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DEMI-OFFICIAL CORRESPONDENCE IS DEFINED BY ITS MANNERअर्ध-सरकारी पत्राचार उसके ढंग से परिभाषित है
Correspondence is DEMI-OFFICIAL when officers correspond with each other, or with a member of the public, on administrative or official matters.
- It is carried on WITHOUT OFFICIAL FORMALITY
- It is carried on WITH A PERSONAL TOUCH
- यह सरकारी औपचारिकता के बिना चलता है
- यह व्यक्तिगत स्पर्श के साथ चलता है
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UNOFFICIAL CORRESPONDENCE AND CIRCULATIONगैर-सरकारी पत्राचार और परिचालन
UNOFFICIAL CORRESPONDENCE is the mode of asking for, and getting, another Department's view on the note file of a case.
- It seeks the CONCURRENCE, OPINION OR REMARKS of another Department or a particular officer
- A note so issued is also called an UNOFFICIAL NOTE, or UO NOTE
- CIRCULATION is the submission of files to the MINISTER OR THE GOVERNOR for information or orders
- इसमें दूसरे विभाग अथवा किसी विशेष अधिकारी की सहमति, राय या टिप्पणी माँगी जाती है
- इस प्रकार जारी नोट को गैर-सरकारी नोट अथवा यूओ नोट भी कहते हैं
- परिचालन का अर्थ है फाइलों को सूचना या आदेश के लिए मंत्री अथवा राज्यपाल के समक्ष प्रस्तुत करना
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THE SIX FORMS OF CORRESPONDENCEपत्राचार के छह रूप
Six forms are listed, and each has its own occasion.
- A LETTER is used for ALL official correspondence, whether to non-officials, subordinates or higher authorities
- PROCEEDINGS communicate an IMPORTANT DECISION of the Head of Office
- A MEMORANDUM is for INTERNAL USE, and for issuing a charge memo or a show cause notice
- An ENDORSEMENT sends a paper or its copy to a subordinate office for information, remarks or disposal
- A DO LETTER is used when an officer corresponds personally, or when the matter needs the addressee's personal attention
- A CIRCULAR communicates important instructions of a STANDING NATURE to be followed uniformly
- पत्र का प्रयोग सभी सरकारी पत्राचार में होता है, चाहे गैर-सरकारी व्यक्ति को, अधीनस्थ को या उच्च प्राधिकारी को
- कार्यवृत्त कार्यालय प्रमुख के किसी महत्वपूर्ण निर्णय को सूचित करते हैं
- ज्ञापन कार्यालय के आंतरिक उपयोग के लिए है, तथा आरोप ज्ञापन या कारण बताओ नोटिस जारी करने के लिए
- पृष्ठांकन किसी कागज या उसकी प्रति को अधीनस्थ कार्यालय को सूचना, टिप्पणी या निपटान के लिए भेजता है
- डीओ पत्र तब प्रयुक्त होता है जब अधिकारी व्यक्तिगत रूप से पत्र लिखे, या विषय पर संबोधित अधिकारी का व्यक्तिगत ध्यान अपेक्षित हो
- परिपत्र स्थायी प्रकृति के महत्वपूर्ण अनुदेश सूचित करता है, जिनका एकसमान पालन होना है
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THE RULES OF CORRESPONDENCEपत्राचार के नियम
Every communication is issued IN THE NAME OF THE HEAD OF OFFICE.
- The content must be COMPLETE, CONDENSED and WITHOUT TOO MANY ENCLOSURES
- REPETITION and unnecessary details are to be avoided
- As far as possible only ONE TOPIC is included in a letter
- A communication to the HIGH COURT is addressed to the REGISTRAR
- A letter to the PSC is addressed to the SECRETARY
- A letter to a CORPORATION OR MUNICIPALITY is addressed to the COMMISSIONER OR THE MAYOR
- विषय-वस्तु पूर्ण, संक्षिप्त तथा बहुत अधिक संलग्नकों से रहित हो
- पुनरावृत्ति तथा अनावश्यक विवरण से बचा जाए
- यथासंभव एक पत्र में एक ही विषय रखा जाए
- उच्च न्यायालय को भेजा संचार रजिस्ट्रार को संबोधित होता है
- लोक सेवा आयोग को पत्र सचिव को संबोधित होता है
- निगम अथवा नगरपालिका को पत्र आयुक्त या महापौर को संबोधित होता है