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A PAPER CHANGES ITS NAME AS IT MOVES, and that is what the questions test. Everything that arrives in the office — official, unofficial or demi-official — is TAPPAL, and it stays tappal UNTIL IT IS NUMBERED. Once distributed to a section with the dated seal and a number, it becomes a CURRENT, and the number given to it is the CURRENT NUMBER.कागज आगे बढ़ते हुए अपना नाम बदलता है, और प्रश्न इसी की परीक्षा लेते हैं। कार्यालय में आने वाली प्रत्येक वस्तु — शासकीय, अशासकीय अथवा अर्ध-शासकीय — टप्पाल है, और वह तब तक टप्पाल ही रहती है जब तक उस पर संख्या न पड़ जाए। दिनांकित मुहर तथा संख्या के साथ अनुभाग को वितरित होते ही वह 'करंट' बन जाती है, और उसे दी गई संख्या करंट संख्या कहलाती है।

Manual of Office Procedure — definitions

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A CASE IS THE WHOLE BUNDLE, AND IT HAS TWO HALVES. A CASE consists of the CURRENT FILE, the NOTE FILE, and any previous papers and books put up for reference. The CURRENT FILE holds the papers received, drafts of interim references, the replies to them and the draft of the final orders issued — ARRANGED CHRONOLOGICALLY FROM TOP TO BOTTOM. The NOTE FILE holds the notes written by clerks and officers to facilitate disposal.'केस' पूरा बंडल है, और उसके दो भाग हैं। केस में करंट फाइल, नोट फाइल, तथा संदर्भ हेतु लगाए गए पिछले कागज एवं पुस्तकें सम्मिलित होती हैं। करंट फाइल में प्राप्त कागज, अंतरिम संदर्भों के प्रारूप, उनके उत्तर तथा जारी किए गए अंतिम आदेशों का प्रारूप होते हैं — जो ऊपर से नीचे कालक्रमानुसार लगे रहते हैं। नोट फाइल में लिपिकों तथा अधिकारियों द्वारा निपटान को सुगम बनाने हेतु लिखे गए टिप्पण होते हैं।

Manual of Office Procedure — case, current file, note file

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DISPOSAL IS THE STATEMENT OF THE FINAL DECISION of the Head of Office on a case submitted for information and orders. And a disposal does not vanish once made — disposals containing decisions ALREADY TAKEN, put up for reference while processing fresh cases, are called BACK FILES. Yesterday's disposal is tomorrow's precedent.निपटान सूचना एवं आदेश हेतु प्रस्तुत किसी केस पर कार्यालय प्रमुख के अंतिम निर्णय का कथन है। और निपटान होते ही समाप्त नहीं हो जाता — पहले से लिए गए निर्णयों वाले निपटान, जो नए केस निपटाते समय संदर्भ हेतु लगाए जाते हैं, बैक फाइल कहलाते हैं। आज का निपटान कल की नजीर है।

Manual of Office Procedure — disposal and back file

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THREE PROCESSES ARE OFTEN CONFUSED AND THE DISTINCTION IS SIMPLE ONCE SEEN. FLAGGING is attaching SLIPS BEARING ALPHABETICAL LETTERS to the top of papers put up for reference. REFERENCING is the wider act of putting up the previous correspondence, laws, rules and reports needed to dispose of the case, flagging them, and NOTING THE FACT IN THE MARGIN of the note or current file where they are quoted. LINKING is submitting TWO CASES TOGETHER because one has relevance to the other.तीन प्रक्रियाएँ प्रायः भ्रमित की जाती हैं और भेद देखते ही सरल हो जाता है। फ्लैगिंग अर्थात संदर्भ हेतु लगाए गए कागजों के ऊपर वर्णाक्षर वाली पर्चियाँ लगाना। रेफरेंसिंग इससे व्यापक कार्य है — केस के निपटान हेतु आवश्यक पिछला पत्राचार, विधियाँ, नियम एवं प्रतिवेदन लगाना, उन्हें फ्लैग करना, तथा नोट या करंट फाइल के हाशिये पर, जहाँ वे उद्धृत हैं, उसका उल्लेख करना। लिंकिंग अर्थात दो केसों को एक साथ प्रस्तुत करना क्योंकि एक का दूसरे से संबंध है।

Manual of Office Procedure — flagging, referencing, linking

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A PAPER IS 'REGISTERED' WHEN IT IS GIVEN A CURRENT NUMBER AND ENTERED WITH AN ABSTRACT IN THE PERSONAL REGISTER — that is REGISTRY. A NEW CASE is a paper NOT CONNECTED with any pending case, or one that ORIGINATES IN THE OFFICE itself. DRAFTING is the preparation of a communication proposed to be issued, and an ENCLOSURE is a communication, statement, plan or sketch attached to another to SUPPLEMENT OR ELUCIDATE a point.किसी कागज को 'पंजीकृत' तब कहा जाता है जब उसे करंट संख्या दी जाए और सारांश सहित व्यक्तिगत रजिस्टर में दर्ज किया जाए — यही रजिस्ट्री है। 'नया केस' वह कागज है जो किसी लंबित केस से जुड़ा न हो, अथवा जो स्वयं कार्यालय में उत्पन्न हुआ हो। ड्राफ्टिंग अर्थात जारी किए जाने वाले प्रस्तावित पत्र की तैयारी, तथा संलग्नक अर्थात कोई पत्र, विवरण, योजना अथवा रेखाचित्र जो किसी बिंदु को पूरक बनाने या स्पष्ट करने हेतु दूसरे के साथ नत्थी किया जाए।

Manual of Office Procedure — registry, new case, drafting, enclosure

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DEMI-OFFICIAL CORRESPONDENCE IS DEFINED BY ITS MANNER, NOT ITS SUBJECT. It is correspondence between Government officers, or between an officer and a member of the public, on ADMINISTRATIVE OR OFFICIAL MATTERS but conducted WITHOUT OFFICIAL FORMALITY AND WITH A PERSONAL TOUCH. The subject stays official; only the form relaxes.अर्ध-शासकीय पत्राचार अपनी रीति से परिभाषित होता है, अपने विषय से नहीं। यह सरकारी अधिकारियों के बीच, अथवा किसी अधिकारी तथा जनता के किसी सदस्य के बीच, प्रशासनिक अथवा शासकीय विषयों पर होने वाला पत्राचार है, किंतु शासकीय औपचारिकता के बिना तथा व्यक्तिगत स्पर्श के साथ किया जाता है। विषय शासकीय ही रहता है; केवल रूप में ढील आती है।

Manual of Office Procedure — demi-official correspondence