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REFERENCING PUTS THE AUTHORITY IN FRONT OF THE OFFICERसंदर्भन अधिकारी के सामने प्राधिकार रखता है

REFERENCING is putting up in a case the previous correspondence, laws, rules and reports needed for its disposal.

• Those papers are FLAGGED, and the fact is indicated IN THE MARGIN of the note file, current file or draft
• For EVERY STATEMENT made in the note file, AN AUTHORITY MUST BE QUOTED
• If the authority is in the current file, the PAGE NUMBER is quoted in the margin IN PENCIL
• If it is in a disposed file, the old disposal is flagged, and its number, page and para noted in the note file

So a statement in your note without an authority behind it is incomplete work.संदर्भन का अर्थ है किसी मामले में उसके निपटान के लिए आवश्यक पुराना पत्राचार, विधियाँ, नियम तथा प्रतिवेदन लगाना।

• उन कागजों पर फ्लैग लगते हैं, और यह बात नोट फाइल, करंट फाइल अथवा प्रारूप के हाशिए पर लिखी जाती है
• नोट फाइल में किए गए हर कथन के लिए प्राधिकार उद्धृत करना आवश्यक है
• यदि प्राधिकार करंट फाइल में है, तो पृष्ठ संख्या हाशिए पर पेंसिल से लिखी जाती है
• यदि वह निपटाई गई फाइल में है, तो पुराने निपटान पर फ्लैग लगता है और उसकी संख्या, पृष्ठ तथा अनुच्छेद नोट फाइल में लिखे जाते हैं

अर्थात् आपके नोट का वह कथन अधूरा काम है जिसके पीछे कोई प्राधिकार न हो।

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THE RULES OF FLAGGINGफ्लैगिंग के नियम

FLAGGING is attaching slips bearing ALPHABETICAL LETTERS to the top of papers put up for reference.

• Flags are attached to the DOCKET, and NEVER PINNED to any page of the current or note file
• Where there is more than one disposal, flags are attached IN ALPHABETICAL ORDER
• There must be ONLY ONE FLAG on a disposal file, and one flag must not cover another
• A flag bearing a letter already used must NOT be attached again in the same file

So if you find two flags on one disposal, the file has been made up wrongly.फ्लैगिंग का अर्थ है संदर्भ के लिए लगाए गए कागजों के ऊपर वर्णमाला के अक्षर वाली पर्चियाँ लगाना।

• फ्लैग डॉकेट पर लगते हैं, करंट या नोट फाइल के किसी पृष्ठ पर कभी पिन नहीं किए जाते
• एक से अधिक निपटान हों तो फ्लैग वर्णक्रम में लगाए जाते हैं
• एक निपटान फाइल पर केवल एक फ्लैग हो, और एक फ्लैग दूसरे को ढके नहीं
• पहले से प्रयुक्त अक्षर वाला फ्लैग उसी फाइल में दोबारा नहीं लगाया जाता

अर्थात् यदि आपको एक निपटान पर दो फ्लैग मिलें, तो फाइल गलत बनी है।

3

LINKING IS A LAST RESORT, AND IT HAS A METHODफाइलें जोड़ना अंतिम उपाय है, और उसकी एक विधि है

LINKING is submitting two cases together when one has relevance to the other.

• It becomes necessary when a file refers to a paper, note or order in ANOTHER PENDING FILE
• The PRINCIPAL FILE is kept ABOVE, but its strings are tied BELOW
• The file referred to is kept BELOW, and the two are tied with its strings
• The papers in the two files must REMAIN UNCHANGED

Files must not be linked unnecessarily, and only where it is absolutely necessary to dispose of the case. Where possible, take EXTRACTS from the other file instead, and where the issues are similar, COMBINE the two files. So before you link, ask whether an extract would do the same work.फाइलें जोड़ने का अर्थ है दो मामलों को साथ प्रस्तुत करना जब एक का दूसरे से संबंध हो।

• यह तब आवश्यक होता है जब कोई फाइल किसी अन्य लंबित फाइल के कागज, नोट या आदेश का उल्लेख करे
• मुख्य फाइल ऊपर रखी जाती है, पर उसकी डोरियाँ नीचे बाँधी जाती हैं
• जिस फाइल का उल्लेख है वह नीचे रखी जाती है, और उसी की डोरियों से दोनों बँधती हैं
• दोनों फाइलों के कागज अपरिवर्तित रहने चाहिए

फाइलें अनावश्यक रूप से न जोड़ी जाएँ, केवल तभी जोड़ी जाएँ जब मामले के निपटान के लिए वह नितांत आवश्यक हो। जहाँ संभव हो वहाँ दूसरी फाइल से उद्धरण लीजिए, और जहाँ विषय समान हों वहाँ दोनों फाइलें मिला दीजिए। अर्थात् जोड़ने से पहले पूछिए कि क्या उद्धरण से वही काम चल जाएगा।