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Paras 508 to 510 — PROPORTIONATE BUDGET ALLOTMENTपैरा 508 से 510 — आनुपातिक बजट आवंटन

• Para 508To compare each month's actuals with the allotment, the year's allotment is spread over the twelve months, allowing for known disturbances. Control rests with the authority holding the allotment, but the Accounts Officer, as financial adviser, gives every possible help. At the start of the year he works out progressive expenditure under each sub-head, with the controlling officers, from five factors.
  • (i) The THROW FORWARD from the previous year
  • (ii) Existing liabilities NOT EVENLY SPREAD, being periodical or waiting on supplies
  • (iii) Expenditure PRACTICALLY FIXED and evenly spread over the year
  • (iv) Other expenditure whose liabilities are YET TO BE INCURRED
  • (v) A RESERVE for fresh or unanticipated expenditure
• Para 509For sub-heads that do not fluctuate, such as ESTABLISHMENT CHARGES, past actuals of several years form the basis.
• Para 510The PROPORTIONATE BUDGET ALLOTMENT for each month is then worked out for each sub-head. Progress is watched monthly through Monthly Financial Reviews, so that spending does not run towards an excess. So the year's allotment is cut into monthly slices, and you should know the five factors that shape them.

• पैरा 508हर महीने के वास्तविक आँकड़ों की आवंटन से तुलना के लिए, वर्ष का आवंटन ज्ञात व्यवधानों को देखकर बारह महीनों में बाँटा जाता है। नियंत्रण आवंटन रखने वाले प्राधिकारी का है, पर लेखा अधिकारी, वित्तीय सलाहकार के रूप में, हर संभव सहायता देता है। वर्ष के आरंभ में वह नियंत्रक अधिकारियों के साथ हर उप-शीर्ष में प्रगामी व्यय पाँच कारकों से निकालता है।
  • (i) पिछले वर्ष से आगे आई राशि
  • (ii) मौजूदा देनदारियाँ जो समान रूप से नहीं फैलीं, आवधिक होने या आपूर्ति पर निर्भर होने से
  • (iii) लगभग स्थिर और पूरे वर्ष समान रूप से फैला व्यय
  • (iv) अन्य व्यय जिनकी देनदारियाँ अभी बननी हैं
  • (v) नए या अप्रत्याशित व्यय के लिए एक आरक्षित राशि
• पैरा 509जो उप-शीर्ष नहीं बदलते, जैसे स्थापना प्रभार, उनके लिए कई वर्षों के पिछले वास्तविक आँकड़े आधार बनते हैं।
• पैरा 510फिर हर उप-शीर्ष के लिए हर महीने का आनुपातिक बजट आवंटन निकाला जाता है। प्रगति पर मासिक वित्तीय समीक्षाओं से हर महीने नजर रखी जाती है, ताकि खर्च अधिकता की ओर न बढ़े। अर्थात् वर्ष का आवंटन मासिक हिस्सों में बँटता है, और आप उन्हें आकार देने वाले पाँच कारक जानिए।

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Para 511 — MONTHLY STATEMENT OF APPROXIMATE RECEIPTS AND EXPENDITUREपैरा 511 — अनुमानित प्राप्ति और व्यय का मासिक विवरण

A statement of approximate receipts and expenditure goes to the Board every month.

• It reaches the Board NOT LATER THAN THE 15TH of the following month
• For JULY, OCTOBER and JANUARY, it may reach by the 20TH instead
• Its merit is PROMPT information, to watch spending against the proportionate budget allotment
• The Board consolidates all railways' statements into ONE
• A copy goes to the MINISTRY OF FINANCE and the ACCOUNTANT GENERAL, CENTRAL REVENUES in the first week of the second month following

So the 15th is the usual date and the 20th the exception, and you should know the three months that get it.अनुमानित प्राप्ति और व्यय का एक विवरण हर महीने बोर्ड को जाता है।

• यह अगले महीने की 15 तारीख से पहले बोर्ड पहुँचता है
• जुलाई, अक्टूबर और जनवरी के लिए यह 20 तारीख तक पहुँच सकता है
• इसका गुण शीघ्र जानकारी है, ताकि आनुपातिक बजट आवंटन के सामने खर्च पर नजर रहे
• बोर्ड सभी रेलों के विवरणों को एक में समेकित करता है
• एक प्रति दूसरे अगले महीने के पहले सप्ताह में वित्त मंत्रालय और लेखाकार जनरल, केंद्रीय राजस्व को जाती है

अर्थात् 15 तारीख सामान्य तिथि है और 20 तारीख अपवाद, और आप वे तीन महीने जानिए जिन्हें यह मिलता है।

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Para 512 — REVENUE ALLOCATION REGISTERSपैरा 512 — राजस्व आवंटन रजिस्टर

• All revenue expenditure is recorded in REVENUE ALLOCATION REGISTERS
• The entries follow the heads of account in Appendix I, Volume II
• Their object is to keep heads of divisions and departments informed of progress against the GM's allotments
• The allotments are entered in RED INK, as a ready comparison with the outlay

So the allotment in red and the spending beside it make the register a daily check, and you should remember the red ink.

• सारा राजस्व व्यय राजस्व आवंटन रजिस्टरों में दर्ज होता है
• प्रविष्टियाँ खंड II के परिशिष्ट I के लेखा शीर्षों के अनुसार होती हैं
• इनका उद्देश्य मंडल और विभाग प्रमुखों को महाप्रबंधक के आवंटनों के सामने प्रगति बताते रहना है
• खर्च से तुरंत तुलना के लिए आवंटन लाल स्याही में दर्ज किए जाते हैं

अर्थात् लाल स्याही में आवंटन और उसके साथ खर्च रजिस्टर को रोज की जाँच बनाते हैं, और आप लाल स्याही याद रखिए।

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Paras 513 to 516 — MONTHLY FINANCIAL REVIEWSपैरा 513 से 516 — मासिक वित्तीय समीक्षाएँ

• Paras 513 and 514The review shows expenditure to the end of the previous month against each sub-head's allotment, in FORM F. 513. It goes to the controlling authorities every month, by a date fixed with them.
  • Column 3, the proportionate allotment, is worked out by the Accounts Officer under Para 508
  • Actuals for this year and the same period last year come from the Allocation Registers and compiled accounts
  • It goes with the executive officers' comments and the Accounts Officer's own remarks
• Para 515In compiling it, the Accounts Officer checks three things.
  • (a) NON-FLUCTUATING expenditure matches the monthly appropriation based on past actuals
  • (b) PERIODICAL expenditure matches the proportionate budget allotment
  • (c) The CORRELATION between receipts and expenditure assumed in the budget still holds, counting unadjusted items
• Para 516Divisional, Workshop and Construction Accounts Officers prepare the reviews for their units. The FA&CAO consolidates them into the railway's Monthly Financial Review. So the monthly review starts in the division and ends with the FA&CAO, and you should know the three checks in it.

• पैरा 513 और 514समीक्षा पिछले महीने के अंत तक का व्यय हर उप-शीर्ष के आवंटन के सामने प्रपत्र F. 513 में दिखाती है। यह हर महीने, उनसे तय तिथि तक, नियंत्रक प्राधिकारियों को जाती है।
  • कॉलम 3, आनुपातिक आवंटन, लेखा अधिकारी पैरा 508 के अनुसार निकालता है
  • इस वर्ष और पिछले वर्ष की इसी अवधि के वास्तविक आँकड़े आवंटन रजिस्टरों और संकलित लेखों से आते हैं
  • यह कार्यकारी अधिकारियों की टिप्पणियों और लेखा अधिकारी की अपनी टिप्पणियों के साथ जाती है
• पैरा 515इसे बनाते समय लेखा अधिकारी तीन बातें जाँचता है।
  • (क) न बदलने वाला व्यय पिछले आँकड़ों पर आधारित मासिक विनियोग से मेल खाता है
  • (ख) आवधिक व्यय आनुपातिक बजट आवंटन से मेल खाता है
  • (ग) बजट में माना गया प्राप्ति और व्यय का संबंध अब भी बना है, असमायोजित मदें गिनकर
• पैरा 516मंडल, कारखाना और निर्माण लेखा अधिकारी अपनी इकाइयों की समीक्षाएँ बनाते हैं। वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी उन्हें रेल की मासिक वित्तीय समीक्षा में समेकित करता है। अर्थात् मासिक समीक्षा मंडल में आरंभ होकर वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी पर पूरी होती है, और आप उसकी तीन जाँचें जानिए।