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BEFORE A TENDER IS FINALISED THE FILE MUST ESTABLISH THAT THE WORK EXISTS AND IS FUNDED — the SANCTION TO THE WORK, the DETAILED ESTIMATE, and the PROVISION IN THAT ESTIMATE. A tender cannot be accepted for a work that has no sanction or no provision, however good the rates.निविदा को अंतिम रूप देने से पूर्व फाइल से यह स्थापित होना चाहिए कि कार्य विद्यमान है और उसके लिए धन है — कार्य की स्वीकृति, विस्तृत प्राक्कलन, तथा उस प्राक्कलन में प्रावधान। जिस कार्य की स्वीकृति अथवा प्रावधान न हो उसके लिए निविदा स्वीकार नहीं की जा सकती, चाहे दरें कितनी ही अच्छी क्यों न हों।
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THE PROCESS ITSELF MUST BE EVIDENCEDप्रक्रिया स्वयं प्रमाणित होनी चाहिए
the TYPE OF PUBLICITY given, the NUMBER OF TENDERS SOLD AND RETURNED, proof of EARNEST MONEY DEPOSIT, and the VALIDITY OF THE OFFER. The gap between tenders sold and tenders returned is itself information: a wide gap invites the question whether the specification or the conditions deterred bidders.दी गई प्रचार-पद्धति, बेची तथा वापस आई निविदाओं की संख्या, बयाना राशि का प्रमाण, तथा प्रस्ताव की वैधता। बेची गई तथा वापस आई निविदाओं के बीच का अंतर स्वयं एक सूचना है: बड़ा अंतर यह प्रश्न उठाता है कि कहीं विनिर्देश अथवा शर्तों ने बोलीदाताओं को हतोत्साहित तो नहीं किया।
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TWO DOCUMENTS TRAVEL TOGETHER TO THE ACCEPTING AUTHORITYस्वीकृति प्राधिकारी के पास दो दस्तावेज साथ जाते हैं
the COMPARATIVE STATEMENT and the BRIEFING NOTE, WITH THE ORIGINAL OFFERS attached. The briefing note is what the accepting authority actually reads; the original offers are what makes it checkable.तुलनात्मक विवरण तथा संक्षेपण टिप्पणी, जिनके साथ मूल प्रस्ताव संलग्न होते हैं। संक्षेपण टिप्पणी ही वह है जिसे स्वीकृति प्राधिकारी वास्तव में पढ़ता है; मूल प्रस्ताव वे हैं जो उसे जाँचने योग्य बनाते हैं।
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THE SUBSTANCE TO BE SATISFIED ON IS THE REASONABLENESS OF RATES, the SUITABILITY OF THE TENDERER with proof attached, the COMPLETION PERIOD, and — for quarters — comparison with the CEILING COST. Suitability is not a formality: the EXISTING WORKLOAD on the lowest tenderer and his CAPACITY to take more are part of judging whether his rates are real.जिन बातों पर संतुष्ट होना है वे हैं दरों की उचितता, निविदादाता की उपयुक्तता सहित संलग्न प्रमाण, पूर्णता अवधि, तथा आवासों के मामले में अधिकतम लागत से तुलना। उपयुक्तता कोई औपचारिकता नहीं है: न्यूनतम निविदादाता पर विद्यमान कार्यभार तथा और कार्य लेने की उसकी क्षमता यह आँकने का भाग हैं कि उसकी दरें वास्तविक हैं या नहीं।
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IF THE LOWEST OFFER IS BYPASSED, THE FULL REASONS MUST BE RECORDED. This is the single most examined line in tender finalisation — the lowest tender may be passed over, but never silently, and never on reasons that appear only in someone's memory.यदि न्यूनतम प्रस्ताव को छोड़ा जाता है तो पूर्ण कारण अभिलिखित करने होंगे। निविदा अंतिमीकरण में यही सबसे अधिक पूछी जाने वाली पंक्ति है — न्यूनतम निविदा छोड़ी जा सकती है, किंतु कभी मौन रहकर नहीं, और कभी ऐसे कारणों पर नहीं जो केवल किसी की स्मृति में हों।
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THREE SITUATIONS NEED A SPECIFIC EXTRA SANCTION. A LATE OR DELAYED TENDER may be accepted only with the COMPETENT AUTHORITY'S sanction. A NEW NON-SCHEDULE ITEM needs a RATE ANALYSIS and FINANCE CONCURRENCE. And the quantity of non-schedule items must not be allowed to swell the OVERALL VALUE OF THE CONTRACT through changes in actual quantity as the work proceeds.तीन स्थितियों में विशेष अतिरिक्त स्वीकृति चाहिए। विलंबित अथवा देर से आई निविदा केवल सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति से ही स्वीकार की जा सकती है। किसी नई गैर-अनुसूचित मद के लिए दर विश्लेषण तथा वित्त की सहमति चाहिए। और गैर-अनुसूचित मदों की मात्रा को कार्य आगे बढ़ने के साथ वास्तविक मात्रा में परिवर्तन के माध्यम से संविदा के कुल मूल्य को बढ़ाने नहीं दिया जाना चाहिए।
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