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ESTIMATEअनुमान

An estimate is a statement of the items of work and materials with their cost, and the labour and other charges for a work. Through it, the competent authority gives ADMINISTRATIVE APPROVAL to the proposed expenditure.

• ESTIMATES REQUIRED FOR
  • Any new construction, procurement, scrapping, abandonment or experimental works
  • Renewals and replacements chargeable to DRF, DF, RSF, SRSF or Capital, costing more than RS 50,000
  • Renewals and replacements chargeable to REVENUE, costing more than RS 2 LAKH
  The notes say the responsibility for preparing estimates lies with the FA&CAO. So a renewal charged to a fund needs an estimate above Rs 50,000, and you should know revenue's limit is Rs 2 lakh.

अनुमान किसी कार्य के मदों और सामग्री की लागत, और श्रम तथा अन्य प्रभारों का विवरण है। इसी से सक्षम प्राधिकारी प्रस्तावित व्यय को प्रशासनिक अनुमोदन देता है।

• अनुमान किसके लिए आवश्यक
  • कोई भी नया निर्माण, खरीद, स्क्रैपिंग, परित्याग या प्रायोगिक कार्य
  • डीआरएफ, डीएफ, आरएसएफ, एसआरएसएफ या पूंजी पर भारित नवीकरण और प्रतिस्थापन, 50,000 रुपये से अधिक लागत के
  • राजस्व पर भारित नवीकरण और प्रतिस्थापन, 2 लाख रुपये से अधिक लागत के
  नोट्स कहते हैं कि अनुमान बनाने का उत्तरदायित्व वित्त सलाहकार का है। अर्थात् निधि पर भारित नवीकरण को 50,000 रुपये से ऊपर अनुमान चाहिए, और आप जानिए कि राजस्व की सीमा 2 लाख रुपये है।

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TYPES OF ESTIMATESअनुमानों के प्रकार

There are SEVEN types, for different stages and purposes.

• A. FOR OPEN LINE WORKS
  • ABSTRACT ESTIMATE (AE), for administrative approval
  • DETAILED ESTIMATE (DE), for technical sanction
  • SUPPLEMENTARY ESTIMATE (SE), for additional work
  • REVISED ESTIMATE (RE), when the work cannot be finished within the sanctioned cost
• B. FOR CONSTRUCTION OF NEW LINE PROJECTS
  • PROJECT ABSTRACT ESTIMATE
  • CONSTRUCTION ESTIMATE
  • COMPLETION ESTIMATE
  The question list gives the sequence for a plan head work as AE, then DE, then SE, then RE. So four types serve open line works and three serve new lines, and you should know the order AE, DE, SE, RE.

अलग-अलग चरणों और उद्देश्यों के लिए सात प्रकार हैं।

• A. ओपन लाइन कार्यों के लिए
  • सार अनुमान (एई), प्रशासनिक अनुमोदन के लिए
  • विस्तृत अनुमान (डीई), तकनीकी स्वीकृति के लिए
  • अनुपूरक अनुमान (एसई), अतिरिक्त कार्य के लिए
  • संशोधित अनुमान (आरई), जब कार्य स्वीकृत लागत में पूरा न हो सके
• B. नई लाइन परियोजनाओं के निर्माण के लिए
  • परियोजना सार अनुमान
  • निर्माण अनुमान
  • समापन अनुमान
  प्रश्न सूची योजना शीर्ष कार्य का क्रम एई, फिर डीई, फिर एसई, फिर आरई देती है। अर्थात् चार प्रकार ओपन लाइन के और तीन नई लाइनों के हैं, और आप क्रम एई, डीई, एसई, आरई जानिए।

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ABSTRACT ESTIMATESसार अनुमान

FOR ADMINISTRATIVE APPROVALप्रशासनिक अनुमोदन के लिए

The competent authority's ADMINISTRATIVE APPROVAL to spend is given at this stage.

• It contains a brief report and justification, and the specification and scope of the work
• It shows the requirement of funds, with cost split by main head and sub head
• It shows the allocation: Capital, DRF, DF and so on
• For works in the sanctioned Works, Machinery and Rolling Stock Programme, the total cost shown there is the AE
• Inclusion in the sanctioned budget carries the Board's administrative approval
• The exception: STRUCTURAL works, other than track renewals, over RS 1 CRORE each need a separate AE to the Board

So you treat inclusion in the Pink Book as administrative approval, except for structural works over Rs 1 crore.व्यय के लिए सक्षम प्राधिकारी का प्रशासनिक अनुमोदन इसी चरण पर मिलता है।

• इसमें संक्षिप्त रिपोर्ट और औचित्य, और कार्य का विनिर्देश और दायरा होता है
• यह निधि की आवश्यकता, मुख्य शीर्ष और उप शीर्ष में बँटी लागत के साथ, दिखाता है
• यह आवंटन दिखाता है: पूंजी, डीआरएफ, डीएफ आदि
• स्वीकृत निर्माण, मशीनरी और चल स्टॉक कार्यक्रम के कार्यों के लिए, वहाँ दिखाई कुल लागत ही एई है
• स्वीकृत बजट में शामिल होना बोर्ड का प्रशासनिक अनुमोदन है
• अपवाद: पथ नवीकरण को छोड़, 1 करोड़ रुपये से अधिक के संरचनात्मक कार्यों को बोर्ड को अलग एई चाहिए

अर्थात् पिंक बुक में शामिल होने को आप प्रशासनिक अनुमोदन मानिए, 1 करोड़ रुपये से अधिक के संरचनात्मक कार्यों को छोड़कर।

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DETAILED ESTIMATESविस्तृत अनुमान

FOR TECHNICAL SANCTIONतकनीकी स्वीकृति के लिए

• It is prepared after the AE's administrative approval, and should not exceed the AE
• No work may START without the DE being sanctioned
• It contains the detailed cost, and an OUTER SHEET with the abstract of cost, report, financial justification and allocation
• Where the work is within the GM's powers, he may give both administrative approval and technical sanction on the DE, with no AE
• A DE is NOT required for a cost of less than RS 5 LAKH
• PRE-VETTING is required where a detailed estimate is not prepared

So the DE is the technical sanction, and you should know no work starts without it.

• यह एई के प्रशासनिक अनुमोदन के बाद बनता है, और एई से अधिक नहीं होना चाहिए
• डीई स्वीकृत हुए बिना कोई कार्य शुरू नहीं हो सकता
• इसमें विस्तृत लागत, और लागत का सार, रिपोर्ट, वित्तीय औचित्य और आवंटन वाला बाहरी पत्रक होता है
• जहाँ कार्य महाप्रबंधक की शक्तियों में हो, वहाँ वह डीई पर ही प्रशासनिक अनुमोदन और तकनीकी स्वीकृति, दोनों दे सकता है, बिना एई
• 5 लाख रुपये से कम लागत के लिए डीई आवश्यक नहीं
• जहाँ विस्तृत अनुमान न बने, वहाँ पूर्व जाँच आवश्यक है

अर्थात् डीई तकनीकी स्वीकृति है, और आप जानिए कि इसके बिना कोई कार्य शुरू नहीं होता।

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SUPPLEMENTARY ESTIMATESअनुपूरक अनुमान

A supplementary estimate is prepared when the SCOPE of work is revised, for something found at a later stage. So an SE covers added work, not a rise in cost.अनुपूरक अनुमान तब बनता है जब कार्य का दायरा बदले, बाद के चरण में मिली किसी बात के लिए। अर्थात् एसई जोड़े गए कार्य के लिए है, लागत बढ़ने के लिए नहीं।

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REVISED ESTIMATESसंशोधित अनुमान

A revised estimate is prepared when it is certain the work CANNOT be completed within the sanctioned cost.

• Usually when spending is expected to exceed the original sanctioned estimate by MORE THAN 10%
• Or beyond the permissible limits set by the MSOP
• It is prepared on the trends of the FIRST 5 MONTHS' earnings and expenditure

So an RE follows a cost overrun above 10%, and you should keep it apart from an SE.संशोधित अनुमान तब बनता है जब निश्चित हो कि कार्य स्वीकृत लागत में पूरा नहीं हो सकता।

• सामान्यतः जब व्यय मूल स्वीकृत अनुमान से 10% से अधिक होने की आशा हो
• या एमएसओपी की अनुमेय सीमाओं से आगे
• यह पहले 5 महीनों की आय और व्यय की प्रवृत्ति पर बनता है

अर्थात् आरई 10% से अधिक लागत बढ़ने पर आता है, और आप इसे एसई से अलग रखिए।

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PROJECT ABSTRACT ESTIMATESपरियोजना सार अनुमान

A project abstract estimate is the AE for a CONSTRUCTION project. So you use it for new line projects, not open line works.परियोजना सार अनुमान किसी निर्माण परियोजना का एई है। अर्थात् आप इसे नई लाइन परियोजनाओं के लिए लेते हैं, ओपन लाइन कार्यों के लिए नहीं।

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CONSTRUCTION ESTIMATESनिर्माण अनुमान

A construction estimate is the DE, prepared after the FINAL LOCATION SURVEY. So the construction estimate is to a project what the DE is to an open line work.निर्माण अनुमान अंतिम स्थान सर्वेक्षण के बाद बना डीई है। अर्थात् परियोजना के लिए निर्माण अनुमान वही है जो ओपन लाइन कार्य के लिए डीई।

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COMPLETION ESTIMATESसमापन अनुमान

A completion estimate is prepared in SUPERSESSION of a construction estimate. The zonal railway may sanction an excess over the original sanctioned abstract cost, for reasons other than price escalation, up to 20%. So the completion estimate replaces the construction estimate, and you should know the 20% limit.समापन अनुमान निर्माण अनुमान के स्थान पर बनता है। क्षेत्रीय रेल मूल स्वीकृत सार लागत से अधिक, मूल्य वृद्धि के अलावा कारणों से, 20% तक स्वीकृत कर सकती है। अर्थात् समापन अनुमान निर्माण अनुमान का स्थान लेता है, और आप 20% की सीमा जानिए।

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SUBSIDIARY POINTS TO BE CHECKEDजाँचे जाने वाले सहायक बिंदु

• 1. The particulars are detailed enough, and the outlay is properly split between CASH and STORES
• 2. All foreseeable INCIDENTAL expenditure is provided for
• 3. For renewal, replacement or dismantlement, CREDIT FOR RELEASED MATERIAL is provided
• 4. For work for other departments, railways or private bodies, DEPARTMENTAL CHARGES are provided
• 5. Estimates for staff quarters and other rent-returning buildings come with a RENT STATEMENT

So you check released material and departmental charges on every estimate.

• 1. विवरण पर्याप्त हैं, और परिव्यय नकद और भंडार के बीच ठीक बँटा है
• 2. सभी पूर्वानुमेय आनुषंगिक व्यय का प्रावधान है
• 3. नवीकरण, प्रतिस्थापन या उखाड़ने में, निकली सामग्री का जमा प्रावधानित है
• 4. अन्य विभागों, रेलों या निजी निकायों के कार्य में विभागीय प्रभार प्रावधानित हैं
• 5. कर्मचारी क्वार्टरों और अन्य किराया देने वाले भवनों के अनुमानों के साथ किराया विवरण होता है

अर्थात् हर अनुमान पर आप निकली सामग्री और विभागीय प्रभार जाँचिए।