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HOW A PERSONAL REGISTER IS KEPTपर्सनल रजिस्टर कैसे रखा जाता है

Currents are acknowledged in the TAPPAL BOOK OR DESPATCH REGISTER and registered in the PERSONAL REGISTER.

• Only BOUND VOLUMES are used, of 10 or 15 columns
• The names of the Superintendent and clerk and the subject allotted are PASTED ON THE COVER
• The SUPERINTENDENT CERTIFIES the register, and a NEW REGISTER is opened for EVERY CALENDAR YEAR
• Sufficient BLANK PAGES are left to carry over pending files
• All currents are entered IN THE ORDER OF CURRENT NUMBER, normally 3 ENTRIES TO A PAGE

So the register is your own record of everything that passed through your seat this year.करंट टप्पाल बही अथवा प्रेषण रजिस्टर में स्वीकार किए जाते हैं और पर्सनल रजिस्टर में दर्ज होते हैं।

• केवल बँधी हुई जिल्दें प्रयोग होती हैं, 10 या 15 स्तंभों वाली
• अधीक्षक तथा लिपिक के नाम और सौंपा गया विषय आवरण पर चिपकाया जाता है
• अधीक्षक रजिस्टर प्रमाणित करता है, और हर कैलेंडर वर्ष के लिए नया रजिस्टर खोला जाता है
• लंबित फाइलें आगे ले जाने के लिए पर्याप्त कोरे पन्ने छोड़े जाते हैं
• सभी करंट करंट संख्या के क्रम में चढ़ते हैं, सामान्यतः एक पृष्ठ पर 3 प्रविष्टियाँ

अर्थात् यह रजिस्टर आपकी सीट से इस वर्ष गुजरी हर चीज का आपका अपना अभिलेख है।

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WHAT IS WRITTEN IN THE PERSONAL REGISTERपर्सनल रजिस्टर में क्या लिखा जाता है

The title or subject must be BRIEF AND CLEAR.

• The NATURE OF REFERENCE ISSUED and reminders sent and received are noted
• The NATURE OF DISPOSAL WITH ITS DATE is noted IN RED INK in column 10 or 15
• When a case is closed, COLUMN 1 IS ROUNDED OFF IN RED INK
• Sufficient space is provided where protracted correspondence is anticipated, and where space is inadequate, A SLIP IS PASTED

So the red ink in your register is how a closed case is shown at a glance.शीर्षक अथवा विषय संक्षिप्त और स्पष्ट होना चाहिए।

• जारी संदर्भ की प्रकृति तथा भेजे और प्राप्त स्मरण-पत्र लिखे जाते हैं
• निपटान की प्रकृति और उसकी तिथि स्तंभ 10 या 15 में लाल स्याही से लिखी जाती है
• मामला बंद होने पर स्तंभ 1 को लाल स्याही से गोल किया जाता है
• जहाँ लंबा पत्राचार अपेक्षित हो वहाँ पर्याप्त स्थान रखा जाता है, और स्थान कम पड़े तो पर्ची चिपकाई जाती है

अर्थात् आपके रजिस्टर की लाल स्याही ही एक दृष्टि में बंद मामला दिखाती है।

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INSPECTION OF THE PERSONAL REGISTERपर्सनल रजिस्टर का निरीक्षण

Inspection of the Personal Register is an effective mechanism for checking delay and arrears.

• The HEAD OF DEPARTMENT prescribes a SCHEDULE for inspection of Personal Registers by officers
• SUPERINTENDENTS must inspect the register EVERY MONTH
• The inspecting officer must see that papers are submitted by the clerk WITHIN 5 DAYS OF RECEIPT
• The register must be accompanied by a RUNNING NOTE for inspection
• Queries or remarks made on inspection must be ANSWERED IMMEDIATELY and the register resubmitted

So the five-day rule is the yardstick your own seat is measured by.पर्सनल रजिस्टर का निरीक्षण विलंब तथा बकाया रोकने का प्रभावी तंत्र है।

• विभागाध्यक्ष अधिकारियों द्वारा पर्सनल रजिस्टरों के निरीक्षण की समय-सारणी निर्धारित करता है
• अधीक्षकों को हर माह रजिस्टर का निरीक्षण करना है
• निरीक्षक अधिकारी को देखना है कि लिपिक कागज प्राप्ति के 5 दिन के भीतर प्रस्तुत करे
• निरीक्षण के लिए रजिस्टर के साथ एक चालू टिप्पणी होनी चाहिए
• निरीक्षण पर की गई पूछताछ या टिप्पणी का तुरंत उत्तर देकर रजिस्टर फिर प्रस्तुत करना है

अर्थात् पाँच दिन का नियम वह मापदंड है जिससे आपकी अपनी सीट नापी जाती है।

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THE CALL BOOK AND THE LIE OVER CASEकॉल बुक और स्थगित मामला

Both devices park a file that cannot move, and the periods are different.

• A file goes to the CALL BOOK when action is not active for a conceivable time, say 3 TO 6 MONTHS
• Such entries are CLOSED IN THE PERSONAL REGISTER and entered in the call book, to be opened on a specified date or earlier
• There must be ONLY ONE COMMON CALL BOOK for a section, and reopening is ensured by the INSPECTING OFFICERS
• A LIE OVER CASE is one the Head of Office orders to be kept in abeyance for a definite period, say NOT EXCEEDING 3 MONTHS
• A lie over case must also be noted in the REMINDER DIARY

So neither device lets a file disappear, and both name the date it comes back to you.दोनों उपाय उस फाइल को रोकते हैं जो आगे नहीं बढ़ सकती, और अवधि अलग-अलग है।

• फाइल कॉल बुक में तब जाती है जब कार्रवाई संभावित समय तक सक्रिय न हो, मान लीजिए 3 से 6 माह
• ऐसी प्रविष्टियाँ पर्सनल रजिस्टर में बंद करके कॉल बुक में चढ़ाई जाती हैं, जो निर्धारित तिथि पर या उससे पहले खोली जाएँ
• अनुभाग के लिए केवल एक साझा कॉल बुक हो, और फाइलें फिर खुलें यह निरीक्षक अधिकारी सुनिश्चित करते हैं
• स्थगित मामला वह है जिसे कार्यालय प्रमुख निश्चित अवधि, मान लीजिए 3 माह से अनधिक, के लिए रोकने का आदेश दे
• स्थगित मामला स्मरण डायरी में भी चढ़ाया जाता है

अर्थात् कोई उपाय फाइल को गायब नहीं होने देता, और दोनों वह तिथि बताते हैं जब वह आपके पास लौटेगी।

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THE REMINDER DIARY, THE PERIODICAL REGISTER AND THE STOCK FILEस्मरण डायरी, आवधिक रजिस्टर और स्टॉक फाइल

Three more registers carry a duty each.

• The REMINDER DIARY reminds you to start further action in a file on a specified future date
• The clerk's FIRST DUTY ON EACH WORKING DAY is to examine the entries in the diary against that date
• A PERIODICAL REGISTER is maintained in sections receiving and issuing periodical returns, to watch punctual receipt and despatch
• EACH CLERK maintains a periodical register
• A STOCK FILE is a permanent file of important orders, kept carefully up to date
• Each stock file carries a TABLE OF CONTENTS prefixed to it, giving the number and date of each paper, its title and its page

So your working day begins with the reminder diary, whatever else is on the table.तीन और रजिस्टर एक-एक कर्तव्य रखते हैं।

• स्मरण डायरी आपको याद दिलाती है कि किसी फाइल पर निर्धारित भावी तिथि को आगे कार्रवाई आरंभ करनी है
• हर कार्य दिवस पर लिपिक का पहला कर्तव्य उस तिथि के सामने डायरी की प्रविष्टियाँ देखना है
• आवधिक रजिस्टर उन अनुभागों में रखा जाता है जो आवधिक विवरणियाँ पाते और भेजते हैं, ताकि समय पर प्राप्ति और प्रेषण देखा जा सके
• प्रत्येक लिपिक एक आवधिक रजिस्टर रखता है
• स्टॉक फाइल महत्वपूर्ण आदेशों की स्थायी फाइल है, जिसे सावधानी से अद्यतन रखा जाता है
• हर स्टॉक फाइल के आगे विषय-सूची लगती है, जिसमें हर कागज की संख्या, तिथि, शीर्षक तथा पृष्ठ होता है

अर्थात् मेज पर और जो भी हो, आपका कार्य दिवस स्मरण डायरी से आरंभ होता है।