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WHY THIS ONE SUB-SECTION IS SET OUT SEPARATELYयह एक उपधारा अलग से क्यों दी गई है

Of everything in the Rajbhasha syllabus, this is the provision asked most often. Give it the time it deserves. Section 3(3) says that BOTH HINDI AND THE ENGLISH LANGUAGE SHALL BE USED for a named list of documents. Three things in that sentence decide most of the answers.

• THE WORD IS "SHALL", NOT "MAY"Elsewhere in Section 3 English MAY be used. Here BOTH languages MUST be used. There is no choice and no discretion.
• IT IS "BOTH", NOT "EITHER"A document on this list issued only in Hindi is a breach, exactly as much as one issued only in English. You may assume Hindi alone must be safe. It is not.
• THE LIST IS CLOSEDOnly the documents named in the sub-section are covered. It does not apply to every paper in the office. So learn the list, because the question is usually "which of these is NOT covered".

राजभाषा पाठ्यक्रम में जो कुछ है, उसमें सबसे अधिक बार यही उपबंध पूछा जाता है। इसे उतना समय दीजिए जितना यह माँगता है। धारा 3(3) कहती है कि नाम लेकर गिनाए गए दस्तावेजों के लिए हिंदी और अंग्रेजी, दोनों भाषाओं का प्रयोग किया जाएगा। इस वाक्य की तीन बातें अधिकांश उत्तर तय कर देती हैं।

• शब्द "जाएगा" है, "जा सकता है" नहींधारा 3 में और जगह अंग्रेजी का प्रयोग किया जा सकता है। यहाँ दोनों भाषाओं का प्रयोग करना ही होगा। न कोई विकल्प, न कोई विवेक।
• "दोनों" है, "कोई एक" नहींइस सूची का कोई दस्तावेज केवल हिंदी में जारी हो तो वह भी उतना ही उल्लंघन है जितना केवल अंग्रेजी में जारी होना। आप मान लेंगे कि अकेली हिंदी तो सुरक्षित होगी। नहीं है।
• सूची बंद हैकेवल वे ही दस्तावेज आते हैं जो उपधारा में नाम लेकर गिनाए गए हैं। यह कार्यालय के हर कागज पर लागू नहीं होती। इसलिए सूची याद कीजिए, क्योंकि प्रश्न प्रायः यही होता है कि इनमें से कौन-सा इसमें नहीं आता।

OL Act 1963, s.3(3)

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THE LIST, IN THE ACT'S OWN THREE CLAUSESसूची, अधिनियम के अपने तीन खंडों में

The sub-section itself divides the documents into three clauses. Learn them in the Act's own order, because that is the order a question follows.

• (i) RULES, ORDERS AND ANNOUNCEMENTSRESOLUTIONS, GENERAL ORDERS, RULES, NOTIFICATIONS, ADMINISTRATIVE OR OTHER REPORTS, and PRESS COMMUNIQUES. Now ask who issues them. The Central Government, or any Ministry, Department or office of it. Also a corporation or company owned or controlled by the Central Government, or any office of such a corporation or company.
• (ii) PAPERS PLACED BEFORE PARLIAMENTADMINISTRATIVE AND OTHER REPORTS and OFFICIAL PAPERS laid before a House or the Houses of Parliament.
• (iii) THE GOVERNMENT'S DEALINGS WITH OUTSIDERS
  • CONTRACTS and AGREEMENTS executed.
  • LICENCES, PERMITS, NOTICES and FORMS OF TENDER issued.
  Again, by or on behalf of the Central Government or any Ministry, Department or office of it, or by such a corporation or company. Notice one thing running through all three clauses. A GOVERNMENT COMPANY OR CORPORATION is covered just like a Ministry. So a railway PSU issuing a tender form is inside this sub-section. You may think it applies only to Government offices. It does not.

उपधारा स्वयं दस्तावेजों को तीन खंडों में बाँटती है। इन्हें अधिनियम के अपने क्रम में याद कीजिए, क्योंकि प्रश्न उसी क्रम से चलता है।

• (i) नियम, आदेश और घोषणाएँसंकल्प, साधारण आदेश, नियम, अधिसूचनाएँ, प्रशासनिक या अन्य प्रतिवेदन, तथा प्रेस विज्ञप्तियाँ। अब पूछिए कि इन्हें जारी कौन करता है। केंद्र सरकार, या उसका कोई मंत्रालय, विभाग या कार्यालय। साथ ही केंद्र सरकार के स्वामित्व या नियंत्रण वाला कोई निगम या कंपनी, या ऐसे निगम या कंपनी का कोई कार्यालय।
• (ii) संसद के समक्ष रखे जाने वाले कागजसंसद के किसी सदन या दोनों सदनों के समक्ष रखे जाने वाले प्रशासनिक तथा अन्य प्रतिवेदन और राजकीय कागजपत्र।
• (iii) सरकार का बाहरवालों के साथ व्यवहार
  • निष्पादित संविदाएँ और करार।
  • जारी की गई अनुज्ञप्तियाँ, अनुज्ञापत्र, सूचनाएँ और निविदा प्रपत्र।
  ये भी केंद्र सरकार या उसके किसी मंत्रालय, विभाग या कार्यालय द्वारा या उसकी ओर से, या ऐसे निगम या कंपनी द्वारा। तीनों खंडों में एक बात लगातार चल रही है, उस पर ध्यान दीजिए। सरकारी कंपनी या निगम भी मंत्रालय की ही तरह इसमें आता है। अर्थात् कोई रेल सार्वजनिक उपक्रम निविदा प्रपत्र निकाले तो वह भी इसी उपधारा के भीतर है। आप शायद समझें कि यह केवल सरकारी कार्यालयों पर लागू होती है। ऐसा नहीं है।

OL Act 1963, s.3(3)

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A WAY TO HOLD THE LIST IN THE EXAMINATION HALLपरीक्षा भवन में सूची पकड़े रखने का एक तरीका

The list has fourteen items in it and you cannot recall fourteen loose words under pressure. So carry three baskets in your head instead, and drop the items into them.

• BASKET ONE — RULES AND ORDERSResolutions, general orders, rules, notifications. Ask yourself: is this the Government TELLING everybody something?
• BASKET TWO — REPORTSAdministrative and other reports, press communiques, and papers laid before Parliament. Ask yourself: is this the Government REPORTING what it has done?
• BASKET THREE — DEALINGSContracts, agreements, licences, permits, notices, forms of tender. Ask yourself: is this the Government DEALING with an outside party? Now test the method. A tender form — is the Government telling, reporting, or dealing? Dealing. Basket three. Covered. A press communique — reporting. Basket two. Covered. This is why the three baskets work better than a list. In the hall you will not be asked to write fourteen names; you will be shown one document and asked whether it is covered.

सूची में चौदह मदें हैं और दबाव में चौदह बिखरे शब्द याद नहीं आते। इसलिए इसके बदले मन में तीन टोकरियाँ रखिए, और मदें उनमें डालते जाइए।

• पहली टोकरी — नियम और आदेशसंकल्प, साधारण आदेश, नियम, अधिसूचनाएँ। स्वयं से पूछिए — क्या इसमें सरकार सबको कुछ बता रही है?
• दूसरी टोकरी — प्रतिवेदनप्रशासनिक तथा अन्य प्रतिवेदन, प्रेस विज्ञप्तियाँ, और संसद के समक्ष रखे कागज। स्वयं से पूछिए — क्या इसमें सरकार अपना किया हुआ काम बता रही है?
• तीसरी टोकरी — व्यवहारसंविदाएँ, करार, अनुज्ञप्तियाँ, अनुज्ञापत्र, सूचनाएँ, निविदा प्रपत्र। स्वयं से पूछिए — क्या इसमें सरकार किसी बाहरी पक्ष से व्यवहार कर रही है? अब तरीका जाँचिए। निविदा प्रपत्र — सरकार बता रही है, प्रतिवेदन दे रही है, या व्यवहार कर रही है? व्यवहार। तीसरी टोकरी। शामिल है। प्रेस विज्ञप्ति — प्रतिवेदन। दूसरी टोकरी। शामिल है। इसीलिए तीन टोकरियाँ सूची से बेहतर काम करती हैं। भवन में आपसे चौदह नाम लिखने को नहीं कहा जाएगा; आपको एक दस्तावेज दिखाकर पूछा जाएगा कि वह इसमें आता है या नहीं।

OL Act 1963, s.3(3)

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WHO IS ANSWERABLE, AND WHAT THE TARGET ISजिम्मेदार कौन है, और लक्ष्य क्या है

A rule with nobody answerable for it is only advice. So learn who carries the responsibility here, because this is asked directly.

• THE OFFICER WHO SIGNS IS RESPONSIBLEResponsibility for a breach of Section 3(3) rests on the OFFICER WHO SIGNS the document. Not the typist, not the Hindi section, not the office in general. The signing officer. Think about why the law puts it there. The person who signs is the person who releases the document into the world. He is the last person who could have stopped it going out in one language. So the duty sits with him.
• THE COMPLIANCE TARGET IS 100 PER CENTAnd it must be, because Section 3(3) is mandatory. Elsewhere in Rajbhasha work you meet targets of 55 per cent, 65 per cent and so on for correspondence. Those are progress targets under the annual programme. Section 3(3) is not a progress target — it is a legal requirement, so nothing less than ONE HUNDRED PER CENT will do. Keep that contrast clear in your head. Percentage targets elsewhere, one hundred per cent here.

जिस नियम के लिए कोई जिम्मेदार न हो, वह केवल सलाह है। इसलिए यहाँ जिम्मेदारी किसकी है, यह याद कीजिए, क्योंकि यह सीधे पूछा जाता है।

• हस्ताक्षर करने वाला अधिकारी जिम्मेदार हैधारा 3(3) के उल्लंघन की जिम्मेदारी उस अधिकारी पर है जो दस्तावेज पर हस्ताक्षर करता है। टंकक पर नहीं, हिंदी अनुभाग पर नहीं, सामान्य रूप से कार्यालय पर नहीं। हस्ताक्षर करने वाला अधिकारी। सोचिए कि कानून जिम्मेदारी वहीं क्यों रखता है। हस्ताक्षर करने वाला ही वह व्यक्ति है जो दस्तावेज को दुनिया में जाने देता है। वही अंतिम व्यक्ति है जो उसे एक ही भाषा में बाहर जाने से रोक सकता था। इसलिए कर्तव्य उसी पर बैठता है।
• अनुपालन का लक्ष्य 100 प्रतिशत हैऔर होना भी चाहिए, क्योंकि धारा 3(3) अनिवार्य है। राजभाषा कार्य में और जगह आपको पत्राचार के लिए 55 प्रतिशत, 65 प्रतिशत जैसे लक्ष्य मिलते हैं। वे वार्षिक कार्यक्रम के प्रगति लक्ष्य हैं। धारा 3(3) प्रगति लक्ष्य नहीं है — यह विधिक अपेक्षा है, इसलिए सौ प्रतिशत से कम कुछ नहीं चलेगा। यह अंतर मन में साफ रखिए। और जगह प्रतिशत लक्ष्य, यहाँ सौ प्रतिशत।

OL Act 1963, s.3(3)