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QUANTITY CHECKING, AND WHY DELAY IS FATALमात्रा की जाँच, और देरी क्यों घातक है

QUANTITY CHECKING IS GENERALLY 100%, and it must be done IMMEDIATELY on receipt.

• Packages are opened and contents THOROUGHLY CHECKED, with fragile items checked carefully.
• Any SHORTAGE, DAMAGE OR BREAKAGE is advised to the supplier AT ONCE.
• For VALUABLE CONSIGNMENTS, a PANCHANAMA should be drawn up for the shortage.

• WHY DELAY IS CONDEMNEDGive the LEGAL reason, not an administrative one, because that is the part that earns the mark.
  • Packages are not generally watertight. If moisture enters and damages the material, the SUPPLIER CANNOT BE HELD RESPONSIBLE.
  • Suppliers may also refuse to accept a shortage advised after an UNDULY LONG PERIOD.
  So the railway loses its remedy by waiting. Give that reason if you are asked why the rule says immediately.

मात्रा की जाँच सामान्यतः शत-प्रतिशत होती है, और यह प्राप्ति पर तत्काल की जानी चाहिए।

• पैकेट खोलकर सामग्री की पूरी जाँच की जाती है, नाजुक मदों की सावधानी से।
• किसी भी कमी, क्षति या टूट-फूट की सूचना आपूर्तिकर्ता को तुरंत दी जाती है।
• मूल्यवान खेपों के लिए कमी का पंचनामा बनाया जाना चाहिए।

• देरी की भर्त्सना क्यों की जाती हैविधिक कारण दीजिए, प्रशासनिक नहीं, क्योंकि अंक यही हिस्सा दिलाता है।
  • पैकेट सामान्यतः जलरोधी नहीं होते। नमी घुसकर सामग्री बिगाड़ दे, तो आपूर्तिकर्ता को उत्तरदायी नहीं ठहराया जा सकता।
  • बहुत लंबे समय बाद बताई गई कमी को आपूर्तिकर्ता स्वीकार करने से मना भी कर सकते हैं।
  अर्थात् प्रतीक्षा करके रेलवे अपना उपचार खो देती है। नियम तत्काल क्यों कहता है — पूछे जाने पर यही कारण दीजिए।

Materials Management on Indian Railways, paras 9.4.1 to 9.4.3

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THE RECEIPT NOTE, AND HOW MANY COPIESप्राप्ति टिप्पण, और कितनी प्रतियाँ

The RECEIPT NOTE (R NOTE) is granted by the depot when stock items received are found to be AS PER SPECIFICATION. The number of copies depends on the CONTRACT, and that is the detail you will be tested on.

• FIVE COPIES for RAILWAY CONTRACTS.
• FOUR for DGS&D CONTRACTS, because no supplier copy is needed there.
• SIX where the INSPECTING DEPOT AND THE RECEIVING DEPOT ARE DIFFERENT.

• WHERE THE FIVE GO
  • Copy 1 — DEPOT RECORD
  • Copy 2 — STORES ACCOUNTS. The EDP posting is done through this one.
  • Copy 3 — SUPPLIER
  • Copy 4 — ACCOUNTS, BILL PAYING OFFICER
  • Copy 5 — THE AUTHORITY WHO PLACED THE ORDER (C.O.S.)

प्राप्ति टिप्पण डिपो तब देता है जब प्राप्त स्टॉक मदें विनिर्देश के अनुरूप पाई जाती हैं। प्रतियों की संख्या संविदा पर निर्भर करती है, और यही ब्योरा आपसे पूछा जाएगा।

• रेलवे संविदाओं के लिए पाँच प्रतियाँ।
• डीजीएसएंडडी संविदाओं के लिए चार, क्योंकि वहाँ आपूर्तिकर्ता प्रति की आवश्यकता नहीं।
• जहाँ निरीक्षण करने वाला और प्राप्त करने वाला डिपो अलग-अलग हों, वहाँ छह।

• पाँचों कहाँ जाती हैं
  • प्रति 1 — डिपो अभिलेख
  • प्रति 2 — भंडार लेखा। ईडीपी प्रविष्टि इसी से होती है।
  • प्रति 3 — आपूर्तिकर्ता
  • प्रति 4 — लेखा, बिल भुगतान अधिकारी
  • प्रति 5 — वह प्राधिकारी जिसने आदेश दिया (सी.ओ.एस.)

Materials Management on Indian Railways, para 9.6.1

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REJECTED CONSIGNMENTS, AND TWO DIFFERENT CLOCKSअस्वीकृत खेप, और दो अलग घड़ियाँ

Material not as per order specification is REJECTED. A REJECTION ADVICE is issued to the firm to remove it from railway premises.

• If any ADVANCE PAYMENT was already made, Accounts must be advised IMMEDIATELY to recover it, and the firm pursued for the refund.

• THE FREE TIME — AND WHERE IT IS COUNTED FROMThe free time allowed to remove the material differs by contract. The two are counted from DIFFERENT EVENTS, and that is exactly what a question will turn on, so read both lines again before you answer.
  • DGS&D CONTRACTS — 14 DAYS FROM THE DATE OF RECEIPT of the Rejection Advice.
  • RAILWAY CONTRACTS — 21 DAYS FROM THE DATE OF ISSUE.
  Beyond that the supplier becomes liable to GROUND RENT at the prescribed rates, which are generally quoted in the Rejection Advice itself.

जो सामग्री आदेश के विनिर्देश के अनुरूप न हो वह अस्वीकृत की जाती है। फर्म को अस्वीकृति सूचना दी जाती है कि वह उसे रेल परिसर से हटा ले।

• यदि कोई अग्रिम भुगतान पहले हो चुका हो, तो लेखा विभाग को तुरंत सूचित कर वसूली करानी होगी, और फर्म से धन वापसी का पीछा करना होगा।

• निःशुल्क समय — और वह गिना कहाँ से जाता हैसामग्री हटाने के लिए दिया गया निःशुल्क समय संविदा के अनुसार अलग-अलग है। दोनों अलग-अलग घटनाओं से गिने जाते हैं, और प्रश्न ठीक इसी पर टिकेगा, इसलिए दोनों पंक्तियाँ आप दो बार पढ़िए।
  • डीजीएसएंडडी संविदाएँ — अस्वीकृति सूचना की प्राप्ति की तारीख से 14 दिन।
  • रेलवे संविदाएँ — जारी होने की तारीख से 21 दिन।
  उसके बाद आपूर्तिकर्ता निर्धारित दरों पर भूमि किराया देने का उत्तरदायी हो जाता है, जो प्रायः अस्वीकृति सूचना में ही दर्ज रहती हैं।

Materials Management on Indian Railways, paras 9.7.1 and 9.7.2