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★ asked in 1 exam1 परीक्षा में पूछा गया

AFA — 4 May 2025

Paras 1102 and 1103 — REPORT OF LOSSESपैरा 1102 और 1103 — हानियों की सूचना

• Para 1102Any defalcation or loss of cash, stores or property is reported IMMEDIATELY on discovery.
  • To the HEAD OF THE DIVISION OR DEPARTMENT, and in serious cases to the GM as well
  • Copies go at once to the FA&CAO, who forwards one to the CHIEF AUDITOR
  • If the ACCOUNTS OFFICER finds it first, he tells the administrative authority and asks for proper investigation
  • He copies that letter to the Chief Auditor
  • If the ADMINISTRATIVE AUTHORITY finds it first, it reports to the Accounts Officer, who copies the Chief Auditor
  • PETTY cases, up to RS 500 each, skip the FA&CAO and Chief Auditor, unless important features exist
  • Every important case, from fraud, negligence or an accident such as fire, goes to the BOARD through the GM
  • The GM's PRELIMINARY REPORT reaches the Board within SIX WEEKS of detection, copied to the Chief Auditor
  • Losses up to RS 50,000 need not go to the Board, unless unusual features or serious procedural defects appear
  The preliminary report, on first-hand facts, brings out five things.
  • (i) The nature of the loss
  • (ii) Whether it went to Civil or GR Police, RPF and a Departmental Enquiry Committee
  • (iii) The amount, actual or approximate
  • (iv) Steps taken to plug the loopholes
  • (v) The names of the staff apparently responsible
• Para 1103The GM's DETAILED REPORT brings out six things.
  • (a) The amount involved and recovered
  • (b) The MODUS OPERANDI of the fraud
  • (c) The checks required by rule but omitted, which eased the fraud
  • (d) Whether the procedure is ineffective, and what changes are suggested
  • (e) Disciplinary action taken, and whether it is adequate
  • (f) Whether the FA&CAO agrees; any disagreement is reported to the Board VERBATIM
  Above RS 50,000, it goes with the POLICE REPORT, the Enquiry Committee's proceedings and the administration's comments. Up to Rs 50,000, a committee of TWO DEPUTY HODs, one a Deputy CAO, reviews the finalised case instead. The Board then gets the gist of recommendations, special features found, and the review's result with action taken. So losses above Rs 50,000 go to the Board in full, and you should know the six-week limit.

• पैरा 1102नकदी, भंडार या संपत्ति का कोई गबन या हानि पता चलते ही तुरंत सूचित की जाती है।
  • मंडल या विभाग के प्रमुख को, और गंभीर मामलों में महाप्रबंधक को भी
  • प्रतियाँ तुरंत वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी को जाती हैं, जो एक मुख्य लेखापरीक्षक को भेजता है
  • यदि लेखा अधिकारी पहले पाए, तो वह प्रशासनिक प्राधिकारी को बताकर उचित जाँच माँगता है
  • वह उस पत्र की प्रति मुख्य लेखापरीक्षक को भेजता है
  • यदि प्रशासनिक प्राधिकारी पहले पाए, तो वह लेखा अधिकारी को सूचित करता है, जो मुख्य लेखापरीक्षक को प्रति भेजता है
  • हर एक 500 रुपये तक के छोटे मामले वित्त सलाहकार और मुख्य लेखापरीक्षक को नहीं जाते, जब तक महत्वपूर्ण पहलू न हों
  • धोखाधड़ी, लापरवाही या आग जैसी दुर्घटना से हर महत्वपूर्ण मामला महाप्रबंधक के माध्यम से बोर्ड को जाता है
  • महाप्रबंधक की प्रारंभिक रिपोर्ट पता चलने के छह सप्ताह में बोर्ड पहुँचती है, प्रति मुख्य लेखापरीक्षक को
  • 50,000 रुपये तक की हानियाँ बोर्ड को नहीं जातीं, जब तक असामान्य पहलू या प्रक्रिया के गंभीर दोष न दिखें
  प्रारंभिक रिपोर्ट, प्रत्यक्ष तथ्यों पर, पाँच बातें बताती है।
  • (i) हानि का स्वरूप
  • (ii) क्या यह सिविल या जीआर पुलिस, आरपीएफ और विभागीय जाँच समिति को सूचित हुई
  • (iii) राशि, वास्तविक या अनुमानित
  • (iv) खामियाँ बंद करने के लिए उठाए कदम
  • (v) प्रत्यक्ष रूप से उत्तरदायी कर्मचारियों के नाम
• पैरा 1103महाप्रबंधक की विस्तृत रिपोर्ट छह बातें बताती है।
  • (a) शामिल और वसूल की गई राशि
  • (b) धोखाधड़ी का तरीका
  • (c) नियम से आवश्यक पर छोड़ी गई जाँचें, जिनसे धोखाधड़ी आसान हुई
  • (d) क्या प्रक्रिया अप्रभावी है, और क्या बदलाव सुझाए गए
  • (e) की गई अनुशासनिक कार्रवाई, और क्या वह पर्याप्त है
  • (f) क्या वित्त सलाहकार सहमत है; कोई असहमति बोर्ड को शब्दशः सूचित होती है
  50,000 रुपये से अधिक पर, यह पुलिस रिपोर्ट, जाँच समिति की कार्यवाही और प्रशासन की टिप्पणियों के साथ जाती है। 50,000 रुपये तक, इसके बजाय दो उप विभागाध्यक्षों की समिति, जिनमें एक उप मुख्य लेखा अधिकारी हो, अंतिम मामले की समीक्षा करती है। तब बोर्ड को सिफारिशों का सार, पाए गए विशेष पहलू, और की गई कार्रवाई सहित समीक्षा का परिणाम मिलता है। अर्थात् 50,000 रुपये से अधिक की हानियाँ पूरी तरह बोर्ड को जाती हैं, और आप छह सप्ताह की सीमा जानिए।

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Para 1104 — LOSSES INVOLVING THE RESERVE BANKपैरा 1104 — रिजर्व बैंक से जुड़ी हानियाँ

Where the RESERVE BANK may be liable to Government for a loss, a report also goes to the RAILWAY BOARD without delay.

• The Board has the facts examined at once, while fresh, by officers of the Bank and of Government
• The aim is an AMICABLE SETTLEMENT, or else a stated case for an outside ARBITRATOR or legal authority
• This runs independently of any departmental or police inquiry

So a loss touching the Reserve Bank goes straight to the Board, and you don't wait for the police.जहाँ किसी हानि के लिए रिजर्व बैंक सरकार के प्रति उत्तरदायी हो सकता है, वहाँ रेलवे बोर्ड को भी बिना देरी रिपोर्ट जाती है।

• बोर्ड तथ्य ताजा रहते ही बैंक और सरकार के अधिकारियों से तुरंत जँचवाता है
• लक्ष्य सौहार्दपूर्ण समझौता है, अन्यथा बाहरी मध्यस्थ या विधि प्राधिकारी के लिए एक तैयार मामला
• यह किसी विभागीय या पुलिस जाँच से स्वतंत्र चलता है

अर्थात् रिजर्व बैंक से जुड़ी हानि सीधे बोर्ड को जाती है, और आप पुलिस की प्रतीक्षा नहीं करते।

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Para 1105 — INVESTIGATION OF LOSSESपैरा 1105 — हानियों की जाँच

It is of the greatest importance to avoid DELAY in investigating a loss from fraud, negligence or financial irregularity.

• The administrative authority may call on the Accounts Officer for all relevant VOUCHERS and documents
• For a complex case needing an EXPERT Accounts Officer, he applies at once to the GM
• The GM arranges investigating staff with the FA&CAO
• Both authorities are then PERSONALLY RESPONSIBLE, in their own spheres, for a speedy inquiry

So you ask the GM for expert accounts staff, and both sides then answer for delay.धोखाधड़ी, लापरवाही या वित्तीय अनियमितता से हुई हानि की जाँच में देरी से बचना सबसे अधिक महत्वपूर्ण है।

• प्रशासनिक प्राधिकारी लेखा अधिकारी से सभी संबंधित वाउचर और दस्तावेज माँग सकता है
• किसी जटिल मामले में विशेषज्ञ लेखा अधिकारी चाहिए, तो वह तुरंत महाप्रबंधक से आवेदन करता है
• महाप्रबंधक वित्त सलाहकार के साथ जाँच कर्मचारियों की व्यवस्था करता है
• तब दोनों प्राधिकारी अपने-अपने क्षेत्र में शीघ्र जाँच के लिए स्वयं उत्तरदायी होते हैं

अर्थात् विशेषज्ञ लेखा कर्मचारी आप महाप्रबंधक से माँगिए, और तब देरी के लिए दोनों पक्ष उत्तरदायी हैं।

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Para 1106 — LEGAL ADVICEपैरा 1106 — विधिक सलाह

• Where JUDICIAL PROCEEDINGS seem likely, competent legal advice is taken as soon as the possibility emerges
• Where fraud or a criminal offence is reasonably suspected, a PROSECUTION is attempted
• The exception is where legal advisers think the evidence will not secure a CONVICTION
• The REASONS for not prosecuting are always placed ON RECORD

So prosecution is the rule on suspected fraud, and you record why if you don't prosecute.

• जहाँ न्यायिक कार्यवाही की संभावना दिखे, वहाँ संभावना उभरते ही सक्षम विधिक सलाह ली जाती है
• जहाँ धोखाधड़ी या आपराधिक अपराध का उचित संदेह हो, वहाँ अभियोजन का प्रयास होता है
• अपवाद तब है जब विधि सलाहकार मानें कि साक्ष्य से दोषसिद्धि नहीं होगी
• अभियोजन न करने के कारण सदा अभिलेख पर रखे जाते हैं

अर्थात् संदिग्ध धोखाधड़ी पर अभियोजन नियम है, और यदि आप न करें तो कारण दर्ज कीजिए।