1

Para 519 — EXPENDITURE ON ACQUISITION, CONSTRUCTION AND REPLACEMENT OF RAILWAY ASSETSपैरा 519 — रेल परिसंपत्तियों के अर्जन, निर्माण और प्रतिस्थापन पर व्यय

Separate allotments come under each grant for works charged to Capital, DRF, DF, the Safety Fund and Open Line Works Revenue. They are lump sums, spread over sub-heads and works in the WORKS, MACHINERY AND ROLLING STOCK PROGRAMMES sent with the Budget orders.

• For each work costing OVER RS 50,000, the programmes show its total estimated cost
• Control runs against the year's allotment AND against that total cost
• Works costing NOT MORE THAN RS 50,000 get a lump sum, spent only after their estimates are sanctioned by the GM or his delegate

Control of railway expenditure thus rests on three steps.

• (1) ESTIMATES prepared in advance
• (2) FUNDS ALLOTTED through the year's budget grants, on those estimates
• (3) CONTINUOUS AND CONCURRENT REVIEW against estimates and grants, so revisions or reappropriations come early

The detailed procedure is in the Engineering Code, Chapter XIV, and the Mechanical Code, Chapter XII. So a work is watched against two limits, its allotment and its estimate, and you should name both.पूँजी, डीआरएफ, डीएफ, संरक्षा निधि और ओपन लाइन कार्य राजस्व पर भारित कार्यों के लिए हर अनुदान में अलग आवंटन आते हैं। वे एकमुश्त होते हैं, और बजट आदेशों के साथ भेजे गए निर्माण, मशीनरी और चल स्टॉक कार्यक्रमों में उप-शीर्षों और कार्यों में बँटते हैं।

• 50,000 रुपये से अधिक लागत वाले हर कार्य के लिए कार्यक्रम उसकी कुल अनुमानित लागत दिखाते हैं
• नियंत्रण वर्ष के आवंटन और उस कुल लागत, दोनों के सामने होता है
• 50,000 रुपये तक के कार्यों को एकमुश्त राशि मिलती है, जो महाप्रबंधक या उसके प्रतिनिधि द्वारा प्राक्कलन स्वीकृत होने पर ही खर्च होती है

इस प्रकार रेल व्यय का नियंत्रण तीन कदमों पर टिका है।

• (1) पहले से बनाए गए प्राक्कलन
• (2) उन प्राक्कलनों पर वर्ष के बजट अनुदानों से धन का आवंटन
• (3) प्राक्कलनों और अनुदानों के सामने लगातार और साथ-साथ समीक्षा, ताकि संशोधन या पुनर्विनियोजन जल्दी हों

विस्तृत प्रक्रिया इंजीनियरिंग संहिता के अध्याय XIV और यांत्रिक संहिता के अध्याय XII में है। अर्थात् हर कार्य पर दो सीमाओं, आवंटन और प्राक्कलन, के सामने नजर रहती है, और आप दोनों बताइए।

2

Paras 520 to 523 — WATCH OVER PROGRESS OF EXPENDITUREपैरा 520 से 523 — व्यय की प्रगति पर नजर

• Paras 520 and 521 From the moment expenditure or liability arises, its progress is checked often, against ESTIMATES and against FUNDS. The check starts in the lowest executive unit, the DIVISION.

• New minor works over RS 5,000 charged to Open Line Works Revenue get estimates and the same watch
• The WORKS REGISTERS, FORM E. 1474, compare each work's spending with its estimate
• They also compare the work's budget allotment with actuals to the end of the month
• The executive officer examines them monthly or oftener, to curb excess or get fresh sanction in time

• Paras 522 and 523The Accounts Officer also watches works spending and advises when reappropriation is needed. He checks four things.
  • (a) Spending to date is NOT MORE than the estimate for the WORK DONE
  • (b) ANTICIPATED CREDITS have actually been realised
  • (c) All ADJUSTMENTS are made in time
  • (d) A NEW WORK is not funded by merely SLOWING a sanctioned one
  So the division keeps the works register, and you should know the Accounts Officer's four checks on it.

• पैरा 520 और 521 व्यय या देनदारी बनने के क्षण से उसकी प्रगति प्राक्कलनों और धन, दोनों के सामने बार-बार जाँची जाती है। जाँच सबसे निचली कार्यकारी इकाई, मंडल, से आरंभ होती है।

• ओपन लाइन कार्य राजस्व पर भारित 5,000 रुपये से अधिक के नए लघु कार्यों के भी प्राक्कलन बनते हैं और वही नजर रहती है
• निर्माण रजिस्टर, प्रपत्र E. 1474, हर कार्य के खर्च की उसके प्राक्कलन से तुलना करते हैं
• वे कार्य के बजट आवंटन की महीने के अंत तक के वास्तविक खर्च से भी तुलना करते हैं
• कार्यकारी अधिकारी उन्हें हर महीने या अधिक बार देखता है, ताकि अधिकता रोकी जाए या समय पर नई स्वीकृति ली जाए

• पैरा 522 और 523लेखा अधिकारी भी निर्माण खर्च पर नजर रखता है और पुनर्विनियोजन आवश्यक होने पर सलाह देता है। वह चार बातें जाँचता है।
  • (क) अब तक का खर्च किए गए कार्य के प्राक्कलन से अधिक नहीं है
  • (ख) अनुमानित जमाएँ वास्तव में प्राप्त हुई हैं
  • (ग) सभी समायोजन समय पर हुए हैं
  • (घ) कोई नया कार्य किसी स्वीकृत कार्य को धीमा करके नहीं चलाया जा रहा
  अर्थात् मंडल निर्माण रजिस्टर रखता है, और आप उस पर लेखा अधिकारी की चार जाँचें जानिए।

3

Paras 524 to 533 — REVIEW OF EXPENDITUREपैरा 524 से 533 — व्यय की समीक्षा

• Paras 524 to 526 Every month the Accounts Officer prepares TWO REVIEWS and presents them by agreed dates.

• One by SUB-HEADS OR PLAN HEADS of the grant, in FORM F. 525
• One by INDIVIDUAL WORKS, in FORM F. 526
• Quarterly reviews for June, September and December reach the Board by the 25TH of the second following month
• The review for March reaches the Board by 6 AUGUST

Reasons for variations in column 12 of F. 525 must be meaningful, and recorded with the spending authorities.

• Paras 527 to 531The works review is classified by plan head, from 11 New Lines to 81 Metropolitan Transport Projects.
  • NEW LINES — each construction in the year's programme, or with a throw-forward
  • OTHER WORKS — each work OVER RS ONE LAKH individually, and smaller ones as ONE ITEM
  • TRACK RENEWALS — each work with its own sanctioned estimate
  • ROLLING STOCK — each item, under locomotives, boilers, carriages, wagons and ferries
• Paras 532 and 533The controlling authorities supply the month's approximate spending, unpaid commitments, and the probable further outlay. The completed reviews reach the FA&CAO by the MIDDLE of the following month. So works reviews are monthly, but you should remember 6 August for the March review.

• पैरा 524 से 526 लेखा अधिकारी हर महीने दो समीक्षाएँ बनाकर तय तिथियों तक प्रस्तुत करता है।

• एक अनुदान के उप-शीर्षों या योजना शीर्षों के अनुसार, प्रपत्र F. 525 में
• एक अलग-अलग कार्यों के अनुसार, प्रपत्र F. 526 में
• जून, सितंबर और दिसंबर की तिमाही समीक्षाएँ दूसरे अगले महीने की 25 तारीख तक बोर्ड पहुँचती हैं
• मार्च की समीक्षा 6 अगस्त तक बोर्ड पहुँचती है

F. 525 के कॉलम 12 में अंतरों के कारण सार्थक हों, और व्यय प्राधिकारियों के साथ दर्ज किए जाएँ।

• पैरा 527 से 531निर्माण समीक्षा योजना शीर्षों के अनुसार बँटती है, 11 नई लाइनों से 81 महानगरीय परिवहन परियोजनाओं तक।
  • नई लाइनें — वर्ष के कार्यक्रम का, या आगे आई राशि वाला, हर निर्माण
  • अन्य कार्य — एक लाख रुपये से अधिक का हर कार्य अलग, और छोटे कार्य एक मद में
  • ट्रैक नवीकरण — अपने स्वीकृत प्राक्कलन वाला हर कार्य
  • चल स्टॉक — इंजन, बॉयलर, सवारी डिब्बे, माल डिब्बे और फेरी के अंतर्गत हर मद
• पैरा 532 और 533नियंत्रक प्राधिकारी महीने का अनुमानित खर्च, बिना चुकाई प्रतिबद्धताएँ और आगे का संभावित व्यय देते हैं। पूरी समीक्षाएँ अगले महीने के मध्य तक वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी के पास पहुँचती हैं। अर्थात् निर्माण समीक्षाएँ मासिक हैं, पर आप मार्च की समीक्षा के लिए 6 अगस्त याद रखिए।