के निष्पादन का आदेश भी आता है
• यह मद निविदा से खरीद, मांगपत्र देने, तथा दर या चालू संविदा की मात्रा अनुमोदित करती है
• वे संविदा हैं जिन्हें बोर्ड, क्षेत्रीय रेल या उत्पादन इकाई सामान्य क्रम में अंतिम रूप देती है
• इसमें स्टॉक और गैर-स्टॉक दोनों मदें आती हैं
• पीसीएमएम: पूर्ण शक्तियाँ
• सीएमएम, एसएमएम और एएमएम: अपनी स्वीकृति की शक्तियों तक
• डिप्टी सीएमएम: अपनी स्वीकृति की शक्तियों तक, 1 करोड़ रुपये तक
• क्षेत्रीय भंडार अधिकारी: अपनी स्वीकृति की शक्तियों तक
• प्राधिकार भंडार संहिता के पैरा 132 की मद 1 और 2 तथा पैरा 701 है

अर्थात् यहाँ हर स्तंभ एक भंडार पद है, और 'स्वीकृति की शक्तियाँ' को आप सीमा पढ़िए।

2

Item 1.1(B) — APPROVAL OF THE AAC OF A, B AND C ITEMSमद 1.1(B) — A, B और C मदों के AAC का अनुमोदन

The item approves the annual average consumption of A, B and C category items.

• PCMM: FULL POWERS
• CMM: ABOVE RS 1 CRORE
• SMM and AMM: FULL POWERS for 'C' CATEGORY items, up to the limit of their powers of acceptance
• Other Officers: NIL
• The Dy CMM's cell is not printed against this row

• THE NOTES ON VETTING
  • The AAC or EAC of A CATEGORY items alone goes for SINGLE STAGE VETTING
  • That vetting is done either by headquarters finance or by field finance
  • There is NO finance vetting for the AAC or EAC approval of B and C category items
  • Finance does not vet the quantity or demand for STOCK items at all
  So the AAC of a C item stops with the SMM, and you should send only an A item to finance.

यह मद A, B और C श्रेणी की मदों की वार्षिक औसत खपत अनुमोदित करती है।

• पीसीएमएम: पूर्ण शक्तियाँ
• सीएमएम: 1 करोड़ रुपये से ऊपर
• एसएमएम और एएमएम: 'C' श्रेणी की मदों में पूर्ण शक्तियाँ, अपनी स्वीकृति की शक्तियों की सीमा तक
• अन्य अधिकारी: शून्य
• इस पंक्ति के सामने डिप्टी सीएमएम का खाना छपा ही नहीं है

• जाँच पर नोट
  • केवल A श्रेणी की मदों का AAC या EAC एकल चरण जाँच में जाता है
  • वह जाँच या तो मुख्यालय वित्त या क्षेत्रीय वित्त करता है
  • B और C श्रेणी की मदों के AAC या EAC अनुमोदन में कोई वित्त जाँच नहीं है
  • स्टॉक मदों की मात्रा या माँग की जाँच वित्त करता ही नहीं
  अर्थात् C मद का AAC एसएमएम पर रुक जाता है, और वित्त के पास केवल A मद आप भेजिए।

3

Item 1.2(A) — SIGNING OF NON-STOCK REQUISITIONSमद 1.2(A) — गैर-स्टॉक मांगपत्र पर हस्ताक्षर

A non-stock requisition is signed in the user department, and the level rises with the value.

• PHOD or CHOD: ABOVE RS 45 LAKH
• CWM, ADRM or SAG: above Rs 15 lakh to Rs 45 lakh
• JAG or SG: above Rs 2 lakh up to Rs 15 lakh
• SS, or JAG or SG in the absence of SS: above Rs 25,000 up to Rs 2 lakh
• JS, or SS in the absence of JS: up to Rs 25,000

• THE NOTES
  • The level of signing is the APPROVING OFFICER, who also certifies the ESSENTIALITY of the requirement
  • He certifies as well whether the item is a SAFETY or PASSENGER NECESSITY item
  • Non-stock requisitions require vetting as per the extant instructions
  • Where no JAG or SG officer is posted, the requisition is signed by the ADRM, CWM or SAG officer of the user department
  So the signature is a certificate and not a formality, and you should say what it certifies.

गैर-स्टॉक मांगपत्र पर उपयोगकर्ता विभाग में हस्ताक्षर होते हैं, और मूल्य के साथ स्तर चढ़ता है।

• पीएचओडी या सीएचओडी: 45 लाख रुपये से ऊपर
• सीडब्ल्यूएम, एडीआरएम या एसएजी: 15 लाख रुपये से ऊपर 45 लाख रुपये तक
• जेएजी या एसजी: 2 लाख रुपये से ऊपर 15 लाख रुपये तक
• एसएस, या एसएस के अभाव में जेएजी या एसजी: 25,000 रुपये से ऊपर 2 लाख रुपये तक
• जेएस, या जेएस के अभाव में एसएस: 25,000 रुपये तक

• नोट
  • हस्ताक्षर का स्तर अनुमोदक अधिकारी है, जो आवश्यकता की अनिवार्यता भी प्रमाणित करते हैं
  • वे यह भी प्रमाणित करते हैं कि मद संरक्षा या यात्री आवश्यकता की है या नहीं
  • गैर-स्टॉक मांगपत्रों की जाँच प्रचलित अनुदेशों के अनुसार होती है
  • जहाँ जेएजी या एसजी अधिकारी तैनात न हों, वहाँ उपयोगकर्ता विभाग के एडीआरएम, सीडब्ल्यूएम या एसएजी अधिकारी हस्ताक्षर करते हैं
  अर्थात् वह हस्ताक्षर औपचारिकता नहीं, प्रमाणपत्र है, और वह क्या प्रमाणित करता है यह आप कहिए।

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Item 1.2(B) — SIGNING OF THE PAC BY THE USER DEPARTMENTमद 1.2(B) — उपयोगकर्ता विभाग द्वारा PAC पर हस्ताक्षर

A PAC is the certificate that the article is proprietary, and the user department signs it.

• PHOD or CHOD: ABOVE RS 25 LAKH
• CWM, ADRM or SAG: up to Rs 25 lakh
• JAG or SG: up to RS 15 LAKH
• SS, or JAG or SG in the absence of SS: up to Rs 2 lakh
• JS, or SS in the absence of JS: up to RS 75,000
• The notes printed here are the same three that stand under item 1.2(A)
• They speak of the approving officer's certificate of essentiality, of vetting, and of the absent JAG or SG
• The authority is the Board's letter of 06.05.2015, with the policy letter of 18.10.2017

So the PAC's own ladder is shorter than the requisition's, and you should not carry one into the other.PAC वह प्रमाणपत्र है कि वस्तु स्वामित्व वाली है, और उस पर उपयोगकर्ता विभाग हस्ताक्षर करता है।

• पीएचओडी या सीएचओडी: 25 लाख रुपये से ऊपर
• सीडब्ल्यूएम, एडीआरएम या एसएजी: 25 लाख रुपये तक
• जेएजी या एसजी: 15 लाख रुपये तक
• एसएस, या एसएस के अभाव में जेएजी या एसजी: 2 लाख रुपये तक
• जेएस, या जेएस के अभाव में एसएस: 75,000 रुपये तक
• यहाँ छपे नोट वही तीन हैं जो मद 1.2(A) के नीचे खड़े हैं
• वे अनुमोदक अधिकारी के अनिवार्यता प्रमाणपत्र, जाँच, और अनुपस्थित जेएजी या एसजी की बात कहते हैं
• प्राधिकार बोर्ड का 06.05.2015 का पत्र है, और उसके साथ 18.10.2017 का नीति पत्र

अर्थात् PAC की सीढ़ी मांगपत्र की सीढ़ी से छोटी है, और एक को दूसरे में आप मत ले जाइए।

5

Item 1.3(A) — VETTING OF NON-STOCK REQUISITIONSमद 1.3(A) — गैर-स्टॉक मांगपत्रों की जाँच

The item says when a non-stock requisition must go to finance for vetting.

• Where a detailed estimate has been sanctioned for a sanctioned work, vetting is NOT required
• That relief is subject to the conditions in the Board's letter of 06.04.18
• SAFETY or PASSENGER NECESSITY items: vetting above RS 10 LAKH
• Other than safety or passenger necessity items: vetting above RS 2.5 LAKH

• DRUGS AND SURGICAL ITEMS, THE ANNUAL MEDICAL INDENT
  • All annual indents are processed by the MEDICAL DEPARTMENT
  • All annual indents are PRE-VETTED by associate finance
  • The Medical Branch consolidates such demands
  • Where the value exceeds RS 5 LAKH it obtains headquarters finance vetting
  • The vetted indents are then forwarded to the Stores department for procurement
  So a sanctioned estimate spares the vetting, and you should quote the two figures that do not.

यह मद बताती है कि गैर-स्टॉक मांगपत्र कब जाँच के लिए वित्त के पास जाए।

• जहाँ स्वीकृत कार्य का विस्तृत प्राक्कलन स्वीकृत हो, वहाँ जाँच आवश्यक नहीं
• वह छूट बोर्ड के 06.04.18 के पत्र की शर्तों के अधीन है
• संरक्षा या यात्री आवश्यकता की मदें: 10 लाख रुपये से ऊपर जाँच
• संरक्षा या यात्री आवश्यकता से भिन्न मदें: 2.5 लाख रुपये से ऊपर जाँच

• दवाएँ और शल्य सामग्री, वार्षिक चिकित्सा मांगपत्र
  • सब वार्षिक मांगपत्र चिकित्सा विभाग संसाधित करता है
  • सब वार्षिक मांगपत्रों की सहयोगी वित्त पूर्व-जाँच करता है
  • चिकित्सा शाखा ऐसी माँगों को समेकित करती है
  • जहाँ मूल्य 5 लाख रुपये से अधिक हो, वहाँ वह मुख्यालय वित्त की जाँच लेती है
  • फिर जाँचे हुए मांगपत्र खरीद के लिए भंडार विभाग को भेजे जाते हैं
  अर्थात् स्वीकृत प्राक्कलन जाँच से बचा देता है, और जो नहीं बचातीं वे दो राशियाँ आप बताइए।

6

Item 1.3(B) and (C) — VETTING OF PURCHASE ORDERS AND INDENTSमद 1.3(B) और (C) — क्रय आदेशों और मांगपत्रों की जाँच

Part (B) vets purchase orders, and part (C) vets indents placed on centralized procurement agencies by the PCMM.

• In both, the limit is ABOVE RS 15 LAKH for safety and passenger necessity items
• It is RS 8 LAKH for other items, drugs and surgical items included
• Safety purchase orders are subject to a 10% TEST CHECK by Accounts
• In part (B) the finance department's own powers are JAG above Rs 5 crore, and Sr Scale up to Rs 5 crore
• PFAs may delegate full powers of vetting up to SS or JS officers
• A purchase order that needs no vetting may still be noted in the LIABILITY REGISTER, for strict budgetary control
• The funds availability register in iMMS is regularly updated
• No vetting is required where iMMS generates the purchase order directly, on electronically accepted tender committee recommendations
• No vetting is required for orders against rate or limited tender contracts the Board, PUs or zonal railways have finalised
• Those orders may be issued only with a noting of funds

• PART (C) — THE FINANCE DEPARTMENT'S OWN LADDER
  • PHOD: above Rs 20 crore; SAG: above Rs 3 crore up to Rs 20 crore
  • JAG or SG: above Rs 1.5 crore up to Rs 3 crore
  • SS: above Rs 15 lakh up to Rs 1.5 crore for safety items
  • SS: above Rs 8 lakh up to Rs 1.5 crore for other than safety or passenger necessity items
  So vetting is decided twice over, and you should read the value and then the finance officer's grade.

भाग (B) क्रय आदेशों की जाँच करता है, और भाग (C) पीसीएमएम द्वारा केंद्रीकृत खरीद एजेंसियों पर दिए मांगपत्रों की।

• दोनों में सीमा संरक्षा और यात्री आवश्यकता की मदों में 15 लाख रुपये से ऊपर है
• अन्य मदों में वह 8 लाख रुपये है, दवाएँ और शल्य सामग्री सहित
• संरक्षा के क्रय आदेशों पर लेखा का 10% परीक्षण जाँच लगता है
• भाग (B) में वित्त विभाग की अपनी शक्तियाँ हैं जेएजी 5 करोड़ रुपये से ऊपर, और वरिष्ठ श्रेणी 5 करोड़ रुपये तक
• पीएफए जाँच की पूर्ण शक्तियाँ एसएस या जेएस अधिकारियों तक प्रत्यायोजित कर सकते हैं
• जिस क्रय आदेश में जाँच न चाहिए, उसे भी कड़े बजटीय नियंत्रण के लिए देयता रजिस्टर में दर्ज किया जा सकता है
• आईएमएमएस में निधि उपलब्धता रजिस्टर नियमित रूप से अद्यतन रहता है
• जहाँ आईएमएमएस स्वयं, इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्वीकृत निविदा समिति की सिफारिश पर, क्रय आदेश बनाए, वहाँ जाँच नहीं चाहिए
• बोर्ड, उत्पादन इकाइयों या क्षेत्रीय रेलों की अंतिम की हुई दर या सीमित निविदा संविदाओं के आदेशों में भी जाँच नहीं चाहिए
• वे आदेश केवल निधि की टिप्पणी के साथ जारी हो सकते हैं

• भाग (C) — वित्त विभाग की अपनी सीढ़ी
  • पीएचओडी: 20 करोड़ रुपये से ऊपर; एसएजी: 3 करोड़ रुपये से ऊपर 20 करोड़ रुपये तक
  • जेएजी या एसजी: 1.5 करोड़ रुपये से ऊपर 3 करोड़ रुपये तक
  • एसएस: संरक्षा की मदों में 15 लाख रुपये से ऊपर 1.5 करोड़ रुपये तक
  • एसएस: संरक्षा या यात्री आवश्यकता से भिन्न मदों में 8 लाख रुपये से ऊपर 1.5 करोड़ रुपये तक
  अर्थात् जाँच दो बार तय होती है, और पहले मूल्य फिर वित्त अधिकारी का ग्रेड आप पढ़िए।