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Paras 1040 to 1043 — RECURRING CHARGESपैरा 1040 से 1043 — आवर्ती प्रभार

• Para 1040No charge binding Government beyond a SINGLE PAYMENT is incurred without the GM's sanction. NOTE: the GM may let HODs and Divisional Superintendents sanction office rents, rates and taxes, and telephones.
• Para 1041The Secretary, Railway Board and the DG, RDSO may sanction recurring charges up to RS 200 A YEAR in each case.
• Para 1042Other drawing officers may incur recurring charges up to RS 10 A MONTH, within allotment and the GM's restrictions.
• Para 1043Small charges for washing towels, and for towels, soap and closet requisites, are fixed by the HEAD OF THE OFFICE. So a recurring charge needs the GM's sanction, and you should know the Rs 200 and Rs 10 limits.

• पैरा 1040एक भुगतान से आगे सरकार को बाँधने वाला कोई प्रभार महाप्रबंधक की स्वीकृति के बिना नहीं होता। नोट: महाप्रबंधक विभागाध्यक्षों और मंडल अधीक्षकों को कार्यालय किराया, दरें और कर, और टेलीफोन स्वीकृत करने दे सकता है।
• पैरा 1041सचिव, रेलवे बोर्ड और महानिदेशक, आरडीएसओ हर मामले में वर्ष में 200 रुपये तक के आवर्ती प्रभार स्वीकृत कर सकते हैं।
• पैरा 1042अन्य आहरण अधिकारी आवंटन और महाप्रबंधक के प्रतिबंधों के भीतर महीने में 10 रुपये तक के आवर्ती प्रभार कर सकते हैं।
• पैरा 1043तौलिये धुलवाने, और तौलिये, साबुन और शौचालय की वस्तुओं के छोटे प्रभार कार्यालय प्रमुख तय करता है। अर्थात् आवर्ती प्रभार को महाप्रबंधक की स्वीकृति चाहिए, और आप 200 रुपये और 10 रुपये की सीमाएँ जानिए।

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★★ asked in 2 exams2 परीक्षाओं में पूछा गया

AEE — 2023, 70% quota (Main) · AEN — 2022, 30% LDCE quota

Para 1044 — BILLS FOR CONTINGENT EXPENDITUREपैरा 1044 — आकस्मिक व्यय के बिल

• Bills are prepared SEPARATELY for ordinary and special contingencies
• For periodical and scale-regulated charges, the bill states WHEN the charge was last incurred
• Where superior sanction is needed, the SANCTION is quoted
• Bills for supplies certify the articles were received in GOOD CONDITION and entered in the STOCK ACCOUNT

The document through which any claim is presented is a BILL. A CHEQUE is valid for THREE MONTHS from its date of issue. So you show the last date of a periodical charge, letting Accounts see the period has run out.

• सामान्य और विशेष आकस्मिक व्यय के बिल अलग-अलग बनते हैं
• आवधिक और पैमाने से नियमित प्रभारों के लिए बिल बताता है कि प्रभार पिछली बार कब हुआ
• जहाँ वरिष्ठ स्वीकृति चाहिए, वहाँ स्वीकृति उद्धृत होती है
• आपूर्ति के बिल प्रमाणित करते हैं कि वस्तुएँ अच्छी दशा में मिलीं और स्टॉक लेखे में दर्ज हुईं

कोई भी दावा जिस दस्तावेज से प्रस्तुत होता है, वह बिल है। चेक जारी होने की तिथि से तीन महीने तक मान्य रहता है। अर्थात् आवधिक प्रभार की पिछली तिथि आप दिखाते हैं, ताकि लेखा देख सके कि अवधि पूरी हो चुकी है।

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Para 1045 — VOUCHERS OF CONTINGENT EXPENDITUREपैरा 1045 — आकस्मिक व्यय के वाउचर

• The limit below which vouchers need not go to Accounts is fixed in consultation with the GM
• Vouchers not sent are EFFACED and cancelled, so they cannot support a second claim
• All vouchers of RS 100 OR MORE must go to the Accounts Office
• NOTE: the executive or divisional officer certifies that SALES TAX charged on the goods is correct
• For supplies under regular contracts, the contract must provide that Government pays the sales tax

So vouchers of Rs 100 or more always go to Accounts, and you cancel the rest.

• जिस सीमा से नीचे वाउचर लेखा को नहीं भेजने, वह महाप्रबंधक के परामर्श से तय होती है
• न भेजे गए वाउचर मिटाकर रद्द किए जाते हैं, ताकि वे दूसरे दावे का आधार न बनें
• 100 रुपये या अधिक के सभी वाउचर लेखा कार्यालय को जाने चाहिए
• नोट: कार्यकारी या मंडल अधिकारी प्रमाणित करता है कि माल पर लगाया बिक्री कर सही है
• नियमित अनुबंधों की आपूर्ति के लिए अनुबंध में यह होना चाहिए कि बिक्री कर सरकार देगी

अर्थात् 100 रुपये या अधिक के वाउचर सदा लेखा को जाते हैं, और बाकी आप रद्द करते हैं।

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Para 1046 — DUTIES OF THE DRAWING OFFICERपैरा 1046 — आहरण अधिकारी के कर्तव्य

The drawing officer watches contingent expenditure as a person of ORDINARY PRUDENCE would his own money.

• Vouchers are in proper form and receipted by the proper person
• They are made out so a SECOND CLAIM for the same charge is impossible
• The expenditure is absolutely necessary, and the rates are not uneconomical
• Any higher sanction needed is obtained and quoted in the bill
• Adequate BUDGET PROVISION exists

So the drawing officer's test is ordinary prudence, and you apply it to every voucher.आहरण अधिकारी आकस्मिक व्यय पर वैसी चौकसी रखता है जैसी सामान्य विवेक वाला व्यक्ति अपने धन पर रखे।

• वाउचर ठीक रूप में हों और सही व्यक्ति की रसीद वाले हों
• वे ऐसे बने हों कि उसी प्रभार का दूसरा दावा असंभव हो
• व्यय नितांत आवश्यक हो, और दरें अमितव्ययी न हों
• आवश्यक उच्च स्वीकृति ली गई हो और बिल में उद्धृत हो
• पर्याप्त बजट प्रावधान हो

अर्थात् आहरण अधिकारी की कसौटी सामान्य विवेक है, और आप उसे हर वाउचर पर लगाते हैं।

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Paras 1047 to 1049 — DISBURSEMENT OF CONTINGENT CHARGESपैरा 1047 से 1049 — आकस्मिक प्रभारों का संवितरण

• Para 1047Contingent charges are paid in five ways.
  • (i) By the spending officer from his IMPREST or permanent advance
  • (ii) By the ACCOUNTS OFFICER DIRECT to the supplier, on authority and proof of supply
  • (iii) By the HEAD OF OFFICE, from money drawn only for immediate disbursement, with adjustment bills sent at once
  • (iv) By BOOK ADJUSTMENT, for acknowledged supplies from another department, railway or Ministry
  • (v) SERVICE POSTAGE STAMPS on separate bills, by cheque to the supplying officer, with no minimum amount
• Para 1048 — CONTROL OVER CONTINGENT EXPENDITUREEach office keeps a REGISTER OF CONTINGENT EXPENDITURE, examined by an officer AT LEAST ONCE A MONTH. Signs of extravagance are investigated, watching six items in particular.
  • Stationery, forms and printing
  • Telephones
  • Hire and purchase of typewriters and office equipment
  • Hot and cold weather charges, uniforms, and conveyance hire
  NOTE: electric energy, railway telephone maintenance and rent for Government telegraph wires go to ABSTRACTS E, F AND H. Rent and trunk calls for telephones HIRED from the Telegraph Department or companies ARE contingencies.
• Para 1049HODs and Divisional Superintendents control the allotment through the ALLOCATION REGISTER in the Accounts Office. Other offices control it through their own registers of expenditure. So the contingency register is checked monthly, and you should know hired telephones count as contingencies.

• पैरा 1047आकस्मिक प्रभार पाँच तरह से चुकाए जाते हैं।
  • (i) व्यय करने वाले अधिकारी द्वारा अपने अग्रदाय या स्थायी अग्रिम से
  • (ii) लेखा अधिकारी द्वारा सीधे आपूर्तिकर्ता को, प्राधिकार और आपूर्ति के प्रमाण पर
  • (iii) कार्यालय प्रमुख द्वारा, केवल तुरंत संवितरण के लिए लिए धन से, समायोजन बिल तुरंत भेजकर
  • (iv) बही समायोजन से, किसी अन्य विभाग, रेल या मंत्रालय की स्वीकृत आपूर्ति के लिए
  • (v) सेवा डाक टिकट अलग बिलों पर, आपूर्ति करने वाले अधिकारी को चेक से, बिना न्यूनतम राशि के
• पैरा 1048 — आकस्मिक व्यय पर नियंत्रणहर कार्यालय आकस्मिक व्यय का रजिस्टर रखता है, जिसे कोई अधिकारी महीने में कम से कम एक बार जाँचता है। फिजूलखर्ची के संकेतों की जाँच होती है, विशेषकर छह मदों पर नजर रखकर।
  • लेखन सामग्री, प्रपत्र और मुद्रण
  • टेलीफोन
  • टाइपराइटर और कार्यालय उपकरणों का किराया और खरीद
  • गर्म और ठंडे मौसम के प्रभार, वर्दी, और वाहन किराया
  नोट: बिजली, रेल टेलीफोन का अनुरक्षण और सरकारी तार लाइनों का किराया सार E, F और H में जाते हैं। टेलीग्राफ विभाग या कंपनियों से किराये पर लिए टेलीफोन का किराया और ट्रंक कॉल आकस्मिक व्यय हैं।
• पैरा 1049विभागाध्यक्ष और मंडल अधीक्षक लेखा कार्यालय के आवंटन रजिस्टर से आवंटन नियंत्रित करते हैं। अन्य कार्यालय इसे अपने व्यय रजिस्टरों से नियंत्रित करते हैं। अर्थात् आकस्मिक व्यय रजिस्टर हर महीने जाँचा जाता है, और आप जानिए कि किराये के टेलीफोन आकस्मिक व्यय हैं।