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Paras 611 to 613 — TABULATION STATEMENTपैरा 611 से 613 — सारणीकरण विवरण

• Para 611The Branch concerned prepares a statement of COMPARATIVE RATES and important conditions, VERIFIED BY ACCOUNTS. ALL tenders received are tabulated and put to the Tender Committee WITHOUT SCREENING by any other official.
• Para 612A BRIEFING NOTE, authenticated at an appropriate level, goes with it.
  • The latest LOWEST RATES for the same or similar work or material in the area
  • The conditions of supply or work behind those rates
  • The latest data on materials, prices and working conditions, to compare quotations
  • Special conditions attached, and the technical data needed to deal with the tenders
  • Any other relevant information
• Para 613The tabulation statement and briefing note, in DUPLICATE, go with the original tenders to the SECTION OFFICER (ACCOUNTS). He signs the tabulation statement in token of his VERIFICATION. So no official may screen a tender out before the committee sees it, and you should remember Accounts verifies the tabulation.

• पैरा 611संबंधित शाखा तुलनात्मक दरों और महत्वपूर्ण शर्तों का विवरण बनाती है, जिसे लेखा सत्यापित करता है। प्राप्त सभी निविदाएँ सारणीबद्ध होकर, किसी अन्य अधिकारी की छँटाई के बिना, निविदा समिति के सामने रखी जाती हैं।
• पैरा 612उसके साथ उचित स्तर पर प्रमाणित एक संक्षिप्त नोट जाता है।
  • क्षेत्र में उसी या समान कार्य या सामग्री की नवीनतम न्यूनतम दरें
  • उन दरों के पीछे आपूर्ति या कार्य की शर्तें
  • भावों की तुलना के लिए सामग्री, मूल्यों और कार्य परिस्थितियों के नवीनतम आँकड़े
  • जुड़ी विशेष शर्तें, और निविदाओं से निपटने के लिए आवश्यक तकनीकी आँकड़े
  • कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी
• पैरा 613सारणीकरण विवरण और संक्षिप्त नोट, दो प्रतियों में, मूल निविदाओं के साथ अनुभाग अधिकारी (लेखा) को जाते हैं। वह अपने सत्यापन के प्रतीक के रूप में सारणीकरण विवरण पर हस्ताक्षर करता है। अर्थात् समिति के देखने से पहले कोई अधिकारी निविदा नहीं छाँट सकता, और आप याद रखिए कि सारणीकरण लेखा सत्यापित करता है।

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THE BRIEFING NOTE AND SCRUTINY IN ACCOUNTSसंक्षिप्त नोट और लेखा में जाँच

The briefing note highlights each tenderer's main features.

• Its position against PREVIOUSLY ACCEPTED rates, and any remarks or special conditions
• Any lacuna noticed, the contractors' CAPABILITY, and the basis of the overall cost

It is signed by the executive section and Accounts, and reaches the committee AT LEAST ONE WEEK in advance. Accounts scrutinises the file for these points.

• Proper PUBLICITY, and for limited tenders the competent sanction and despatch record
• A proper demand, indent and estimate, with justification for shop-made or off-loaded work
• Offers signed by both opening officials, and the EMD requirement met
• Reasonable rates, with justification where the lowest is bypassed
• A PAC signed for a single tender, justification for foreign exchange, and any risk-and-cost or unusual condition
• Any PRICE PREFERENCE clause for small scale industries

So the briefing note must reach the committee a week ahead, and you should know Accounts checks the publicity first.संक्षिप्त नोट हर निविदाकार की मुख्य बातें उभारता है।

• पहले स्वीकृत दरों के सामने उसकी स्थिति, और कोई टिप्पणी या विशेष शर्त
• देखी गई कोई कमी, ठेकेदारों की क्षमता, और कुल लागत का आधार

इस पर कार्यकारी अनुभाग और लेखा हस्ताक्षर करते हैं, और यह समिति के पास कम से कम एक सप्ताह पहले पहुँचता है। लेखा फाइल में इन बातों की जाँच करता है।

• उचित प्रचार, और सीमित निविदाओं में सक्षम स्वीकृति और भेजने का अभिलेख
• उचित माँग, माँगपत्र और प्राक्कलन, दुकान में बने या बाहर दिए कार्य के औचित्य सहित
• दोनों खोलने वाले अधिकारियों के हस्ताक्षर वाले प्रस्ताव, और बयाना राशि की शर्त पूरी
• उचित दरें, और न्यूनतम को छोड़ने पर औचित्य
• एकल निविदा में हस्ताक्षरित पीएसी, विदेशी मुद्रा का औचित्य, और कोई जोखिम-लागत या असामान्य शर्त
• लघु उद्योगों के लिए कोई मूल्य वरीयता खंड

अर्थात् संक्षिप्त नोट को समिति के पास एक सप्ताह पहले पहुँचना है, और आप जानिए कि लेखा पहले प्रचार जाँचता है।