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MANPOWER PLANNING AND THE OPERATING RATIOजनशक्ति योजना और परिचालन अनुपात

The Railway's efficiency is measured by its OPERATING RATIO: working expenses x 100 / gross earnings. Below 100 means a profit.

• Staff costs are the part of the expenses that can be reduced, so MANPOWER PLANNING aims at them
• QUANTITY CONTROL: rightsizing, restricted intake, benchmarking and work study, redeploying redundant staff, and reclassification
• QUALITY DEVELOPMENT: training, motivation, incentives and awards, the GDCE, cadre restructuring
• MPP AUTHORITIES: the Board's MPP and E&R directorates, the zone's CPO, the division's ADRM, and the workshop's CWM

Quantity control does not mean cutting staff; it means keeping effective staff. So you improve the operating ratio by controlling the cost of staff.रेलवे की दक्षता उसके परिचालन अनुपात से मापी जाती है: संचालन व्यय x 100 / सकल आय। 100 से कम का अर्थ लाभ है।

• कर्मचारी लागत व्यय का वह भाग है जिसे घटाया जा सकता है, इसलिए जनशक्ति योजना उसी को लक्ष्य बनाती है
• मात्रा नियंत्रण: राइटसाइजिंग, सीमित भर्ती, बेंचमार्किंग और कार्य अध्ययन, अधिशेष कर्मचारियों की पुनर्तैनाती, और पुनर्वर्गीकरण
• गुणवत्ता विकास: प्रशिक्षण, प्रेरणा, प्रोत्साहन और पुरस्कार, जीडीसीई, संवर्ग पुनर्गठन
• एमपीपी प्राधिकारी: बोर्ड के एमपीपी तथा दक्षता और अनुसंधान निदेशालय, जोन का सीपीओ, मंडल का एडीआरएम, और कारखाने का सीडब्ल्यूएम

मात्रा नियंत्रण का अर्थ कर्मचारी घटाना नहीं; इसका अर्थ प्रभावी कर्मचारी रखना है। अर्थात् आप कर्मचारी लागत नियंत्रित करके परिचालन अनुपात सुधारते हैं।

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RIGHTSIZING AND BENCHMARKINGराइटसाइजिंग और बेंचमार्किंग

Staff costs are 45 per cent of the Railway's total expenditure, so the staff must be RIGHTSIZED scientifically. BENCHMARKING is the method.

• A BENCHMARK sets goals from the BEST PRACTICE in the industry; it is a tool of TQM for continuous improvement
• The steps: decide what to benchmark, set up measurement, compare with the best, learn from the best, match or surpass it
• Compared with the best activity centre, a unit's strength shows as LESS or EXCESS
• Where it is less, posts are added; where it is in excess, posts are SURRENDERED
• A YARDSTICK is static and assumes a standard worker; a benchmark is dynamic and changes with innovation

So you benchmark against the best, and surrender what is in excess.कर्मचारी लागत रेलवे के कुल व्यय का 45 प्रतिशत है, इसलिए कर्मचारियों का वैज्ञानिक राइटसाइजिंग आवश्यक है। बेंचमार्किंग इसकी विधि है।

• बेंचमार्क उद्योग की सर्वोत्तम प्रथा से लक्ष्य तय करता है; यह निरंतर सुधार के लिए टीक्यूएम का उपकरण है
• चरण: तय करें किसका बेंचमार्क बनाना है, मापन व्यवस्था बनाएँ, सर्वश्रेष्ठ से तुलना करें, सर्वश्रेष्ठ से सीखें, उसकी बराबरी करें या उससे आगे निकलें
• सर्वश्रेष्ठ गतिविधि केंद्र से तुलना पर इकाई की संख्या कम या अधिक दिखती है
• कम होने पर पद जोड़े जाते हैं; अधिक होने पर पद अभ्यर्पित किए जाते हैं
• यार्डस्टिक स्थिर है और मानक कर्मचारी मानती है; बेंचमार्क गतिशील है और नवाचार के साथ बदलता है

अर्थात् आप सर्वश्रेष्ठ से बेंचमार्क करते हैं, और जो अधिक है उसे अभ्यर्पित करते हैं।

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CREATION OF POSTSपदों का सृजन

• Posts may be created for MAINTAINING NEW ASSETS, and for new activities from modernisation or technical upgrading
• A post is created only against a MATCHING SURRENDER: the mean-pay value of posts created to posts surrendered is 1 : 1.5
• GMs and DRMs may create Group C and D posts; for workshops and extra-divisional units only the GM may
• DRMs may create safety and operational posts for new assets on a 1 : 1 basis, with the GM's approval
• Without matching surrender, the GM may create running posts after the half-yearly power plan review, apprentices' stipendiary posts, and trainee reserve posts
• Every proposal to create a post shows the money value available in the VACANCY BANK

So a new post costs you one and a half times its value in surrendered posts.

• पद नई परिसंपत्तियों के रखरखाव, और आधुनिकीकरण या तकनीकी उन्नयन से उत्पन्न नई गतिविधियों के लिए सृजित किए जा सकते हैं
• पद केवल समतुल्य अभ्यर्पण के विरुद्ध सृजित होता है: सृजित पदों और अभ्यर्पित पदों के औसत वेतन मूल्य का अनुपात 1 : 1.5 है
• महाप्रबंधक और मंडल रेल प्रबंधक समूह ग और घ के पद सृजित कर सकते हैं; कारखानों और मंडल से बाहर की इकाइयों के लिए केवल महाप्रबंधक
• मंडल रेल प्रबंधक महाप्रबंधक के अनुमोदन से नई परिसंपत्तियों के लिए संरक्षा और परिचालन पद 1 : 1 आधार पर सृजित कर सकते हैं
• समतुल्य अभ्यर्पण के बिना महाप्रबंधक अर्धवार्षिक पावर प्लान समीक्षा के बाद रनिंग पद, प्रशिक्षुओं के वजीफा पद, और प्रशिक्षु आरक्षित पद सृजित कर सकते हैं
• पद सृजन के हर प्रस्ताव में वेकेंसी बैंक में उपलब्ध धन मूल्य दिखाया जाता है

अर्थात् नए पद के लिए आपको उसके मूल्य का डेढ़ गुना अभ्यर्पित पदों में देना होता है।

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THE VACANCY BANKवेकेंसी बैंक

When posts are surrendered, their money value is credited to a VACANCY BANK, and later debited to create posts.

• The money value is the MEAN PAY of the level plus dearness allowance, on the date of creation or surrender
• The DIVISIONAL bank is run by the Sr DPO and DRM, and vetted monthly by the Sr DAO
• The notes give the division 75 per cent of the value of posts it surrenders, and headquarters 25 per cent
• The same notes also give a split of 50 per cent to the division, 25 to headquarters and 25 to the Railway Board
• 25 per cent of all posts surrendered on a zone may go to the BOARD'S vacancy bank
• Workshop and running posts, revised by periodical review, are not credited to the bank

So you can create a post only when the vacancy bank holds its matching money value.जब पद अभ्यर्पित होते हैं, उनका धन मूल्य वेकेंसी बैंक में जमा होता है, और बाद में पद सृजन के लिए निकाला जाता है।

• धन मूल्य सृजन या अभ्यर्पण की तिथि पर स्तर का औसत वेतन और महँगाई भत्ता है
• मंडल का बैंक वरिष्ठ मंडल कार्मिक अधिकारी और मंडल रेल प्रबंधक चलाते हैं, और वरिष्ठ मंडल लेखा अधिकारी हर माह जाँचते हैं
• नोट्स मंडल द्वारा अभ्यर्पित पदों का 75 प्रतिशत मूल्य मंडल को, और 25 प्रतिशत मुख्यालय को देते हैं
• वही नोट्स 50 प्रतिशत मंडल, 25 मुख्यालय और 25 रेलवे बोर्ड का बँटवारा भी देते हैं
• जोन पर अभ्यर्पित सभी पदों का 25 प्रतिशत बोर्ड के वेकेंसी बैंक में जा सकता है
• आवधिक समीक्षा से बदलने वाले कारखाना और रनिंग पद बैंक में जमा नहीं होते

अर्थात् आप पद तभी सृजित कर सकते हैं जब वेकेंसी बैंक में उसका समतुल्य धन मूल्य हो।

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THE POOL OF SURRENDERED POSTSअभ्यर्पित पदों का पूल

RBE No. 127/2016 created a POOL OF SURRENDERED POSTS, so that no recruitment is started for posts no longer needed.

• At the start of every financial year the GM or DRM makes a ZERO-BASED REVIEW of all posts in the Book of Sanctions, by 30 April
• Posts not needed, and posts long vacant with no indent, leave the Book of Sanctions and enter the pool
• Manned posts not needed become SUPERNUMERARY for at most 6 MONTHS, while the staff are redeployed
• Pool posts may create only SAFETY CATEGORY posts for new assets, never non-safety posts
• Within a division the DRM uses the pool with associate finance; between divisions the GM; between zones the Board

You cannot start recruitment against any post in the pool. So the pool turns surplus posts into safety posts for new assets.आरबीई संख्या 127/2016 ने अभ्यर्पित पदों का पूल बनाया, ताकि जिन पदों की आवश्यकता नहीं है उन पर कोई भर्ती शुरू न हो।

• हर वित्त वर्ष के आरंभ में महाप्रबंधक या मंडल रेल प्रबंधक स्वीकृति पुस्तिका के सभी पदों की शून्य-आधारित समीक्षा 30 अप्रैल तक करते हैं
• अनावश्यक पद, और बिना इंडेंट के लंबे समय से रिक्त पद, स्वीकृति पुस्तिका से निकलकर पूल में जाते हैं
• भरे हुए अनावश्यक पद अधिकतम 6 माह के लिए अधिसंख्य बनते हैं, जबकि कर्मचारी पुनः तैनात किए जाते हैं
• पूल के पदों से केवल नई परिसंपत्तियों के लिए संरक्षा श्रेणी के पद सृजित हो सकते हैं, गैर-संरक्षा पद कभी नहीं
• मंडल के भीतर मंडल रेल प्रबंधक सहयोगी वित्त के साथ पूल का उपयोग करते हैं; मंडलों के बीच महाप्रबंधक; जोनों के बीच बोर्ड

पूल के किसी भी पद के विरुद्ध आप भर्ती शुरू नहीं कर सकते। अर्थात् पूल अधिशेष पदों को नई परिसंपत्तियों के संरक्षा पदों में बदलता है।

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EXTENSION, CONVERSION AND SURRENDER OF POSTSपदों का विस्तार, रूपांतरण और अभ्यर्पण

The SOP for establishment matters keeps three powers with the GM alone.

• EXTENSION OF THE CURRENCY of temporary posts: subject to matching surrender, and the GM's personal approval with finance concurrence
• CONVERSION of temporary posts into permanent posts: on the same conditions
• An authority that may create permanent posts may also ABOLISH or SURRENDER them, with finance concurrence where money is involved
• You must not use the power to create temporary posts where a permanent post is justified
• When posts sanctioned by a higher authority are abolished, report to that authority and the Accounts Officer

So extending a temporary post needs the GM personally, and a matching surrender.स्थापना मामलों की शक्तियों की अनुसूची तीन शक्तियाँ केवल महाप्रबंधक के पास रखती है।

• अस्थायी पदों की अवधि का विस्तार: समतुल्य अभ्यर्पण, और वित्त सहमति के साथ महाप्रबंधक के व्यक्तिगत अनुमोदन के अधीन
• अस्थायी पदों का स्थायी पदों में रूपांतरण: उन्हीं शर्तों पर
• जो प्राधिकारी स्थायी पद सृजित कर सकता है, वह उन्हें समाप्त या अभ्यर्पित भी कर सकता है, धन शामिल हो तो वित्त सहमति के साथ
• जहाँ स्थायी पद उचित हो, वहाँ आपको अस्थायी पद सृजन की शक्ति का उपयोग नहीं करना चाहिए
• उच्च प्राधिकारी द्वारा स्वीकृत पद समाप्त होने पर उस प्राधिकारी और लेखा अधिकारी को सूचना दें

अर्थात् अस्थायी पद के विस्तार के लिए आपको महाप्रबंधक का व्यक्तिगत अनुमोदन और समतुल्य अभ्यर्पण चाहिए।