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REGISTRY IS THE MOMENT A PAPER ENTERS THE RECORDदर्ज करना वह क्षण है जब कागज अभिलेख में आता है

A paper is REGISTERED when it is given a CURRENT NUMBER and entered with an ABSTRACT in the PERSONAL REGISTER.

• Delay or neglect in entering a current in the Personal Register amounts to DERELICTION OF DUTY

So the register entry is not clerical housekeeping, and neglecting it is a disciplinary matter for you.कागज तब दर्ज माना जाता है जब उसे करंट संख्या मिले और सारांश सहित पर्सनल रजिस्टर में चढ़े।

• करंट को पर्सनल रजिस्टर में चढ़ाने में विलंब अथवा उपेक्षा कर्तव्य-भंग है

अर्थात् रजिस्टर की प्रविष्टि लिपिकीय रखरखाव नहीं है, और उसकी उपेक्षा आपके लिए अनुशासनिक विषय है।

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A NEW CASE AND AN OLD CASEनया मामला और पुराना मामला

A NEW CASE is a paper not connected with a pending case, or one that originates in the office.

• An OLD CASE is a reply to a reference issued from the office
• An OLD CASE is also any paper that has, for some other reason, to be filed with a current already pending

So ask whether something is already pending on the subject, and you have the label.नया मामला वह कागज है जो किसी लंबित मामले से जुड़ा न हो, अथवा जो कार्यालय में ही उत्पन्न हो।

• पुराना मामला कार्यालय से भेजे गए संदर्भ का उत्तर होता है
• पुराना मामला वह कागज भी है जिसे किसी अन्य कारण से पहले से लंबित करंट के साथ लगाना पड़े

अर्थात् पूछिए कि उस विषय पर कुछ पहले से लंबित है या नहीं, फिर नाम आपके पास है।

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PUT UP PAPERS, ENCLOSURE, ISSUE AND TAGGINGलगाए गए कागज, संलग्नक, जारी करना और नत्थी करना

Four working words are asked by their definition alone.

• PUT UP PAPERS are previous orders or papers bearing on the subject of a current, put up with it
• An ENCLOSURE is a communication, statement, plan, sketch or other document attached to supplement or elucidate a point
• ISSUE is the process of COPYING AND DESPATCHING communications
• TAGGING is punching the current and its enclosures at the TOP LEFT HAND CORNER and passing a tag through the hole

So learn the definition rather than the sense, because you are offered options built from the words.चार कामकाजी शब्द केवल अपनी परिभाषा से पूछे जाते हैं।

• लगाए गए कागज वे पुराने आदेश या कागज हैं जो करंट के विषय से संबंध रखते हैं और उसके साथ लगाए जाते हैं
• संलग्नक वह संचार, विवरण, नक्शा, रेखाचित्र अथवा अन्य दस्तावेज है जो किसी बात को पूरा या स्पष्ट करने के लिए लगाया जाए
• जारी करना संचारों की प्रतिलिपि बनाने तथा प्रेषण की प्रक्रिया है
• नत्थी करना करंट तथा उसके संलग्नकों को ऊपरी बाएँ कोने पर छेदकर उस छेद से टैग निकालना है

अर्थात् भाव नहीं, परिभाषा याद कीजिए, क्योंकि आपको उन्हीं शब्दों से बने विकल्प मिलते हैं।

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DRAFTING, AND WHAT MAKES CORRESPONDENCE OFFICIALप्रारूपण, और पत्राचार सरकारी कब होता है

DRAFTING is the preparation of any communication proposed to be issued. Correspondence is OFFICIAL when one Government officer addresses or is addressed by another officer, a public body or a private individual.

• It must be IN WRITING and follow fixed rules of form, matter and procedure
• It must be intended to be the PUBLIC RECORD regarding the question discussed

So the intention to create a public record is what makes your letter official.प्रारूपण उस संचार को तैयार करना है जिसे जारी करने का प्रस्ताव हो। पत्राचार तब सरकारी होता है जब एक सरकारी अधिकारी दूसरे अधिकारी, किसी लोक निकाय अथवा निजी व्यक्ति को लिखे या उनसे पत्र पाए।

• वह लिखित हो और रूप, विषय तथा प्रक्रिया के नियत नियमों का पालन करे
• उसका आशय यह हो कि चर्चित प्रश्न पर वह सार्वजनिक अभिलेख बने

अर्थात् सार्वजनिक अभिलेख बनाने का आशय ही आपके पत्र को सरकारी बनाता है।