1

THE OBJECTउद्देश्य

STATED IN TWO HALVESदो हिस्सों में कहा गया

Both halves matter, and an answer with only the first is half an answer.

• To ensure the materials ACCORD WITH THE DESCRIPTION AND SPECIFICATION shown in the BOOK BALANCES.
• To ensure any EXCESS OR DEFICIENCY noticed is PROPERLY INVESTIGATED AND ACCOUNTED FOR.

Finding the discrepancy is only half the duty. Investigating it and accounting for it is the other half, and that is the half you are likely to drop.दोनों हिस्से मायने रखते हैं, और केवल पहला बताने वाला उत्तर आधा उत्तर है।

• यह सुनिश्चित करना कि सामग्री बही शेष में दर्शाए विवरण और विनिर्देश के अनुरूप है।
• यह सुनिश्चित करना कि दिखी किसी भी अधिकता या कमी की उचित जाँच हो और उसका लेखा हो।

विसंगति खोज लेना कर्तव्य का आधा हिस्सा है। उसकी जाँच और लेखा दूसरा आधा है, और यही आधा आपसे छूटने की संभावना है।

Object of Stock Verification

2

THE FOUR TYPESचार प्रकार

DISTINGUISHED BY WHO DOES ITभेद इससे कि करता कौन है

There are FOUR types of verification, and what tells them apart is simply WHO carries it out.

• ACCOUNTS VERIFICATION — by accounts staff.
• DEPARTMENTAL VERIFICATION — by depot staff.
• VERIFICATION BY VIGILANCE.
• SELF VERIFICATION.

Once you see that the name states the agency, you cannot get the list wrong.सत्यापन के चार प्रकार हैं, और इन्हें अलग करता है केवल यह कि इसे अंजाम कौन देता है।

• लेखा सत्यापन — लेखा कर्मचारियों द्वारा।
• विभागीय सत्यापन — डिपो कर्मचारियों द्वारा।
• सतर्कता द्वारा सत्यापन।
• स्व-सत्यापन।

यह दिख जाए कि नाम ही एजेंसी बता रहा है, तो सूची गलत हो ही नहीं सकती।

Types of Stock Verification

3

★★★★★ asked in 9 exams9 परीक्षाओं में पूछा गया

AFA — 18 May 2025 · AMM — 4 May 2025 · AMM — 18 May 2025 · ACM — 2023, 70% quota (Supplementary) · AMM — 2023, 70% quota (Main) · AMM — 2023, 70% quota (Supplementary) · AEE — 2022, 30% LDCE quota · AMM — 2022, 30% LDCE quota · ASTE — 2022, 30% LDCE quota

THE STOCK VERIFIER'S SHEET AND THE BIN CARDस्टॉक सत्यापक की शीट और बिन कार्ड

Accounts verification has its own people and its own paper, and each is asked.

• The STOCK VERIFIER works under the direction of the INSPECTOR OF STORES ACCOUNTS, the ISA, who allots the work
• The verifier's stock verification sheet is FORM S.1260, made in three copies: ward, depot officer and Accounts
• The verifier must see that every item in the depot is verified by the procedure, and that NONE is left UNVERIFIED
• A report by an ISA or ASV on PROCEDURAL IRREGULARITIES in maintaining stock is a NARRATIVE REPORT

The BIN CARD is the record kept at the bin, showing the quantity of each material held in the depot. After verification it is adjusted to tally with the ground stock. So if you are asked the SV sheet, write S.1260.लेखा सत्यापन के अपने लोग और अपने कागज हैं, और हर एक पूछा जाता है।

• स्टॉक सत्यापक भंडार लेखा निरीक्षक, अर्थात् आईएसए, के निर्देशन में काम करता है, जो काम बाँटता है
• सत्यापक की स्टॉक सत्यापन शीट प्रपत्र एस.1260 है, जो तीन प्रतियों में बनती है: वार्ड, डिपो अधिकारी और लेखा
• सत्यापक को देखना होता है कि डिपो की हर मद का प्रक्रिया से सत्यापन हो, और कोई मद असत्यापित न रहे
• स्टॉक के रखरखाव में प्रक्रियात्मक अनियमितताओं पर आईएसए या एएसवी की रिपोर्ट वर्णनात्मक रिपोर्ट कहलाती है

बिन कार्ड बिन पर रखा अभिलेख है, जो डिपो में रखी हर सामग्री की मात्रा दिखाता है। सत्यापन के बाद इसे जमीनी स्टॉक से मिलाने के लिए समायोजित किया जाता है। अर्थात् यदि आपसे एसवी शीट पूछी जाए, तो एस.1260 लिखिए।

4

FREQUENCYआवृत्ति

SET BY WHAT IS BEING VERIFIEDइससे तय कि सत्यापन किसका हो रहा है

These are figures you will be asked directly, so learn them against their subject.

• MATERIALS-AT-SITE of works — ONCE A YEAR.
• Stores with IMPREST HOLDERS — ONCE IN TWO YEARS.
• ALL TOOLS AND PLANT — ONCE IN THREE YEARS.
• MACHINERY AND PLANT — ONCE IN THREE YEARS.
• IN-PROCESS INVENTORY in workshops and Production Units, especially costly and pilferable items — ONCE IN THREE YEARS.
• Stores in the custody of INSPECTORS — ONCE IN THREE YEARS.
• INACTIVE OR SURPLUS stores — ONCE IN 12 MONTHS.

Notice the last one. Inactive stock is checked yearly, more often than tools and plant.ये आँकड़े आपसे सीधे पूछे जाएँगे, इसलिए इन्हें अपने विषय के साथ सीखिए।

• कार्यों की स्थल-सामग्री — वर्ष में एक बार।
• इम्प्रेस्ट धारकों के पास भंडार — दो वर्ष में एक बार।
• सभी औजार एवं संयंत्र — तीन वर्ष में एक बार।
• मशीनरी एवं संयंत्र — तीन वर्ष में एक बार।
• कारखानों और उत्पादन इकाइयों की प्रक्रियाधीन माल-सूची, विशेषकर महँगी और चोरी योग्य मदें — तीन वर्ष में एक बार।
• निरीक्षकों की अभिरक्षा में भंडार — तीन वर्ष में एक बार।
• निष्क्रिय या अधिशेष भंडार — 12 माह में एक बार।

अंतिम पर ध्यान दीजिए। निष्क्रिय स्टॉक की जाँच हर वर्ष होती है, औजार एवं संयंत्र से भी अधिक बार।

Frequency of Stock Verification

5

★ asked in 1 exam1 परीक्षा में पूछा गया

AME — 22 June 2025

INSIDE A DEPOTडिपो के भीतर

FREQUENCY FOLLOWS THE ITEM'S CLASSआवृत्ति मद के वर्ग से चलती है

Within a depot the frequency is set by class, and there is a fourth class here you may not expect.

• A ITEMS — ONCE IN SIX MONTHS.
• B ITEMS — ONCE IN A YEAR.
• C ITEMS — ONCE IN TWO YEARS.
• D ITEMS — ONCE IN A YEAR. These are all items that have had NO ISSUE FOR 12 MONTHS AND OVER.

Now look at what that means. D ITEMS ARE VERIFIED MORE OFTEN THAN C ITEMS, despite not moving at all. That is the line a question is built on.डिपो के भीतर आवृत्ति वर्ग से तय होती है, और यहाँ एक चौथा वर्ग है जिसकी आप अपेक्षा नहीं करेंगे।

• 'ए' मदें — छह माह में एक बार।
• 'बी' मदें — वर्ष में एक बार।
• 'सी' मदें — दो वर्ष में एक बार।
• 'डी' मदें — वर्ष में एक बार। ये वे सब मदें हैं जिनका 12 माह या उससे अधिक से कोई निर्गम नहीं हुआ।

अब देखिए इसका अर्थ क्या है। 'डी' मदों का सत्यापन 'सी' मदों से अधिक बार होता है, जबकि वे चलती ही नहीं। प्रश्न इसी पंक्ति पर बनता है।

Depot verification frequency

6

DEPARTMENTAL VERIFICATION IS DELIBERATELY SELECTIVEविभागीय सत्यापन जानबूझकर चयनात्मक है

It is a BACK CHECK on receipts and issues. It is NOT exhaustive, and that is by design rather than by neglect. It covers four things.

• Items with LARGE ANNUAL CONSUMPTION.
• Items with REGULAR AND FREQUENT ISSUES.
• NON-FERROUS items.
• PILFERABLE items.

The list is drawn up and GOT APPROVED BY THE COS. So if you are asked who approves it, the answer is not the depot officer.यह प्राप्तियों और निर्गमों पर पिछली जाँच है। यह विस्तृत नहीं है, और यह उपेक्षा नहीं बल्कि सोची-समझी रचना है। यह चार बातों को समेटता है।

• बड़ी वार्षिक खपत वाली मदें।
• नियमित और बार-बार निर्गम वाली मदें।
• अलौह मदें।
• चोरी योग्य मदें।

सूची बनाकर सीओएस से अनुमोदित कराई जाती है। इसलिए कौन अनुमोदन करता है — यह पूछा जाए तो उत्तर डिपो अधिकारी नहीं है।

Departmental verification

7

WAIVER FROM DEPARTMENTAL VERIFICATIONविभागीय सत्यापन से छूट

THREE GROUNDSतीन आधार

An item may be waived from departmental verification, and there are exactly THREE grounds. Give all three, because two will not earn you the mark.

• That ACCOUNTS VERIFICATION IS ALREADY IN PROGRESS.
• That the stock is so HEAVY that verification would involve much labour and handling.
• That the item was VERIFIED DURING THE LAST THREE MONTHS.

किसी मद को विभागीय सत्यापन से छूट दी जा सकती है, और आधार ठीक तीन हैं। तीनों बताइए, क्योंकि दो से आपको अंक नहीं मिलेगा।

• कि लेखा सत्यापन पहले से चल रहा है।
• कि स्टॉक इतना भारी है कि सत्यापन में बहुत श्रम और उठा-धरा लगेगा।
• कि उस मद का सत्यापन पिछले तीन माह में हो चुका है।

Waiver from departmental verification

8

★ asked in 1 exam1 परीक्षा में पूछा गया

AEE — 2022, 30% LDCE quota

DEAD STOCK AND LOW-VALUE T&Pमृत स्टॉक और कम मूल्य के टी एंड पी

DISCRETION, BUT NOT SILENTविवेक, पर मौन नहीं

Take DEAD STOCK and TOOLS AND PLANT OF LOW VALUE. There the stock verifier MAY USE HIS DISCRETION to omit low-value articles and concentrate on more important items.

• The examples given are NOTICE BOARDS, NAME BOARDS, TICKET NIPPERS, CARRIAGE KEYS and STATION SEALS.

But the discretion is NOT SILENT, and that is the part you must add.

• The verifier MUST SHOW AT THE END OF THE STOCK SHEET the articles omitted from verification.

So he may skip them; he may not hide that he skipped them.मृत स्टॉक तथा कम मूल्य के औजार एवं संयंत्र को लीजिए। वहाँ स्टॉक सत्यापक अपने विवेक से कम मूल्य की वस्तुएँ छोड़ सकता है और अधिक महत्वपूर्ण मदों पर ध्यान दे सकता है।

• दिए गए उदाहरण हैं सूचना पट्ट, नाम पट्ट, टिकट निपर, कैरिज चाबियाँ और स्टेशन मुहरें।

पर यह विवेक मौन नहीं है, और यही हिस्सा आपको जोड़ना चाहिए।

• सत्यापक को स्टॉक शीट के अंत में वे वस्तुएँ दिखानी ही होंगी जो सत्यापन से छोड़ी गईं।

अर्थात् वह उन्हें छोड़ सकता है; छोड़ा है यह छिपा नहीं सकता।

Verification of dead stock and low-value T&P