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THE DUTIES OF A CLERKलिपिक के कर्तव्य

Eight duties are listed, and two of them fix responsibility on the clerk personally.

• REGISTRY of tappal, maintenance of registers, and obtaining back files and disposals
• PREPARATION OF NOTES containing a summary of facts and proposals sent by subordinate offices
• Files to be ARRANGED PROPERLY, flagged, referenced and page numbered
• The DRAFT of the final communication to be prepared and submitted
• FAIR COPIES to be compared, enclosures added, and submitted for final authentication
• DISPOSED FILES to be docketed and sent to records
• PRIMARILY RESPONSIBLE for any delay in the submission of papers
• PRIMARILY RESPONSIBLE for the safe custody of files in the seat

So a file lost from your seat is your answer to give, and not the section's.आठ कर्तव्य गिनाए गए हैं, और उनमें दो लिपिक पर व्यक्तिगत उत्तरदायित्व डालते हैं।

• टप्पाल का दर्ज करना, रजिस्टरों का रखरखाव, तथा बैक फाइलें और निपटान मँगाना
• अधीनस्थ कार्यालयों से भेजे तथ्यों और प्रस्तावों का सारांश रखने वाले नोट तैयार करना
• फाइलों को ठीक से लगाना, फ्लैग करना, संदर्भ देना और पृष्ठ क्रमांकित करना
• अंतिम संचार का प्रारूप तैयार करके प्रस्तुत करना
• स्वच्छ प्रतियाँ मिलाना, संलग्नक जोड़ना, और अंतिम अधिप्रमाणन के लिए प्रस्तुत करना
• निपटाई गई फाइलों को डॉकेट करके अभिलेख में भेजना
• कागज प्रस्तुत करने में किसी विलंब के लिए मुख्यतः उत्तरदायी
• अपनी सीट की फाइलों की सुरक्षित अभिरक्षा के लिए मुख्यतः उत्तरदायी

अर्थात् आपकी सीट से खोई फाइल का उत्तर आपको देना है, अनुभाग को नहीं।

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THE FUNCTIONS OF THE TAPPAL SECTIONटप्पाल अनुभाग के कार्य

The tappal section attends mainly to the movement of paper in and out of the office.

• RECEIPT OF PAPERS and their DISTRIBUTION
• DESPATCH of outward communications
• TRANSMISSION OF DISPOSALS to records
• UPKEEP of specified registers
• PROCUREMENT AND DISTRIBUTION of stationery

Tappals are taken to the HEAD OF OFFICE, or to any other officer specified for the purpose. They are OPENED IN HIS PRESENCE. So no letter addressed to the office is opened privately, not even one you are expecting.टप्पाल अनुभाग मुख्यतः कार्यालय में कागज के आने-जाने का काम देखता है।

• कागजों की प्राप्ति तथा उनका वितरण
• बाहर जाने वाले संचारों का प्रेषण
• निपटान अभिलेख तक पहुँचाना
• निर्दिष्ट रजिस्टरों का रखरखाव
• लेखन सामग्री की खरीद तथा वितरण

टप्पाल कार्यालय प्रमुख के पास, अथवा इस प्रयोजन के लिए निर्दिष्ट किसी अन्य अधिकारी के पास ले जाए जाते हैं। वे उन्हीं की उपस्थिति में खोले जाते हैं। अर्थात् कार्यालय के नाम आया कोई पत्र निजी रूप से नहीं खोला जाता, वह भी नहीं जिसकी आप प्रतीक्षा कर रहे हों।

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WHO IS ANSWERABLE FOR DELAYविलंब के लिए उत्तरदायी कौन है

It is the duty of the HEAD OF OFFICE, the SUPERINTENDENT and the MANAGER to check delays in the transaction of business. Their responsibility is TWO-FOLD.

• To ensure PROPER PROCESSING of papers already in the section
• To ensure that REPORTS CALLED FOR from subordinate offices are not delayed
• They must PERIODICALLY INSPECT the Personal Registers of clerks, the call book, the register of periodicals and the stock file

The MONTHLY BUSINESS STATEMENT, or arrear list, brings slackness and accumulation of arrears to the notice of superior officers. Each section prepares it BEFORE THE 5TH OF EVERY MONTH, and every department normally convenes a STAFF MEETING MONTHLY. So the arrear on your seat is reported upward every month, whether or not anyone asks.कार्य-निष्पादन में विलंब रोकना कार्यालय प्रमुख, अधीक्षक तथा प्रबंधक का कर्तव्य है। उनका उत्तरदायित्व दो भागों में है।

• अनुभाग में पहले से पड़े कागजों का उचित निपटारा सुनिश्चित करना
• अधीनस्थ कार्यालयों से माँगी गई रिपोर्टों में विलंब न हो, यह सुनिश्चित करना
• उन्हें लिपिकों के पर्सनल रजिस्टर, कॉल बुक, आवधिक रजिस्टर तथा स्टॉक फाइल का समय-समय पर निरीक्षण करना है

मासिक कार्य विवरण, अर्थात बकाया सूची, ढिलाई तथा बकाया के संचय को वरिष्ठ अधिकारियों की जानकारी में लाता है। प्रत्येक अनुभाग उसे हर माह की 5 तारीख से पहले तैयार करता है, और प्रत्येक विभाग सामान्यतः हर माह कर्मचारी बैठक बुलाता है। अर्थात् आपकी सीट का बकाया हर माह ऊपर सूचित होता है, कोई पूछे या न पूछे।