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It is the primary duty of an officer authorised to enter into contracts to obtain the best value for the money spent. The tender system is one of the most effective ways of getting competitive rates.संविदा करने के लिए अधिकृत अधिकारी का प्राथमिक कर्तव्य है खर्च किए गए धन का सर्वोत्तम मूल्य प्राप्त करना। निविदा प्रणाली प्रतिस्पर्धी दरें पाने का सबसे प्रभावी तरीका है।

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THREE METHODS of obtaining tenders — by advertisement, which is the open tender; by direct invitation to a limited number of firms, which is the limited or bulletin tender; and by invitation to one firm only, which is the single tender.निविदा प्राप्त करने की तीन पद्धतियाँ — विज्ञापन द्वारा, जो खुली निविदा है; सीमित संख्या में फर्मों को सीधे निमंत्रण द्वारा, जो सीमित या बुलेटिन निविदा है; और केवल एक फर्म को निमंत्रण द्वारा, जो एकल निविदा है।

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NOTICE PERIOD to remember — at least 30 days for large works and handling contracts, and at least 14 days for supply of stores.याद रखने योग्य सूचना अवधि — बड़े कार्यों और हैंडलिंग संविदाओं के लिए कम से कम 30 दिन, और भंडार की आपूर्ति के लिए कम से कम 14 दिन।

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Tenders must be invited well before the existing contract expires, so that there is enough time for negotiation or for calling tenders again if needed.निविदाएँ मौजूदा संविदा समाप्त होने से काफी पहले आमंत्रित की जानी चाहिए, ताकि बातचीत के लिए या आवश्यकता पड़ने पर दोबारा निविदा बुलाने के लिए पर्याप्त समय रहे।

5

Where foreign exchange expenditure will exceed Rs 50,000, prior approval of the Railway Board is needed before inviting tenders. Where it is likely to exceed Rs 2 lakh, the Board's special procedure applies. Note that this monetary limit is revised by circular from time to time; the figure here is the one older material and released papers use, so check the current circular before relying on it in practice.जहाँ विदेशी मुद्रा व्यय 50,000 रुपये से अधिक होगा, वहाँ निविदा आमंत्रित करने से पहले रेलवे बोर्ड की पूर्व स्वीकृति आवश्यक है। जहाँ यह 2 लाख रुपये से अधिक होने की संभावना हो, वहाँ बोर्ड की विशेष प्रक्रिया लागू होती है। ध्यान दें कि यह मौद्रिक सीमा समय-समय पर परिपत्र द्वारा संशोधित होती है; यहाँ दिया आँकड़ा वही है जो पुरानी सामग्री और जारी प्रश्नपत्र प्रयोग करते हैं, अतः व्यवहार में भरोसा करने से पहले वर्तमान परिपत्र देखें।

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As far as possible only the standard tender form should be used. Each form must be initialled and entered in a register before it is issued to a tenderer.यथासंभव केवल मानक निविदा प्रपत्र का ही प्रयोग हो। प्रत्येक प्रपत्र निविदाकार को जारी करने से पहले हस्ताक्षरित कर रजिस्टर में दर्ज किया जाना चाहिए।