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WHAT A SPEAKING ORDER ISसकारण आदेश क्या है

A final order in a D&AR case must speak for itself. You should be able to read it and know why it went the way it did. The deck by J.S. Nirmal, SPO-II, puts it in four parts.

• It is CLEAR, PRECISE AND UNAMBIGUOUS
• It is COMPLETE IN ITSELF, understood from its own words with no clarification later
• It CONTAINS THE REASONS for the conclusion reached
• How much reasoning it needs depends on the FACTS OF EACH CASE

• WHY LATER EXPLANATIONS DO NOT COUNTThe deck quotes the Supreme Court. A public order made under a statutory authority cannot be read in the light of what the officer later says he meant. It is read objectively, from the language of the order itself.
• WHAT IS NOT A SPEAKING ORDERThe deck gives two examples. "After careful consideration I have come to the conclusion" is not a speaking order. The second example says the officer has gone through the charges and the explanation. It then says the officer "is definitely of the opinion" the employee is unfit to be retained, and orders removal. Both are ARBITRARY, because neither gives a reason tied to the case.
• THE FIVE QUESTIONSThe D&AR training deck adds a checklist. A speaking order answers:
  • WHO has been charge-sheeted
  • WHAT FOR the employee was charge-sheeted
  • HOW the charges are proved or not proved
  • WHICH penalty has been imposed
  • WHY it has been imposed, that is, the violation

डी एंड एआर मामले का अंतिम आदेश स्वयं बोलना चाहिए। उसे पढ़कर आपको पता चल जाना चाहिए कि निर्णय वैसा क्यों हुआ। जे.एस. निर्मल, एसपीओ-II की प्रस्तुति इसे चार हिस्सों में रखती है।

• वह स्पष्ट, सुनिश्चित और असंदिग्ध हो
• वह स्वयं में पूर्ण हो, अपने ही शब्दों से समझ में आए, बाद में किसी स्पष्टीकरण के बिना
• उसमें निकाले गए निष्कर्ष के कारण हों
• कारण कितने विस्तार से हों, यह हर मामले के तथ्यों पर निर्भर है

• बाद के स्पष्टीकरण क्यों नहीं गिने जातेप्रस्तुति उच्चतम न्यायालय का कथन उद्धृत करती है। वैधानिक अधिकार से दिए गए सार्वजनिक आदेश को अधिकारी के बाद में बताए अर्थ के आधार पर नहीं पढ़ा जा सकता। उसे वस्तुनिष्ठ रूप से, आदेश की अपनी भाषा से, पढ़ा जाता है।
• क्या सकारण आदेश नहीं हैप्रस्तुति दो उदाहरण देती है। "सावधानी से विचार करने के बाद मैं इस निष्कर्ष पर पहुँचा हूँ" सकारण आदेश नहीं है। दूसरा उदाहरण कहता है कि अधिकारी ने आरोप और स्पष्टीकरण देख लिए। फिर वह कहता है कि अधिकारी "निश्चित रूप से इस राय का" है कि कर्मचारी रखे जाने योग्य नहीं है, और हटाने का आदेश देता है। दोनों मनमाने हैं, क्योंकि किसी में भी मामले से जुड़ा कोई कारण नहीं है।
• पाँच प्रश्नडी एंड एआर प्रशिक्षण प्रस्तुति एक जाँच-सूची जोड़ती है। सकारण आदेश इन प्रश्नों का उत्तर देता है:
  • किसे आरोप-पत्र दिया गया
  • किसलिए आरोप-पत्र दिया गया
  • आरोप कैसे सिद्ध हुए या नहीं हुए
  • कौन सा दंड दिया गया
  • वह क्यों दिया गया, यानी कौन सा उल्लंघन हुआ

Speaking orders under the D&AR Rules 1968 (training deck by J.S. Nirmal, SPO-II)

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★ asked in 1 exam1 परीक्षा में पूछा गया

AEDPM (L-08) IT Department — RCF/Kapurthala, 2022

WHERE A REASONED ORDER IS NEEDEDसकारण आदेश कहाँ चाहिए

The deck lists the points in a case where the authority must show its reasons. At each one it uses its judgement.

• Recording reasons for DISPENSING WITH AN INQUIRY
• ACTION ON THE INQUIRY REPORT, and whether the charges are proved or not
• DISAGREEING with the inquiry officer, and the HEARING that goes with it
• AGREEING with the inquiry officer
• COMPOSITE ORDERS, where others are consulted
• The QUANTUM of punishment
• A notice of removal under RULE 14(ii)
• The final speaking order of the disciplinary authority

The deck also prints "Impractical v. Impracticable" as a heading, with no text under it. Rule 14(ii) itself uses the words NOT REASONABLY PRACTICABLE.

• DISAGREEING WITH THE INQUIRY OFFICERRule 10(2)(a) sends you the disciplinary authority's TENTATIVE REASONS for disagreeing, with the report. You get fifteen days to represent before it records its findings.
• AGREEING WITH THE INQUIRY OFFICERThe deck's case law says the Supreme Court has held this. Where the disciplinary authority CONCURS with the inquiry officer's findings, it need not give SEPARATE REASONS. The reasoned-decisions note names the case, TARA CHAND v. MUNICIPAL CORPORATION, and adds the limit: where the authority disagrees, it must state its reasons. You will find it under REASONED DECISIONS — WHY THE LAW REQUIRES REASONS.

प्रस्तुति मामले के वे बिंदु गिनाती है जहाँ प्राधिकारी को अपने कारण दिखाने होते हैं। हर बिंदु पर वह अपने विवेक का प्रयोग करता है।

• जाँच से छूट देने के कारण दर्ज करना
• जाँच रिपोर्ट पर कार्रवाई, और आरोप सिद्ध हुए या नहीं
• जाँच अधिकारी से असहमति, और उसके साथ होने वाली सुनवाई
• जाँच अधिकारी से सहमति
• मिश्रित आदेश, जहाँ दूसरों से परामर्श होता है
• दंड की मात्रा
• नियम 14(ii) के अंतर्गत सेवा से हटाने की सूचना
• अनुशासनिक प्राधिकारी का अंतिम सकारण आदेश

प्रस्तुति "Impractical v. Impracticable" को भी एक शीर्षक के रूप में छापती है, पर उसके नीचे कोई पाठ नहीं देती। नियम 14(ii) स्वयं "यथोचित रूप से व्यावहारिक नहीं" शब्दों का प्रयोग करता है।

• जाँच अधिकारी से असहमतिनियम 10(2)(क) रिपोर्ट के साथ आपको अनुशासनिक प्राधिकारी के असहमति के अस्थायी कारण भेजता है। उसके निष्कर्ष दर्ज करने से पहले आपको अभ्यावेदन के लिए पंद्रह दिन मिलते हैं।
• जाँच अधिकारी से सहमतिप्रस्तुति के न्यायिक निर्णय कहते हैं कि उच्चतम न्यायालय ने यह माना है। जहाँ अनुशासनिक प्राधिकारी जाँच अधिकारी के निष्कर्षों से सहमत हो, वहाँ उसे अलग कारण देने की आवश्यकता नहीं। सकारण निर्णयों पर लेख इसका मामला बताता है, तारा चंद बनाम नगर निगम, और सीमा भी जोड़ता है: जहाँ प्राधिकारी असहमत हो, वहाँ उसे अपने कारण बताने होंगे। यह आपको "सकारण निर्णय — विधि कारण क्यों माँगती है" के अंतर्गत मिलेगा।

Speaking orders under the D&AR Rules 1968 (training deck); Rules 10(2)(a) and 14(ii); Tara Chand v. Municipal Corporation

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WHY REASONS ARE REQUIREDकारण क्यों आवश्यक हैं

The deck gives seven reasons. Learn them in order.

• (i) Reasons are the LINK between the material and the conclusion. They show a RATIONAL NEXUS between the facts considered and the conclusion reached
• (ii) Without reasons, the power can become a WEAPON FOR ABUSE in dishonest hands. With reasons, extraneous or irrelevant considerations show up and can be corrected
• (iii) Reasons bring CLARITY and EXCLUDE ARBITRARINESS. You can see why the decision went against you
• (iv) They show the decision was reached ACCORDING TO LAW, on merits, and not on policy or expediency
• (v) They let you make an EFFECTIVE APPEAL, revision, review or memorial. They also help the departmental authorities decide those objectively
• (vi) Tribunals, High Courts and the Supreme Court under ARTICLE 136 can test the decision. Without reasons they would have to go through the entire record
• (vii) Reasons SUBSTITUTE OBJECTIVITY FOR SUBJECTIVITY. A silent decision, the "inscrutable face of the sphinx", makes judicial review almost impossible

The deck adds a line worth keeping. A speaking order at its best is a reasonable one, and at its worst a plausible one. It also says that failure to give reasons amounts to a DENIAL OF JUSTICE.प्रस्तुति सात कारण देती है। इन्हें क्रम से याद कीजिए।

• (i) कारण सामग्री और निष्कर्ष के बीच की कड़ी हैं। वे विचार किए गए तथ्यों और निकाले गए निष्कर्ष के बीच युक्तिसंगत संबंध दिखाते हैं
• (ii) कारणों के बिना यह शक्ति बेईमान हाथों में दुरुपयोग का हथियार बन सकती है। कारण हों तो बाहरी या अप्रासंगिक विचार सामने आ जाते हैं और सुधारे जा सकते हैं
• (iii) कारण स्पष्टता लाते हैं और मनमानी को दूर रखते हैं। आप देख सकते हैं कि निर्णय आपके विरुद्ध क्यों गया
• (iv) वे दिखाते हैं कि निर्णय विधि के अनुसार, गुण-दोष पर हुआ, नीति या सुविधा के आधार पर नहीं
• (v) वे आपको प्रभावी अपील, पुनरीक्षण, पुनर्विलोकन या स्मरण-पत्र देने देते हैं। वे विभागीय प्राधिकारियों को भी उन पर वस्तुनिष्ठ निर्णय लेने में मदद करते हैं
• (vi) अधिकरण, उच्च न्यायालय और अनुच्छेद 136 के अंतर्गत उच्चतम न्यायालय निर्णय को परख सकते हैं। कारणों के बिना उन्हें पूरा अभिलेख जाँचना पड़ेगा
• (vii) कारण आत्मनिष्ठता की जगह वस्तुनिष्ठता लाते हैं। चुप निर्णय, यानी "स्फिंक्स का रहस्यमय चेहरा", न्यायिक पुनर्विलोकन को लगभग असंभव बना देता है

प्रस्तुति एक याद रखने लायक पंक्ति जोड़ती है। सकारण आदेश अपने सबसे अच्छे रूप में युक्तियुक्त होता है, और सबसे बुरे रूप में भी विश्वसनीय लगता है। वह यह भी कहती है कि कारण न देना न्याय से इनकार के बराबर है।

Speaking orders under the D&AR Rules 1968 (training deck) — the reasons for the requirement

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★★★★★ asked in 6 exams6 परीक्षाओं में पूछा गया

AEN — 18 May 2025 · ACM — 2023, 70% quota (Supplementary) · AEN — 2023, 70% quota (Supplementary) · AME — 2023, 70% quota (Supplementary) · AME — 2022, 30% LDCE quota · AOM — 2022, 30% LDCE quota

A REMOVAL WITHOUT INQUIRY UNDER RULE 14(ii)नियम 14(ii) के अंतर्गत बिना जाँच सेवा से हटाना

The deck shows how a Rule 14(ii) case is written up. It gives a model notice and a specimen order, both about a driver who disrupted train running. Read them for what you would need to write in such an order.

• THE MODEL NOTICE OF REMOVALIt names the driver and records the facts. The driver stayed absent and deliberately failed in duty despite repeated calls. The driver mobilised staff to paralyse train running, and spread panic by threats. The notice then records why no inquiry can be held: staff were too intimidated to give evidence. It concludes that an inquiry is NOT REASONABLY PRACTICABLE in this disturbed situation.
• WHAT THE NOTICE SAYS ABOUT APPEALUnder Rules 18 and 19 the removed employee may appeal to the authority named. Two conditions are written in:
  • The appeal is made within 45 DAYS of the day a copy is delivered
  • It is in the employee's OWN NAME, presented to the right authority, with no disrespectful or improper language
• THE SPECIMEN SPEAKING ORDERIt sets out the facts in detail. A train was detained, other drivers were instigated to refuse call books, and the section saw about 13 hours of detention. The authority says it is satisfied an inquiry is not reasonably practicable, since no co-worker will give evidence. It then imposes the penalty under Rule 14(ii). It tells the employee to hand over railway property and vacate the quarter within ONE MONTH. It ends by saying an appeal lies within 45 days.
• WHAT TO TAKE FROM THEMBoth documents give the FACTS, then the REASON an inquiry cannot be held, then the ORDER. That is the shape of a speaking order under Rule 14(ii).

प्रस्तुति दिखाती है कि नियम 14(ii) का मामला कैसे लिखा जाता है। वह एक आदर्श सूचना और एक नमूना आदेश देती है, दोनों ऐसे ड्राइवर के बारे में जिसने गाड़ियों का चलना बाधित किया। इन्हें यह देखने के लिए पढ़िए कि ऐसे आदेश में आपको क्या लिखना होगा।

• सेवा से हटाने की आदर्श सूचनायह ड्राइवर का नाम लेकर तथ्य दर्ज करती है। ड्राइवर बार-बार बुलाने पर भी अनुपस्थित रहा और जान-बूझकर कर्तव्य नहीं निभाया। उसने गाड़ियों का चलना ठप करने के लिए कर्मचारियों को जुटाया, और धमकियों से दहशत फैलाई। फिर सूचना दर्ज करती है कि जाँच क्यों नहीं हो सकती: कर्मचारी इतने डरे हुए थे कि गवाही नहीं दे सकते थे। वह निष्कर्ष देती है कि इस अशांत स्थिति में जाँच करना यथोचित रूप से व्यावहारिक नहीं है।
• सूचना अपील के बारे में क्या कहती हैनियम 18 और 19 के अंतर्गत हटाया गया कर्मचारी नामित प्राधिकारी को अपील कर सकता है। दो शर्तें लिखी होती हैं:
  • अपील उस दिन से 45 दिन के भीतर हो जिस दिन प्रति दी गई
  • अपील कर्मचारी के अपने नाम से, सही प्राधिकारी को, बिना अनादरपूर्ण या अनुचित भाषा के हो
• नमूना सकारण आदेशयह तथ्यों को विस्तार से रखता है। एक गाड़ी रोकी गई, दूसरे ड्राइवरों को कॉल बुक लेने से मना करने के लिए उकसाया गया, और खंड पर लगभग 13 घंटे की देरी हुई। प्राधिकारी कहता है कि वह संतुष्ट है कि जाँच यथोचित रूप से व्यावहारिक नहीं है, क्योंकि कोई सहकर्मी गवाही नहीं देगा। फिर वह नियम 14(ii) के अंतर्गत दंड देता है। वह कर्मचारी से रेल संपत्ति सौंपने और एक महीने के भीतर क्वार्टर खाली करने को कहता है। अंत में वह बताता है कि 45 दिन के भीतर अपील हो सकती है।
• इनसे क्या सीखेंदोनों दस्तावेज पहले तथ्य देते हैं, फिर जाँच न हो पाने का कारण, फिर आदेश। नियम 14(ii) के अंतर्गत सकारण आदेश का यही ढाँचा है।

Model notice and specimen speaking order under Rule 14(ii) (training deck)

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THE PAPERS SENT WITH THE FINAL ORDERअंतिम आदेश के साथ भेजे जाने वाले कागज

The deck lists three papers that go to you with the final order.

• A copy of the INQUIRY REPORT, where an inquiry was held and the report was not already supplied
• Where the authority DISAGREED with the inquiry officer, a statement of its findings with BRIEF REASONS for disagreeing
• Where the PUBLIC SERVICE COMMISSION was consulted, a copy of its advice, and brief reasons wherever that advice was not accepted

Rule 12, COMMUNICATION OF ORDERS, and Rule 28, SUPPLY OF COPY OF COMMISSION'S ADVICE, say the same about the Commission's advice.प्रस्तुति तीन कागज गिनाती है जो अंतिम आदेश के साथ आपके पास जाते हैं।

• जाँच रिपोर्ट की प्रति, जहाँ जाँच हुई हो और रिपोर्ट पहले न दी गई हो
• जहाँ प्राधिकारी जाँच अधिकारी से असहमत था, वहाँ असहमति के संक्षिप्त कारणों सहित उसके निष्कर्षों का विवरण
• जहाँ लोक सेवा आयोग से परामर्श हुआ, वहाँ उसकी सलाह की प्रति, और जहाँ सलाह स्वीकार नहीं हुई वहाँ उसके संक्षिप्त कारण

नियम 12, आदेशों की सूचना, और नियम 28, आयोग की सलाह की प्रति देना, आयोग की सलाह के बारे में यही कहते हैं।

Papers to be sent with the final order (training deck); Rules 12 and 28

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WHEN A PENALTY ORDER TAKES EFFECTदंड आदेश कब से लागू होता है

Know which date applies to your own order. The deck sets out four points on dates.

• An order of REMOVAL or DISMISSAL takes effect from the date the officer ACTUALLY RECEIVES it. Other penalty orders take effect when they are SENT OUT
• An order may carry a PROSPECTIVE date of effect written into it
• A SUSPENSION order takes effect from the date it is communicated. Actual knowledge is not needed if the servant is not working in the office
• Dismissal or removal CANNOT be RETROSPECTIVE. If an order says so, the two parts are severable: dismissal stands from the order's date, and only the backdating fails

• THE AUTHORITY IS THEN FUNCTUS OFFICIOAfter its final order, the disciplinary authority becomes functus officio, printed in the deck as "officio-functus". It cannot act further unless the appellate or revising authority authorises it.

अपने आदेश पर कौन सी तिथि लागू है, यह जानिए। प्रस्तुति तिथियों पर चार बातें रखती है।

• हटाने या बर्खास्तगी का आदेश उस तिथि से लागू होता है जिस दिन अधिकारी को वह वास्तव में मिलता है। अन्य दंड आदेश भेजे जाते ही लागू होते हैं
• आदेश में आगे की कोई प्रभावी तिथि लिखी जा सकती है
• निलंबन आदेश सूचित किए जाने की तिथि से लागू होता है। यदि सेवक कार्यालय में काम नहीं कर रहा, तो उसे वास्तव में पता होना आवश्यक नहीं
• बर्खास्तगी या हटाना पिछली तिथि से लागू नहीं हो सकता। यदि आदेश ऐसा कहे, तो दोनों भाग अलग हो जाते हैं: बर्खास्तगी आदेश की तिथि से टिकती है, केवल पिछली तिथि वाला भाग गिरता है

• इसके बाद प्राधिकारी फंक्टस ऑफिशियोअंतिम आदेश के बाद अनुशासनिक प्राधिकारी फंक्टस ऑफिशियो हो जाता है, जिसे प्रस्तुति "officio-functus" छापती है। अपीलीय या पुनरीक्षण प्राधिकारी के अधिकृत किए बिना वह आगे कार्रवाई नहीं कर सकता।

Date of effect of orders; disciplinary authority becoming functus officio (training deck)

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DEPARTMENTAL REMEDIES AND A HEARING IN APPEALविभागीय उपाय और अपील में सुनवाई

Before a tribunal or a court, you have remedies inside the department. The deck calls them QUICK AND EFFICACIOUS. Appeal, revision and review are CREATURES OF STATUTE: they exist only because the Rules create them.

• IS THERE A RIGHT TO A PERSONAL HEARING IN APPEALThe normal rule is NO. The deck quotes the principle that natural justice does not give a personal hearing at every stage.
• THE GOVERNMENT OF INDIA'S INSTRUCTIONYour appeal may be against a MAJOR penalty, and you may SPECIFICALLY REQUEST a personal hearing. Then the appellate authority may allow it at its DISCRETION, after considering all the circumstances. Defence assistance is also admissible at that stage.
• GANESH SANTA RAM SIRUR v. STATE BANK OF INDIACivil Appeal No. 7058 of 2002, decided by the Supreme Court on 17.11.2004. No personal hearing was given while the appeal was considered. The Supreme Court did NOT quash the order.
• RAM CHANDER v. UNION OF INDIA, AIR 1986 SC 1173The general principle is that an order that simply AFFIRMS needs no reasons. But the rules may require the appellate authority to "CONSIDER" the appeal. That means objective consideration with application of mind, which implies GIVING REASONS for the decision. Rule 22(2) uses the word "consider".
• FOR NON-GAZETTED STAFFRule 24(1), SPECIAL PROVISIONS FOR NON-GAZETTED STAFF, lets the appellate authority give a personal hearing. It covers dismissal, removal, compulsory retirement, reduction and withholding of increment.

न्यायाधिकरण या न्यायालय से पहले आपके पास विभाग के भीतर उपाय हैं। प्रस्तुति उन्हें शीघ्र और प्रभावी कहती है। अपील, पुनरीक्षण और पुनर्विलोकन कानून की उपज हैं: वे केवल इसलिए हैं कि नियम उन्हें बनाते हैं।

• क्या अपील में व्यक्तिगत सुनवाई का अधिकार हैसामान्य नियम है, नहीं। प्रस्तुति यह सिद्धांत उद्धृत करती है कि नैसर्गिक न्याय हर चरण पर व्यक्तिगत सुनवाई नहीं देता।
• भारत सरकार का अनुदेशआपकी अपील दीर्घ दंड के विरुद्ध हो सकती है, और आप विशेष रूप से व्यक्तिगत सुनवाई माँग सकते हैं। तब अपीलीय प्राधिकारी सभी परिस्थितियों पर विचार करके अपने विवेक से वह दे सकता है। उस चरण पर बचाव सहायता भी मिल सकती है।
• गणेश संता राम सिरूर बनाम भारतीय स्टेट बैंकसिविल अपील संख्या 7058/2002, उच्चतम न्यायालय द्वारा 17.11.2004 को निर्णीत। अपील पर विचार करते समय व्यक्तिगत सुनवाई नहीं दी गई थी। उच्चतम न्यायालय ने आदेश रद्द नहीं किया।
• राम चंदर बनाम भारत संघ, एआईआर 1986 एससी 1173सामान्य सिद्धांत यह है कि केवल पुष्टि करने वाले आदेश में कारण आवश्यक नहीं। पर नियम अपीलीय प्राधिकारी से अपील पर "विचार" करने को कह सकते हैं। इसका अर्थ है विवेक लगाकर वस्तुनिष्ठ विचार, जिसमें निर्णय के कारण देना शामिल है। नियम 22(2) "विचार" शब्द का ही प्रयोग करता है।
• अराजपत्रित कर्मचारियों के लिएनियम 24(1), अराजपत्रित कर्मचारियों के लिए विशेष उपबंध, अपीलीय प्राधिकारी को व्यक्तिगत सुनवाई देने देता है। यह बर्खास्तगी, हटाने, अनिवार्य सेवानिवृत्ति, अवनति और वेतनवृद्धि रोकने पर लागू है।

Departmental remedies; Ganesh Santa Ram Sirur v. State Bank of India (2004); Ram Chander v. Union of India, AIR 1986 SC 1173