Writing the note, and writing the draft

WHAT MAKES A GOOD NOTEअच्छा नोट किससे बनता है

The aim of a note is to present the facts in the most INTELLIGIBLE, CONDENSED AND CONVENIENT form. The decision-taking authority should be able to take a quick and correct decision from it.

Mention the PAST HISTORY of the case and any PRECEDENTS
Quote and briefly discuss the RULES, REGULATIONS AND STANDING ORDERS relating to the case
Analyse all material and discuss the PROS AND CONS properly
Do NOT reproduce what the current file already contains, but supply its DEFICIENCIES AND OMISSIONS
Put up back files, extracts of rules and reference books with PROPER REFERENCING

Where a communication is too lengthy, a PRECIS of the current file may be written. CLERKS AND SUPERINTENDENTS ARE NOT EXPECTED TO GIVE ANY OPINION OR SUGGESTION. So if you are a clerk, your note states the facts and the rules, and stops there.नोट का उद्देश्य तथ्यों को सर्वाधिक बोधगम्य, संक्षिप्त तथा सुविधाजनक रूप में प्रस्तुत करना है। निर्णय लेने वाला प्राधिकारी उसी से शीघ्र और सही निर्णय ले सके।

मामले का पूर्व इतिहास तथा कोई मिसाल हो तो उसका उल्लेख कीजिए
मामले से संबंधित नियम, विनियम तथा स्थायी आदेश उद्धृत कीजिए और संक्षेप में उन पर चर्चा कीजिए
सारी सामग्री का विश्लेषण कीजिए और पक्ष-विपक्ष पर उचित चर्चा कीजिए
जो करंट फाइल में है उसे दोहराइए मत, पर उसकी कमियाँ और छूटी बातें नोट में पूरी कीजिए
बैक फाइलें, नियमों के उद्धरण तथा संदर्भ पुस्तकें उचित संदर्भन के साथ लगाइए

जहाँ संचार बहुत लंबा हो, वहाँ करंट फाइल का सारांश लिखा जा सकता है। लिपिकों तथा अधीक्षकों से कोई राय या सुझाव देने की अपेक्षा नहीं की जाती। अर्थात् यदि आप लिपिक हैं, तो आपका नोट तथ्य और नियम बताकर रुक जाता है।

THE METHOD OF NOTINGनोटिंग की विधि

Notes are written on FOOLSCAP SIZE SHEETS with a ONE-THIRD MARGIN.

The SUBJECT is written at the top IN RED INK, and the FILE NUMBER at the TOP LEFT CORNER
Note sheets are tagged to a YELLOW FLY LEAF, and pages on BOTH SIDES and paragraphs are numbered
The issue of a reference is shown IN SQUARE BRACKETS UNDERLINED IN RED INK
Receipt of communications is likewise noted in square brackets in the note file
An officer's queries in the current file are COPIED INTO the note file and ANSWERED there
When drafts are put up for approval, that fact is indicated in the note file

A note must RUN CONTINUOUSLY, and it should NOT END AT THE VERY END OF A PAGE. Blank sheets are added when the file goes to officers, and the clerk initials and dates each completed note on the LEFT. So the red ink and the square brackets are not decoration, and you may be asked about either.नोट फुलस्केप आकार के पन्नों पर एक-तिहाई हाशिए के साथ लिखे जाते हैं।

विषय ऊपर लाल स्याही में लिखा जाता है, और फाइल संख्या ऊपरी बाएँ कोने पर
नोट शीट पीले फ्लाई लीफ से नत्थी होती हैं, और दोनों ओर के पृष्ठ तथा अनुच्छेद क्रमांकित होते हैं
संदर्भ जारी होने की बात चौकोर कोष्ठकों में लाल स्याही से रेखांकित करके दिखाई जाती है
संचार की प्राप्ति भी उसी प्रकार नोट फाइल में चौकोर कोष्ठकों में लिखी जाती है
करंट फाइल में अधिकारी के प्रश्न नोट फाइल में उतारे जाते हैं और वहीं उत्तरित होते हैं
जब प्रारूप अनुमोदन के लिए लगें, तब यह बात नोट फाइल में दर्शाई जाती है

नोट निरंतर चलना चाहिए, और पृष्ठ के बिलकुल अंत में समाप्त नहीं होना चाहिए। फाइल अधिकारियों को भेजते समय कोरे पन्ने जोड़े जाते हैं, और लिपिक प्रत्येक पूर्ण नोट के नीचे बाईं ओर अपने आद्याक्षर तथा दिनांक लिखता है। अर्थात् लाल स्याही और चौकोर कोष्ठक सजावट नहीं हैं, और आपसे इनमें से कुछ भी पूछा जा सकता है।

WHAT MAKES A GOOD DRAFTअच्छा प्रारूप किससे बनता है

Drafts are written on SEPARATE SHEETS, and long drafts must be TYPED.

Sufficient space is left FOR MAKING CORRECTIONS
The draft is placed ABOVE THE CURRENT FILE and BELOW THE NOTE FILE
At the head of every draft it is noted whether it is a LETTER, MEMORANDUM OR DO
In draft LETTERS the addressee's name and designation come ABOVE; in proceedings and memoranda the list of addressees comes at the BOTTOM
A draft must not carry MORE INFORMATION THAN IS NECESSARY, and must not drag the Government or the Head of Department into controversies
An AMOUNT indicated in a draft should be WRITTEN IN WORDS ALSO

Drafts must be complete and brief, enclosures minimised, and PIECEMEAL CORRESPONDENCE avoided. So a self-contained draft in polite but effective language is what is asked of you.प्रारूप अलग पन्नों पर लिखे जाते हैं, और लंबे प्रारूप टाइप कराए जाते हैं।

संशोधन के लिए पर्याप्त स्थान छोड़ा जाता है
प्रारूप करंट फाइल के ऊपर और नोट फाइल के नीचे रखा जाता है
हर प्रारूप के शीर्ष पर लिखा जाता है कि वह पत्र है, ज्ञापन है अथवा डीओ
प्रारूप पत्रों में संबोधित व्यक्ति का नाम और पदनाम ऊपर आता है; कार्यवृत्त तथा ज्ञापन में संबोधितों की सूची नीचे आती है
प्रारूप में आवश्यकता से अधिक सूचना न हो, और वह सरकार या विभागाध्यक्ष को विवादों में न घसीटे
प्रारूप में दिखाई गई राशि शब्दों में भी लिखी जानी चाहिए

प्रारूप पूर्ण और संक्षिप्त हों, संलग्नक कम से कम हों, और टुकड़ों में पत्राचार से बचा जाए। अर्थात् आपसे विनम्र पर प्रभावी भाषा में एक आत्मनिर्भर प्रारूप की अपेक्षा है।

POINTS TO BEAR IN MIND WHILE PREPARING A DRAFTप्रारूप बनाते समय ध्यान रखने योग्य बातें

Drafts are written or typed in HALF MARGIN on separate sheets.

The margin must NOT be used for explanatory notes
Only the FLAG NUMBER of a disposal, or the PAGE NUMBER of the current or note file, is indicated in the margin IN PENCIL
A slip bearing DFA, meaning DRAFT FOR APPROVAL, may be attached
The NATURE OF DISPOSAL, such as R Dis, D Dis or K Dis, is indicated ABOVE the draft
The NEXT REMINDER DATE may be indicated below the draft or in the margin
Enclosures to be sent to any addressee must be CLEARLY SPECIFIED

So the margin of your draft carries references and nothing else.प्रारूप अलग पन्नों पर आधे हाशिए के साथ लिखे या टाइप किए जाते हैं।

हाशिए का प्रयोग व्याख्यात्मक टिप्पणियों के लिए नहीं होता
हाशिए पर पेंसिल से केवल निपटान का फ्लैग अंक, अथवा करंट या नोट फाइल का पृष्ठ अंक लिखा जाता है
डीएफए, अर्थात ड्राफ्ट फॉर अप्रूवल, लिखी पर्ची लगाई जा सकती है
निपटान की प्रकृति, जैसे आर डिस, डी डिस या के डिस, प्रारूप के ऊपर दर्शाई जाती है
अगली स्मरण-तिथि प्रारूप के नीचे अथवा हाशिए पर लिखी जा सकती है
किसी संबोधित को भेजे जाने वाले संलग्नक स्पष्ट रूप से बताए जाएँ

अर्थात् आपके प्रारूप का हाशिया केवल संदर्भ रखता है, और कुछ नहीं।

Writing the note, and writing the draftनोट लिखना, और प्रारूप लिखना