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★ asked in 1 exam1 परीक्षा में पूछा गया

AOM — 18 May 2025

Paras 916 to 918 — COMMUNICATIONS FROM AUDIT, DISPOSAL OF AUDIT OBJECTIONS, AND AUDIT NOTES AND INSPECTION REPORTSपैरा 916 से 918 — लेखापरीक्षा से संप्रेषण, लेखापरीक्षा आपत्तियों का निपटान, और लेखापरीक्षा नोट तथा निरीक्षण प्रतिवेदन

• Para 916 — COMMUNICATIONS FROM AUDITResults of statutory audit come in three forms.
  • (1) SPECIFIC REPORTS of the more important and serious irregularities
  • (2) AUDIT NOTES detailing minor irregularities in accounts office records
  • (3) INSPECTION REPORTS showing results of audit of INITIAL RECORDS of executive offices and stations
  Chief Auditors also keep a record of PETTY OBJECTIONS not formally raised, sent periodically to the FA&CAO.
• Para 917 — DISPOSAL OF AUDIT OBJECTIONSThe Accounts Officer attends to all objections promptly, treating them like defects found by his own internal check.
  • Matters he can settle himself go to the executive only to advise DISALLOWANCES
  • Matters only the executive can explain are elicited from them, and upheld objections acted on
• Para 918 — AUDIT NOTES AND INSPECTION REPORTS
  • Both come in TWO PARTS: PART I the more important matters, PART II the minor routine ones
  • FINAL DISPOSAL of Part II rests with the ACCOUNTS OFFICER; no formal reply to the Chief Auditor is needed
  • Replies to Part I, and to specific reports, go to the Chief Auditor as soon as possible, showing the action taken
  • Records under objection are NOT DESTROYED until the objections are settled
  So Part I goes back to the Chief Auditor and Part II ends with the Accounts Officer, and you should know which is which.

• पैरा 916 — लेखापरीक्षा से संप्रेषणसांविधिक लेखापरीक्षा के परिणाम तीन रूपों में आते हैं।
  • (1) अधिक महत्वपूर्ण और गंभीर अनियमितताओं के विशिष्ट प्रतिवेदन
  • (2) लेखा कार्यालय अभिलेखों की छोटी अनियमितताएँ बताने वाले लेखापरीक्षा नोट
  • (3) कार्यकारी कार्यालयों और स्टेशनों के मूल अभिलेखों की लेखापरीक्षा के परिणाम दिखाने वाले निरीक्षण प्रतिवेदन
  मुख्य लेखापरीक्षक औपचारिक रूप से न उठाई गई छोटी आपत्तियों का अभिलेख भी रखते हैं, जो समय-समय पर वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी को जाता है।
• पैरा 917 — लेखापरीक्षा आपत्तियों का निपटानलेखा अधिकारी सभी आपत्तियों पर शीघ्र ध्यान देता है, उन्हें अपनी आंतरिक जाँच में मिली कमियों की तरह मानकर।
  • जिन विषयों को वह स्वयं निपटा सके, वे कार्यकारी को केवल अस्वीकृतियाँ बताने के लिए जाते हैं
  • जिन्हें केवल कार्यकारी समझा सके, उनसे जानकारी ली जाती है, और स्वीकार आपत्तियों पर कार्रवाई होती है
• पैरा 918 — लेखापरीक्षा नोट और निरीक्षण प्रतिवेदन
  • दोनों दो भागों में आते हैं: भाग I अधिक महत्वपूर्ण विषय, भाग II छोटे नियमित विषय
  • भाग II का अंतिम निपटान लेखा अधिकारी के पास है; मुख्य लेखापरीक्षक को औपचारिक उत्तर आवश्यक नहीं
  • भाग I, और विशिष्ट प्रतिवेदनों, के उत्तर की गई कार्रवाई दिखाते हुए यथाशीघ्र मुख्य लेखापरीक्षक को जाते हैं
  • आपत्ति वाले अभिलेख आपत्तियाँ निपटने तक नष्ट नहीं किए जाते
  अर्थात् भाग I मुख्य लेखापरीक्षक को लौटता है और भाग II लेखा अधिकारी पर समाप्त होता है, और आप जानिए कौन-सा कौन है।

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★★ asked in 2 exams2 परीक्षाओं में पूछा गया

AOM — 1 June 2025 · AEN — 2023, 70% quota (Supplementary)

Paras 919 to 921 — REPLIES TO INSPECTION REPORTS, DISAGREEMENT BETWEEN THE ACCOUNTS OFFICER AND THE CHIEF AUDITOR, AND AUDIT OBJECTIONS AND PROVISIONAL PAYMENTSपैरा 919 से 921 — निरीक्षण प्रतिवेदनों के उत्तर, लेखा अधिकारी और मुख्य लेखापरीक्षक में असहमति, और लेखापरीक्षा आपत्तियाँ तथा अनंतिम भुगतान

• Para 919 — REPLIES TO INSPECTION REPORTSExecutive offices send their replies to the ACCOUNTS OFFICER, who checks them and consults the head of division or department where desirable. His reply to the Chief Auditor is an AUTHORITATIVE STATEMENT OF FACTS on the railway's behalf.
• Para 920 — DISAGREEMENT BETWEEN THE ACCOUNTS OFFICER AND THE CHIEF AUDITOR
  • If the Chief Auditor asks, the Accounts Officer refers the matter to the GENERAL MANAGER
  • He sends a VERBATIM COPY of the objection and a statement of his own views
  • Beyond the GM's competence, the GM obtains the BOARD's orders
  • A question of ACCOUNTS PROCEDURE goes straight to the RAILWAY BOARD
• Para 921 — AUDIT OBJECTIONS AND PROVISIONAL PAYMENTSRecurring payments objected to may continue PROVISIONALLY, subject to recovery, with the payee informed.
  • This is not allowed where the objection is on violation of a LAW or STATUTORY RULE
  • If the audit view seems prima facie right, the Accounts Officer acts on it provisionally, unless the FA&CAO and GM see strong reasons
  So a disputed recurring payment may continue only provisionally, and you should know the law-or-statute exception.

• पैरा 919 — निरीक्षण प्रतिवेदनों के उत्तरकार्यकारी कार्यालय अपने उत्तर लेखा अधिकारी को भेजते हैं, जो उन्हें जाँचता और जहाँ उचित हो मंडल या विभाग प्रमुख से परामर्श करता है। मुख्य लेखापरीक्षक को उसका उत्तर रेल की ओर से तथ्यों का प्रामाणिक कथन होता है।
• पैरा 920 — लेखा अधिकारी और मुख्य लेखापरीक्षक में असहमति
  • मुख्य लेखापरीक्षक के कहने पर लेखा अधिकारी विषय महाप्रबंधक को भेजता है
  • वह आपत्ति की शब्दशः प्रति और अपने विचारों का विवरण भेजता है
  • महाप्रबंधक की क्षमता से बाहर हो, तो महाप्रबंधक बोर्ड के आदेश लेता है
  • लेखा प्रक्रिया का प्रश्न सीधे रेलवे बोर्ड को जाता है
• पैरा 921 — लेखापरीक्षा आपत्तियाँ और अनंतिम भुगतानआपत्ति वाले आवर्ती भुगतान वसूली की शर्त पर, पाने वाले को बताकर, अनंतिम रूप से जारी रह सकते हैं।
  • यह अनुमत नहीं जहाँ आपत्ति किसी कानून या सांविधिक नियम के उल्लंघन पर हो
  • यदि लेखापरीक्षा का मत प्रथम दृष्टया ठीक लगे, तो लेखा अधिकारी उस पर अनंतिम रूप से कार्य करता है, जब तक वित्त सलाहकार और महाप्रबंधक ठोस कारण न देखें
  अर्थात् विवादित आवर्ती भुगतान केवल अनंतिम रूप से जारी रह सकता है, और आप कानून या सांविधिक नियम वाला अपवाद जानिए।

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Para 922 — RECTIFICATION OF MISTAKES IN ACCOUNTS DISCLOSED BY AUDITपैरा 922 — लेखापरीक्षा द्वारा बताई गई लेखों की भूलों का सुधार

The same procedure applies to mistakes found by internal check.

• (1) Year NOT YET CLOSED — rectified through the accounts of the MONTH IN HAND
• (2) After the March accounts close — rectified before the Capital and Revenue and Finance Accounts, advised to the Board by the FIRST WEEK OF AUGUST
• (3)(a) After those accounts — a wrong revenue or service head needs only a NOTE, unless another railway, department, capital, debt or remittance head is affected
• (3)(b) Capital head corrections usually alter the PROGRESSIVE CAPITAL OUTLAY without financial adjustment, so as not to inflate the year's accounts
• (3)(c) Debt and remittance errors are TRANSFERRED to the right head, as plus or minus credits where grants are involved
• (4) If rectification would cause an EXCESS OVER A GRANT, or a large change in the DIVIDEND, the FINANCIAL COMMISSIONER's orders come first

So an error in a closed year is often just noted, and you should know when the Financial Commissioner must be asked.यही प्रक्रिया आंतरिक जाँच में मिली भूलों पर भी लागू है।

• (1) वर्ष अभी बंद नहीं — चालू महीने के लेखों से सुधार
• (2) मार्च के लेखे बंद होने के बाद — पूँजी और राजस्व तथा वित्त लेखों से पहले सुधार, अगस्त के पहले सप्ताह तक बोर्ड को सूचित
• (3)(a) उन लेखों के बाद — गलत राजस्व या सेवा शीर्ष के लिए केवल एक टिप्पणी, जब तक कोई अन्य रेल, विभाग, पूँजी, ऋण या प्रेषण शीर्ष प्रभावित न हो
• (3)(b) पूँजी शीर्ष के सुधार सामान्यतः बिना वित्तीय समायोजन प्रगामी पूँजी परिव्यय बदलते हैं, ताकि वर्ष के लेखे न फूलें
• (3)(c) ऋण और प्रेषण की भूलें सही शीर्ष में अंतरित होती हैं, जहाँ अनुदान हों वहाँ धन या ऋण जमा के रूप में
• (4) यदि सुधार से किसी अनुदान से अधिकता, या लाभांश में बड़ा बदलाव हो, तो पहले वित्त आयुक्त के आदेश लिए जाते हैं

अर्थात् बंद वर्ष की भूल पर प्रायः केवल टिप्पणी होती है, और आप जानिए कब वित्त आयुक्त से पूछना है।

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★★★★★ asked in 12 exams12 परीक्षाओं में पूछा गया

ACM — 1 June 2025 · AMM — 4 May 2025 · AMM — 18 May 2025 · AMM — 1 June 2025 · AOM — 18 May 2025 · AOM — 1 June 2025 · ACM — 2023, 70% quota (Supplementary) · AEN — 2023, 70% quota (Supplementary) · AMM — 2023, 70% quota (Main) · APO — 2023, 70% quota (Main) · ASTE — 2023, 70% quota (Main) · APO — 2022, 30% LDCE quota

THE STAGES OF AN AUDIT OBJECTIONलेखापरीक्षा आपत्ति के चरण

THE DEPARTMENTAL NOTESविभागीय नोट्स

The departmental notes trace an objection through six stages.

• (1) AUDIT NOTE — a minor observation; audit objections from voucher check are called audit notes
• (2) INSPECTION REPORT — the result of audit of initial records of executive offices and stations, in Part I and Part II
• (3) SPECIAL LETTER — a serious irregularity needing the PHOD's or GM's immediate attention
• (4) PROVISIONAL PARA — sent by the PDA to the GM, to be answered within 2 WEEKS
• (5) DRAFT PARA — answered within 8 WEEKS, under the GM's PERSONAL SIGNATURE, after vetting by Finance
• (6) AUDIT PARA — included in the CAG's Report, laid before Parliament and examined by the PAC

The notes add three points.

• In inspecting executive offices, only a PERCENTAGE of initial records is scrutinised, but CASH is checked IN FULL
• A divisional office replies to an inspection report through the ACCOUNTS OFFICER
• PART II is closed by the associate Accounts on a satisfactory reply

Two papers key the order differently: DRAFT PARA, then PROVISIONAL PARA, then AUDIT PARA, then the ACTION TAKEN NOTE. These notes put the provisional para first. The 2023 ASTE and 2025 AMM keys agree with each other, so expect that order in a question. So delay turns a special letter into a draft para, and you should remember 2 weeks and 8 weeks.विभागीय नोट्स आपत्ति को छह चरणों से होकर बताते हैं।

• (1) लेखापरीक्षा नोट — एक छोटी टिप्पणी; वाउचर जाँच से उठी आपत्तियाँ लेखापरीक्षा नोट कहलाती हैं
• (2) निरीक्षण प्रतिवेदन — कार्यकारी कार्यालयों और स्टेशनों के मूल अभिलेखों की लेखापरीक्षा का परिणाम, भाग I और भाग II में
• (3) विशेष पत्र — पीएचओडी या महाप्रबंधक का तुरंत ध्यान चाहने वाली गंभीर अनियमितता
• (4) अनंतिम पैरा — पीडीए द्वारा महाप्रबंधक को भेजा गया, 2 सप्ताह में उत्तर देना
• (5) प्रारूप पैरा — 8 सप्ताह में, वित्त द्वारा जाँच के बाद, महाप्रबंधक के स्वयं के हस्ताक्षर से उत्तर
• (6) लेखापरीक्षा पैरा — सीएजी प्रतिवेदन में शामिल, संसद के सामने रखा और लोक लेखा समिति द्वारा जाँचा गया

नोट्स तीन बातें जोड़ते हैं।

• कार्यकारी कार्यालयों के निरीक्षण में मूल अभिलेखों का केवल एक प्रतिशत जाँचा जाता है, पर नकद पूरा जाँचा जाता है
• मंडल कार्यालय निरीक्षण प्रतिवेदन का उत्तर लेखा अधिकारी के माध्यम से देता है
• भाग II संतोषजनक उत्तर पर सहयोगी लेखा द्वारा बंद किया जाता है

दो प्रश्नपत्र यह क्रम अलग मानते हैं: पहले ड्राफ्ट पैरा, फिर प्रोविजनल पैरा, फिर ऑडिट पैरा, फिर की गई कार्रवाई नोट। ये नोट्स प्रोविजनल पैरा को पहले रखते हैं। 2023 एएसटीई और 2025 एएमएम के उत्तर आपस में मेल खाते हैं, इसलिए प्रश्न में वही क्रम अपेक्षित रखिए। अर्थात् देरी विशेष पत्र को प्रारूप पैरा बना देती है, और आप 2 सप्ताह और 8 सप्ताह याद रखिए।