1

Any defalcation or loss of cash, stores or other Government property must be reported immediately on discovery to the head of the division or department, and in serious cases to the General Manager as well.नकदी, भंडार या अन्य सरकारी संपत्ति के किसी भी गबन या हानि की सूचना पता चलते ही मंडल या विभाग के प्रमुख को, और गंभीर मामलों में महाप्रबंधक को भी तुरंत दी जानी चाहिए।

2

Copies go at the same time to the FA&CAO, who forwards a copy to the Chief Auditor.प्रतियाँ उसी समय एफए एंड सीएओ को जाती हैं, जो एक प्रति मुख्य लेखा परीक्षक को भेजते हैं।

3

If the Accounts Officer finds the loss first, he must immediately tell the administrative authority the facts and ask for a proper investigation, sending a copy of his letter to the Chief Auditor.यदि हानि पहले लेखा अधिकारी को पता चले, तो वे तुरंत प्रशासनिक प्राधिकारी को तथ्य बताकर उचित जाँच के लिए कहेंगे, और अपने पत्र की प्रति मुख्य लेखा परीक्षक को भेजेंगे।

4

If the administrative authority finds it first, that authority must immediately report to the Accounts Officer, who forwards a copy to the Chief Auditor.यदि पहले प्रशासनिक प्राधिकारी को पता चले, तो वे तुरंत लेखा अधिकारी को सूचित करेंगे, जो एक प्रति मुख्य लेखा परीक्षक को भेजेंगे।

5

Money limits worth remembering — petty cases of loss not exceeding Rs 500 each need not be reported to the FA&CAO, nor by him to the Chief Auditor, unless the case has important features needing detailed investigation.याद रखने योग्य सीमाएँ — प्रत्येक 500 रुपये से अधिक न होने वाले फुटकर हानि के मामलों की सूचना एफए एंड सीएओ को, और उनके द्वारा मुख्य लेखा परीक्षक को, देना आवश्यक नहीं, जब तक कि मामले में विस्तृत जाँच योग्य महत्वपूर्ण विशेषताएँ न हों।

6

Where the loss does not exceed Rs 50,000, the case need not be reported to the Railway Board, unless it has unusual features or shows serious defects in procedure.जहाँ हानि 50,000 रुपये से अधिक न हो, वहाँ मामले की सूचना रेलवे बोर्ड को देना आवश्यक नहीं, जब तक कि उसमें असामान्य विशेषताएँ न हों या वह प्रक्रिया में गंभीर खामियाँ न दिखाए।

7

Every important case of loss — whether from fraud, from negligence, or purely from an accident such as fire — must be brought to the notice of the Railway Board by the General Manager through a preliminary report within SIX WEEKS from the date the loss was detected.हानि का प्रत्येक महत्वपूर्ण मामला — चाहे धोखाधड़ी से हो, लापरवाही से, या पूर्णतः आग जैसी दुर्घटना से — महाप्रबंधक द्वारा हानि का पता चलने की तिथि से छह सप्ताह के भीतर प्रारंभिक रिपोर्ट के माध्यम से रेलवे बोर्ड के ध्यान में लाया जाना चाहिए।

8

A copy of that report goes to the Chief Auditor at the same time, through the FA&CAO. A detailed report follows the preliminary one.उस रिपोर्ट की एक प्रति उसी समय एफए एंड सीएओ के माध्यम से मुख्य लेखा परीक्षक को जाती है। प्रारंभिक रिपोर्ट के बाद विस्तृत रिपोर्ट भेजी जाती है।

9

The preliminary report is based on first-hand information and must bring out the nature of the loss, and whether the matter has been reported to the Civil Police, GRP or RPF and to departmental authorities.प्रारंभिक रिपोर्ट प्रत्यक्ष जानकारी पर आधारित होती है और उसमें हानि की प्रकृति स्पष्ट होनी चाहिए, तथा यह भी कि मामला सिविल पुलिस, जीआरपी या आरपीएफ और विभागीय प्राधिकारियों को बताया गया या नहीं।