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THE FIVE CLASSES OF FINAL DISPOSALअंतिम निपटान के पाँच वर्ग

Each letter stands for an instruction, and the instruction is a period of retention.

• R DIS — RETAIN, kept PERMANENTLY
• D DIS — DESTROY, destroyed after 10 YEARS
• K DIS — KEEP, destroyed after 3 YEARS
• L DIS — LODGE, destroyed after ONE YEAR
• N DIS — sent out IN ORIGINAL

R and D disposals are put into BROWN PAPER DISPOSAL JACKETS and stitched. So read the letter and not the word, because you destroy a Keep sooner than a Destroy.हर अक्षर एक अनुदेश है, और वह अनुदेश रखने की अवधि है।

• आर डिस — रिटेन, स्थायी रूप से रखा जाता है
• डी डिस — डिस्ट्रॉय, 10 वर्ष बाद नष्ट
• के डिस — कीप, 3 वर्ष बाद नष्ट
• एल डिस — लॉज, एक वर्ष बाद नष्ट
• एन डिस — मूल रूप में बाहर भेजा जाता है

आर तथा डी निपटान भूरे कागज के निपटान जैकेटों में रखकर सिले जाते हैं। अर्थात् शब्द नहीं, अक्षर पढ़िए, क्योंकि आप 'कीप' को 'डिस्ट्रॉय' से पहले नष्ट करते हैं।

2

WHAT THE CLERK DOES AT DESPATCHप्रेषण पर लिपिक क्या करता है

The clerk must see that the despatch has been correctly made, and that reminder dates are noted in the REMINDER DIARY.

• For an INTERIM reference, the draft after issue is added to the current file, PAGE NUMBERED, and the file kept in the shelf
• For a FINAL DISPOSAL, the file is arranged with the NOTE FILE FIRST and the CURRENT FILE after it
• On the outside of the disposal jacket are boldly marked the department and office, the nature of disposal, the pages and the year
• The BACK FILE referred to is noted INSIDE the jacket, and a FORWARD NUMBER is noted on the disfile taken for reference

Such CHAIN REFERENCING is essential. Before the disposal goes to record, the SUPERINTENDENT must be satisfied that no further action is necessary. So the last check before a file leaves your hands is not yours alone.लिपिक को देखना है कि प्रेषण ठीक हुआ, और स्मरण-तिथियाँ स्मरण डायरी में चढ़ीं।

• अंतरिम संदर्भ में जारी प्रारूप करंट फाइल में जोड़ा जाता है, पृष्ठ क्रमांकित होता है, और फाइल अलमारी में रखी जाती है
• अंतिम निपटान में फाइल इस क्रम से लगती है — पहले नोट फाइल, उसके बाद करंट फाइल
• निपटान जैकेट के बाहर विभाग और कार्यालय, निपटान की प्रकृति, पृष्ठ संख्या तथा वर्ष मोटे अक्षरों में लिखे जाते हैं
• जिस बैक फाइल का संदर्भ लिया गया वह जैकेट के भीतर लिखी जाती है, और संदर्भ में ली गई फाइल पर अग्रांक लिखा जाता है

ऐसा शृंखला संदर्भन अनिवार्य है। निपटान अभिलेख में जाने से पहले अधीक्षक को संतुष्ट होना है कि आगे कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं। अर्थात् आपके हाथ से फाइल निकलने से पहले की अंतिम जाँच अकेले आपकी नहीं है।

3

WHY THE RECORDS SECTION EXISTSअभिलेख अनुभाग क्यों है

Old records hold important orders, decisions and valuable registers, and they must be arranged and kept in one section.

• Kept at the respective seats, such documents WOULD BE LOST
• Even if found, A LOT OF TIME would be wasted searching for them
• Keeping disposals at the same seat would also need A LOT OF SPACE

A systematic arrangement keeps old records available for immediate reference, and allows WEEDING OUT. So the records section exists so that a decision taken years ago can reach you in minutes.पुराने अभिलेखों में महत्वपूर्ण आदेश, निर्णय तथा मूल्यवान रजिस्टर होते हैं, और उन्हें एक ही अनुभाग में व्यवस्थित रखना होता है।

• अपनी-अपनी सीटों पर रखे जाने पर ऐसे दस्तावेज खो जाएँगे
• मिल भी जाएँ तो उन्हें ढूँढ़ने में बहुत समय नष्ट होगा
• निपटान उसी सीट पर रखने से बहुत स्थान भी चाहिए

व्यवस्थित प्रबंध पुराने अभिलेखों को तत्काल संदर्भ के लिए उपलब्ध रखता है, और छँटाई की सुविधा देता है। अर्थात् अभिलेख अनुभाग इसलिए है कि वर्षों पहले लिया गया निर्णय मिनटों में आप तक पहुँच सके।

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THE OBJECT AND THE SHAPE OF AN INDEXअनुक्रमणिका का उद्देश्य और रूप

The object of INDEXING is to enable one to trace papers containing orders passed on any particular subject. Index slips on all important orders are CONSOLIDATED ANNUALLY and typed or printed.

• An index contains a HEAD, a SUB HEAD and a TITLE
• The HEAD is selected from the APPROVED LIST of standard heads given in the manual
• The head must be a word that WILL NATURALLY OCCUR to you when you want the paper
• CONSISTENCY is essential, and even badly chosen heads do no harm so long as they are consistent
• After the head and sub head come LOCAL CLASSIFICATION and then the TITLE
• BREVITY is the merit of a title, and a title is good if it gives the message at a glance

Papers relating to officers are indexed UNDER THE NAME OF THE OFFICER concerned. So a good index is what brings continuity and consistency to the orders you quote.अनुक्रमणिका का उद्देश्य यह है कि किसी विशेष विषय पर पारित आदेशों वाले कागज ढूँढ़े जा सकें। सभी महत्वपूर्ण आदेशों की अनुक्रमणिका पर्चियाँ प्रतिवर्ष समेकित होकर टाइप या मुद्रित की जाती हैं।

• अनुक्रमणिका में शीर्ष, उपशीर्ष तथा शीर्षक होते हैं
• शीर्ष नियमावली में दी मानक शीर्षों की अनुमोदित सूची से चुना जाता है
• शीर्ष वह शब्द हो जो उस कागज की आवश्यकता पड़ने पर आपके मन में स्वाभाविक रूप से आए
• संगति अनिवार्य है, और शीर्ष गलत चुने जाएँ तब भी संगति रहे तो हानि नहीं
• शीर्ष और उपशीर्ष के बाद स्थानीय वर्गीकरण और फिर शीर्षक आता है
• संक्षिप्तता शीर्षक का गुण है, और शीर्षक तब अच्छा है जब वह एक दृष्टि में बात कह दे

अधिकारियों से संबंधित कागज संबंधित अधिकारी के नाम से अनुक्रमित होते हैं। अर्थात् अच्छी अनुक्रमणिका ही आपके उद्धृत आदेशों में निरंतरता और संगति लाती है।