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A PAPER CHANGES ITS NAME AS IT MOVESकागज चलते-चलते अपना नाम बदलता है

Everything that arrives in the office is TAPPAL until it is numbered.

• Tappal covers OFFICIAL, UNOFFICIAL and DEMI-OFFICIAL communications alike
• Once distributed to the sections with the DATED SEAL AND A NUMBER, it is a CURRENT
• The number assigned to a current is the CURRENT NUMBER

So the same sheet of paper on your table is tappal in the morning and a current by noon.कार्यालय में आने वाला सब कुछ संख्या मिलने तक टप्पाल होता है।

• टप्पाल में सरकारी, गैर-सरकारी तथा अर्ध-सरकारी, तीनों संचार आते हैं
• दिनांकित मुहर और संख्या के साथ अनुभागों को बाँटे जाने पर वह करंट हो जाता है
• करंट को दी गई संख्या करंट संख्या कहलाती है

अर्थात् आपकी मेज का वही कागज सुबह टप्पाल है और दोपहर तक करंट।

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A CASE IS THE WHOLE BUNDLE, AND IT HAS TWO HALVESमामला पूरा बंडल है, और उसके दो भाग हैं

A CASE consists of the current file, the note file, and any previous papers and books put up for reference.

• The CURRENT FILE holds papers received, drafts of interim references, replies and drafts of final orders
• The current file is arranged CHRONOLOGICALLY FROM TOP TO BOTTOM, tagged to a BLUE FLY LEAF
• The NOTE FILE holds the notes written by clerks and officers, tagged to a YELLOW FLY LEAF

The two are kept SEPARATE until the case is disposed of, and the note file is always placed ABOVE. So the colour of the fly leaf tells you which half of the case you are holding.मामले में करंट फाइल, नोट फाइल तथा संदर्भ के लिए लगाए गए पुराने कागज और पुस्तकें आती हैं।

• करंट फाइल में प्राप्त कागज, अंतरिम संदर्भों के प्रारूप, उत्तर तथा अंतिम आदेशों के प्रारूप रहते हैं
• करंट फाइल ऊपर से नीचे कालक्रम में लगती है, और नीले फ्लाई लीफ से नत्थी होती है
• नोट फाइल में लिपिकों तथा अधिकारियों के लिखे नोट रहते हैं, और वह पीले फ्लाई लीफ से नत्थी होती है

मामले के निपटान तक दोनों अलग रखी जाती हैं, और नोट फाइल सदैव ऊपर रखी जाती है। अर्थात् फ्लाई लीफ का रंग बता देता है कि आपके हाथ में मामले का कौन-सा भाग है।

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DISPOSAL IS THE FINAL DECISION, WRITTEN DOWNनिपटान अंतिम निर्णय है, लिखित रूप में

DISPOSAL is the statement of the final decision of the Head of Office on a case submitted for information and orders.

• A disposal does not vanish: it returns later as a BACK FILE
• BACK FILES are disposals containing decisions already taken, put up for reference while processing fresh cases

So the order passed on your case today becomes the precedent quoted on someone else's tomorrow.निपटान सूचना और आदेश के लिए प्रस्तुत किसी मामले पर कार्यालय प्रमुख के अंतिम निर्णय का कथन है।

• निपटान समाप्त नहीं होता: वह बाद में बैक फाइल बनकर लौटता है
• बैक फाइलें वे निपटान हैं जिनमें पहले लिए गए निर्णय हैं, और जो नए मामलों के निपटारे में संदर्भ के लिए लगाई जाती हैं

अर्थात् आज आपके मामले पर पारित आदेश कल किसी और के मामले में उद्धृत मिसाल बन जाता है।

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WHAT THE MANUAL OF OFFICE PROCEDURE IS FORकार्यालय प्रक्रिया नियमावली किसलिए है

The Manual of Office Procedure guides office procedure in the office of the HEADS OF DEPARTMENTS.

• It may also be ADOPTED in regional, district or sub-offices of various Departments
• Suitable changes may be made where they are necessary

So the manual is a guide you adapt, and not a code you apply word for word everywhere.कार्यालय प्रक्रिया नियमावली विभागाध्यक्षों के कार्यालय की कार्यालय प्रक्रिया का मार्गदर्शन करती है।

• इसे विभिन्न विभागों के क्षेत्रीय, जिला अथवा उप-कार्यालयों में भी अपनाया जा सकता है
• जहाँ आवश्यक हो, वहाँ उपयुक्त परिवर्तन किए जा सकते हैं

अर्थात् नियमावली वह मार्गदर्शक है जिसे आप ढालते हैं, हर जगह अक्षरशः लागू होने वाली संहिता नहीं।