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SECTION 4 is the half of the Act most people forget — it obliges every public authority to PUBLISH, on its own, SEVENTEEN CATEGORIES of information within 120 DAYS of the Act: its functions and duties, the powers and duties of its officers, its decision-making procedure and channels of supervision, its norms, its rules and manuals, categories of documents held, a DIRECTORY OF ITS OFFICERS, the MONTHLY REMUNERATION of each of them, its budget and plans, subsidy programmes and beneficiaries, holders of concessions and permits, and the names of its Public Information Officers — and update it EVERY YEAR.धारा 4 अधिनियम का वह आधा भाग है जिसे अधिकांश लोग भूल जाते हैं — यह प्रत्येक लोक प्राधिकारी को बाध्य करती है कि वह अधिनियम के 120 दिनों के भीतर स्वयं सत्रह श्रेणियों की सूचना प्रकाशित करे: अपने कार्य एवं कर्तव्य, अपने अधिकारियों की शक्तियाँ एवं कर्तव्य, निर्णय लेने की प्रक्रिया तथा पर्यवेक्षण की कड़ियाँ, अपने मानदंड, अपने नियम एवं नियमावलियाँ, धारित दस्तावेजों की श्रेणियाँ, अपने अधिकारियों की निर्देशिका, उनमें से प्रत्येक का मासिक पारिश्रमिक, अपना बजट एवं योजनाएँ, सब्सिडी कार्यक्रम एवं लाभार्थी, रियायत एवं अनुज्ञप्ति धारक, तथा अपने लोक सूचना अधिकारियों के नाम — और इसे प्रतिवर्ष अद्यतन करे।

Section 4(1)(b), RTI Act 2005

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The PURPOSE of Section 4(2) is stated in the Act itself and it is worth quoting in an answer — a public authority shall constantly endeavour to give as much information SUO MOTU as possible, so that THE PUBLIC HAVE MINIMUM RESORT TO THE USE OF THIS ACT. The Act is designed to make itself unnecessary. Section 4(1)(d) adds a duty that stands on its own: give REASONS for administrative or quasi-judicial decisions to the affected person.धारा 4(2) का प्रयोजन अधिनियम में ही कहा गया है और उत्तर में उद्धृत करने योग्य है — लोक प्राधिकारी निरंतर प्रयास करेगा कि अधिकाधिक सूचना स्वप्रेरणा से दे, ताकि जनता को इस अधिनियम का प्रयोग करने की न्यूनतम आवश्यकता पड़े। अधिनियम स्वयं को अनावश्यक बनाने के लिए बना है। धारा 4(1)(घ) एक स्वतंत्र कर्तव्य जोड़ती है: प्रशासनिक अथवा अर्ध-न्यायिक निर्णयों के कारण प्रभावित व्यक्ति को बताए जाएँ।

Sections 4(1)(d) and 4(2), RTI Act 2005

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SECTION 5 creates TWO different officers and the difference is examined. The PUBLIC INFORMATION OFFICER is designated in every administrative unit or office; the ASSISTANT PUBLIC INFORMATION OFFICER sits at each SUB-DIVISIONAL or sub-district level and only RECEIVES applications and appeals and forwards them. Both were to be designated within 100 DAYS of the Act.धारा 5 दो भिन्न अधिकारी बनाती है और यह अंतर पूछा जाता है। लोक सूचना अधिकारी प्रत्येक प्रशासनिक इकाई अथवा कार्यालय में नामित होता है; सहायक लोक सूचना अधिकारी प्रत्येक उप-मंडल अथवा उप-जिला स्तर पर होता है और केवल आवेदन एवं अपील प्राप्त करके अग्रेषित करता है। दोनों को अधिनियम के 100 दिनों के भीतर नामित किया जाना था।

Sections 5(1) and 5(2), RTI Act 2005

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An application handed to an ASSISTANT PIO gets FIVE EXTRA DAYS — the proviso to Section 5(2) adds five days to the Section 7(1) time limit when the request comes through an APIO. So the familiar thirty days becomes THIRTY-FIVE by that route. This five-day addition is a favourite question because it is the one exception to the thirty-day rule that has nothing to do with the subject matter.सहायक लोक सूचना अधिकारी को दिए गए आवेदन को पाँच अतिरिक्त दिन मिलते हैं — धारा 5(2) का परंतुक धारा 7(1) की समय सीमा में पाँच दिन जोड़ता है जब आवेदन सहायक अधिकारी के माध्यम से आता है। अतः परिचित तीस दिन उस मार्ग से पैंतीस हो जाते हैं। यह पाँच दिन की वृद्धि प्रिय प्रश्न है क्योंकि यह तीस दिन के नियम का एकमात्र अपवाद है जिसका विषय-वस्तु से कोई संबंध नहीं।

Proviso to Section 5(2), RTI Act 2005

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Liability under the Act SPREADS beyond the PIO. A Public Information Officer may seek the assistance of any other officer — and Section 5(5) then provides that for the purposes of ANY CONTRAVENTION of the Act, that other officer SHALL BE TREATED AS a Public Information Officer. The clerk who sat on the file cannot say the duty was someone else's.अधिनियम के अंतर्गत दायित्व लोक सूचना अधिकारी से आगे भी फैलता है। लोक सूचना अधिकारी किसी अन्य अधिकारी की सहायता ले सकता है — और तब धारा 5(5) उपबंध करती है कि अधिनियम के किसी भी उल्लंघन के प्रयोजन हेतु वह अन्य अधिकारी लोक सूचना अधिकारी माना जाएगा। जिस लिपिक ने फाइल दबाए रखी, वह यह नहीं कह सकता कि कर्तव्य किसी और का था।

Sections 5(4) and 5(5), RTI Act 2005

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SECTION 6(2) is the provision that makes the Act usable — an applicant SHALL NOT BE REQUIRED TO GIVE ANY REASON for requesting the information, nor any personal details except those needed to contact him. A PIO who asks why the information is wanted is acting outside the Act.धारा 6(2) वह उपबंध है जो अधिनियम को उपयोगी बनाता है — आवेदक से सूचना माँगने का कोई कारण नहीं पूछा जाएगा, और न ही संपर्क हेतु आवश्यक विवरण के अतिरिक्त कोई व्यक्तिगत विवरण। जो लोक सूचना अधिकारी यह पूछता है कि सूचना क्यों चाहिए, वह अधिनियम से बाहर जाकर कार्य कर रहा है।

Section 6(2), RTI Act 2005

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The request goes IN WRITING OR THROUGH ELECTRONIC MEANS, in ENGLISH, HINDI OR THE OFFICIAL LANGUAGE OF THE AREA, with the prescribed fee. And where the person CANNOT make it in writing, the PIO shall render all reasonable assistance to REDUCE THE ORAL REQUEST TO WRITING — illiteracy is not a bar to the right.आवेदन लिखित रूप में अथवा इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से, अंग्रेजी, हिंदी अथवा क्षेत्र की राजभाषा में, निर्धारित शुल्क सहित दिया जाता है। और जहाँ व्यक्ति लिखित रूप में आवेदन नहीं कर सकता, वहाँ लोक सूचना अधिकारी मौखिक आवेदन को लिखित रूप में उतारने में सभी उचित सहायता देगा — निरक्षरता इस अधिकार में बाधा नहीं है।

Section 6(1), RTI Act 2005

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If the information is held by ANOTHER public authority, or is more closely connected with its functions, the application must be TRANSFERRED and the applicant informed — and the transfer must be made as soon as practicable and IN NO CASE LATER THAN FIVE DAYS from receipt. Note the two different five-day periods in this Act: five days to transfer under Section 6(3), and five days added to the time limit under Section 5(2).यदि सूचना किसी अन्य लोक प्राधिकारी के पास है, अथवा उसके कार्यों से अधिक निकटता से जुड़ी है, तो आवेदन अंतरित किया जाएगा और आवेदक को सूचित किया जाएगा — और अंतरण यथाशीघ्र तथा किसी भी दशा में प्राप्ति से पाँच दिन के भीतर किया जाएगा। इस अधिनियम में दो भिन्न पाँच-दिवसीय अवधियाँ ध्यान रखें: धारा 6(3) के अंतर्गत अंतरण हेतु पाँच दिन, और धारा 5(2) के अंतर्गत समय सीमा में जोड़े गए पाँच दिन।

Section 6(3), RTI Act 2005