1

THE RECORDS THE OFFICE MUST KEEPकार्यालय को कौन-से अभिलेख रखने हैं

Section 4 is the half of the Act that works without any application from you. Every public authority shall MAINTAIN all its records duly CATALOGUED and INDEXED, in a manner and form which facilitates the right to information. It shall ensure that all records appropriate to be COMPUTERISED are computerised, within a reasonable time and subject to the availability of resources. Those records are to be CONNECTED THROUGH A NETWORK all over the country, so that access to them is facilitated.धारा 4 अधिनियम का वह आधा भाग है जो आपके किसी आवेदन के बिना ही काम करता है। हर लोक प्राधिकारी अपने सभी अभिलेख विधिवत सूचीबद्ध और अनुक्रमित रखेगा, ऐसे ढंग और रूप में जो सूचना के अधिकार को सुगम बनाए। वह यह सुनिश्चित करेगा कि जो अभिलेख कंप्यूटरीकृत किए जाने योग्य हैं, वे उचित समय में और संसाधनों की उपलब्धता के अधीन कंप्यूटरीकृत हों। वे अभिलेख पूरे देश में नेटवर्क से जोड़े जाने हैं, ताकि उन तक पहुँच सुगम हो।

2

WHAT IT MUST PUBLISH, THE FIRST EIGHTउसे क्या प्रकाशित करना है, पहले आठ

Within ONE HUNDRED AND TWENTY DAYS of the enactment, every public authority shall publish its particulars.

• (i) the particulars of its ORGANISATION, FUNCTIONS and DUTIES
• (ii) the POWERS AND DUTIES of its officers and employees
• (iii) the PROCEDURE followed in the decision making process, including channels of supervision and accountability
• (iv) the NORMS set by it for the discharge of its functions
• (v) the RULES, REGULATIONS, INSTRUCTIONS, MANUALS and RECORDS held by it or used by its employees
• (vi) a statement of the CATEGORIES OF DOCUMENTS held by it or under its control
• (vii) the particulars of any arrangement for CONSULTATION WITH, or representation by, members of the public
• (viii) a statement of the BOARDS, COUNCILS and COMMITTEES, and whether their meetings are open to the public

So eight of these are on the shelf before you write a single application.अधिनियमन के एक सौ बीस दिन के भीतर हर लोक प्राधिकारी अपने विवरण प्रकाशित करेगा।

• (i) अपने संगठन, कृत्यों और कर्तव्यों के विवरण
• (ii) अपने अधिकारियों और कर्मचारियों की शक्तियाँ और कर्तव्य
• (iii) निर्णय लेने की प्रक्रिया में अपनाई जाने वाली रीति, जिसमें पर्यवेक्षण और जवाबदेही के मार्ग भी हैं
• (iv) अपने कृत्यों के निर्वहन के लिए तय मानक
• (v) अपने पास रखे या कर्मचारियों द्वारा प्रयुक्त नियम, विनियम, अनुदेश, नियमावलियाँ और अभिलेख
• (vi) अपने पास या नियंत्रण में रखे दस्तावेजों की कोटियों का विवरण
• (vii) जनता के सदस्यों से परामर्श अथवा उनके प्रतिनिधित्व की किसी व्यवस्था के विवरण
• (viii) बोर्डों, परिषदों और समितियों का विवरण, और यह कि उनकी बैठकें जनता के लिए खुली हैं या नहीं

अर्थात् इनमें से आठ आपके एक भी आवेदन लिखने से पहले ही उपलब्ध हैं।

3

WHAT IT MUST PUBLISH, THE RESTउसे क्या प्रकाशित करना है, शेष

The list runs to seventeen items, and the second half is the one that carries the money.

• (ix) a DIRECTORY of its officers and employees
• (x) the MONTHLY REMUNERATION received by each officer and employee, and the system of compensation
• (xi) the BUDGET allocated to each agency, with plans, proposed expenditures and reports on disbursements
• (xii) the manner of execution of SUBSIDY PROGRAMMES, with amounts and beneficiaries
• (xiii) particulars of recipients of CONCESSIONS, PERMITS or AUTHORISATIONS
• (xiv) details of information held by it in an ELECTRONIC form
• (xv) the FACILITIES available to citizens for obtaining information, including library working hours
• (xvi) the names, designations and particulars of the PUBLIC INFORMATION OFFICERS
• (xvii) such other information as may be prescribed, and thereafter to UPDATE these publications EVERY YEAR

So the pay of every officer and the budget of every agency are already yours to read.यह सूची सत्रह मदों तक चलती है, और दूसरा भाग वही है जिसमें पैसा है।

• (ix) अपने अधिकारियों और कर्मचारियों की निर्देशिका
• (x) हर अधिकारी और कर्मचारी को मिलने वाला मासिक पारिश्रमिक, और क्षतिपूर्ति की व्यवस्था
• (xi) हर अभिकरण को आवंटित बजट, जिसमें योजनाएँ, प्रस्तावित व्यय और संवितरण की रिपोर्टें हों
• (xii) सहायिकी कार्यक्रमों के निष्पादन की रीति, राशियों और हिताधिकारियों सहित
• (xiii) रियायतें, अनुज्ञप्तियाँ अथवा प्राधिकार पाने वालों के विवरण
• (xiv) इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखी सूचना के विवरण
• (xv) सूचना पाने के लिए नागरिकों को उपलब्ध सुविधाएँ, जिनमें पुस्तकालय के कार्य घंटे भी हैं
• (xvi) लोक सूचना अधिकारियों के नाम, पदनाम और विवरण
• (xvii) ऐसी अन्य सूचना जो विहित की जाए, और उसके बाद इन प्रकाशनों को हर वर्ष अद्यतन करना

अर्थात् हर अधिकारी का वेतन और हर अभिकरण का बजट पहले से आपके पढ़ने के लिए है।

4

TWO MORE DUTIES, AND THE SUO MOTU RULEदो और कर्तव्य, और स्वप्रेरणा का नियम

Section 4(1) closes with two duties that touch every decision the office takes.

• (c) to PUBLISH ALL RELEVANT FACTS while formulating important policies or announcing decisions which affect the public
• (d) to PROVIDE REASONS for its administrative or quasi-judicial decisions to AFFECTED PERSONS

Under section 4(2) it shall be a CONSTANT ENDEAVOUR of every public authority to provide as much information SUO MOTU to the public at regular intervals. That is to be done through various means of communication, INCLUDING THE INTERNET, so that the public have minimum resort to this Act. So if a decision affects you, the reasons for it are owed to you without any application.धारा 4(1) दो ऐसे कर्तव्यों पर समाप्त होती है जो कार्यालय के हर निर्णय को छूते हैं।

• (ग) महत्वपूर्ण नीतियाँ बनाते समय या जनता को प्रभावित करने वाले निर्णय घोषित करते समय सभी सुसंगत तथ्य प्रकाशित करना
• (घ) अपने प्रशासनिक या अर्ध-न्यायिक निर्णयों के कारण प्रभावित व्यक्तियों को देना

धारा 4(2) के अधीन हर लोक प्राधिकारी का यह निरंतर प्रयास रहेगा कि वह जनता को नियमित अंतराल पर अधिक से अधिक सूचना स्वप्रेरणा से दे। यह संचार के विविध साधनों से, इंटरनेट सहित, किया जाना है, ताकि जनता को इस अधिनियम का सहारा कम से कम लेना पड़े। अर्थात् कोई निर्णय आपको प्रभावित करे, तो उसके कारण बिना किसी आवेदन के आपको देने होते हैं।