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OFF-LINE AND TRANSACTION PROCESSING SYSTEMSऑफ-लाइन और ट्रांजैक्शन प्रोसेसिंग प्रणालियाँ

• OFF-LINE SYSTEMS: machines that do not interact directly with the main system, such as punch cards, punch tapes and off-line data entry machines
• A TRANSACTION is a record of a well-defined, usually small occurrence in an organisation
• A TRANSACTION PROCESSING SYSTEM is any system that processes transactions
• ON-LINE processing gives an immediate response, as in a bank withdrawal
• BATCH processing collects many transactions before entry, as in a payroll system

You will be asked to tell on-line from batch by an example. So a withdrawal is on-line, and payroll is batch.

• ऑफ-लाइन प्रणालियाँ: वे मशीनें जो मुख्य प्रणाली से सीधे संवाद नहीं करतीं, जैसे पंच कार्ड, पंच टेप और ऑफ-लाइन डेटा प्रविष्टि मशीनें
• ट्रांजैक्शन संगठन की किसी सुपरिभाषित, प्रायः छोटी घटना का अभिलेख है
• ट्रांजैक्शन प्रोसेसिंग प्रणाली कोई भी प्रणाली है जो ट्रांजैक्शन संसाधित करती है
• ऑन-लाइन प्रोसेसिंग तुरंत उत्तर देती है, जैसे बैंक से निकासी में
• बैच प्रोसेसिंग प्रविष्टि से पहले कई ट्रांजैक्शन इकट्ठा करती है, जैसे वेतन प्रणाली में

आपसे उदाहरण देकर ऑन-लाइन और बैच का अंतर पूछा जाएगा। अर्थात् निकासी ऑन-लाइन है, और वेतन बैच।

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MIS AND DECISION SUPPORT SYSTEMSएमआईएस और डिसीजन सपोर्ट प्रणालियाँ

• MIS, MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM: an organised collection of people, procedures and devices. It gives the right information to the right person at the right time
• An MIS extracts information from data and puts it before management for day-to-day decisions
• DSS, DECISION SUPPORT SYSTEM: helps management make COMPLEX decisions
• A DSS is built on a model that is refined continually. You enter possibilities, see the outcome, and repeat until the best outcome appears
• A DSS has a DATABASE, a MODEL BASE and software linking you to both

So an MIS serves routine decisions, and a DSS serves complex ones.

• एमआईएस, मैनेजमेंट इन्फॉर्मेशन सिस्टम: लोगों, प्रक्रियाओं और उपकरणों का संगठित समूह। यह सही व्यक्ति को सही समय पर सही जानकारी देता है
• एमआईएस डेटा से जानकारी निकालकर प्रबंधन के सामने दिन-प्रतिदिन के निर्णयों के लिए रखता है
• डीएसएस, डिसीजन सपोर्ट सिस्टम: प्रबंधन को जटिल निर्णय लेने में सहायता करता है
• डीएसएस एक मॉडल पर बना होता है जिसे लगातार सुधारा जाता है। आप संभावनाएँ डालते हैं, परिणाम देखते हैं, और सर्वोत्तम परिणाम आने तक दोहराते हैं
• डीएसएस में एक डेटाबेस, एक मॉडल बेस और दोनों से आपको जोड़ने वाला सॉफ्टवेयर होता है

अर्थात् एमआईएस नियमित निर्णयों के लिए है, और डीएसएस जटिल निर्णयों के लिए।

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THE GRAPHICAL USER INTERFACEग्राफिकल यूजर इंटरफेस

• A GUI is the way of working with the system while using the keyboard only sparingly
• A GUI is normally MENU-DRIVEN, and it is easy to handle
• It presents information as graphs, such as a line graph, a bar diagram or a pie chart

You meet a GUI each time you click a menu instead of typing a command. So GUI means menus and graphs in place of typed commands.

• जीयूआई प्रणाली के साथ काम करने का वह ढंग है जिसमें कीबोर्ड का बहुत कम उपयोग होता है
• जीयूआई सामान्यतः मेनू आधारित होता है, और इसे संभालना आसान है
• यह जानकारी को ग्राफ के रूप में दिखाता है, जैसे रेखा ग्राफ, बार आरेख या पाई चार्ट

जब भी आप कमांड टाइप करने के बजाय मेनू पर क्लिक करते हैं, आप जीयूआई का उपयोग करते हैं। अर्थात् जीयूआई का अर्थ है टाइप की गई कमांड के स्थान पर मेनू और ग्राफ।

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WORD PROCESSOR AND SPREADSHEETवर्ड प्रोसेसर और स्प्रेडशीट

• A WORD PROCESSOR processes words, mainly for letter writing. WordStar, MS Word and Uniplex are examples; MS Word is the most popular
• MS Word sets up the page, checks spelling and grammar, formats text, and builds tables
• MAIL MERGE in MS Word creates many documents from one, and you can import graphics
• A SPREADSHEET performs calculations, presents information as graphs, and processes other data. Lotus 1-2-3 and MS Excel are examples
• MS Excel builds and audits formulas, draws graphs, and runs WHAT-IF analysis on a worksheet
• Excel automates tasks, and MACROS can validate cell entries

So mail merge belongs to the word processor, and what-if analysis to the spreadsheet.

• वर्ड प्रोसेसर शब्दों को संसाधित करता है, मुख्यतः पत्र लेखन के लिए। वर्डस्टार, एमएस वर्ड और यूनिप्लेक्स उदाहरण हैं; एमएस वर्ड सबसे लोकप्रिय है
• एमएस वर्ड पेज सेट करता है, वर्तनी और व्याकरण जाँचता है, पाठ को प्रारूपित करता है, और तालिकाएँ बनाता है
• एमएस वर्ड का मेल मर्ज एक से कई दस्तावेज बनाता है, और आप ग्राफिक्स आयात कर सकते हैं
• स्प्रेडशीट गणनाएँ करती है, जानकारी ग्राफ में दिखाती है, और अन्य डेटा संसाधित करती है। लोटस 1-2-3 और एमएस एक्सेल उदाहरण हैं
• एमएस एक्सेल सूत्र बनाता और जाँचता है, ग्राफ बनाता है, और वर्कशीट पर व्हाट-इफ विश्लेषण करता है
• एक्सेल कार्यों को स्वचालित करता है, और मैक्रो सेल प्रविष्टियाँ सत्यापित कर सकते हैं

अर्थात् मेल मर्ज वर्ड प्रोसेसर का है, और व्हाट-इफ विश्लेषण स्प्रेडशीट का।

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PRESENTATION PACKAGE, E-MAIL CLIENT AND WEB BROWSERप्रेजेंटेशन पैकेज, ई-मेल क्लाइंट और वेब ब्राउजर

• A PRESENTATION PACKAGE presents information to viewers powerfully. CorelDRAW and MS PowerPoint are examples; PowerPoint is the most popular
• PowerPoint offers slide layouts, formats text, adds clip art, and imports text, tables and charts
• PowerPoint sets ANIMATION on slides and runs the SLIDE SHOW
• An E-MAIL CLIENT is a user registered with an e-mail service, such as Yahoo or Hotmail
• A WEB BROWSER is software for viewing information on the web. Netscape, Internet Explorer and HotJava are examples

So you run a slide show in PowerPoint, and you view the web in a browser.

• प्रेजेंटेशन पैकेज दर्शकों के सामने जानकारी प्रभावशाली ढंग से रखता है। कोरलड्रॉ और एमएस पावरपॉइंट उदाहरण हैं; पावरपॉइंट सबसे लोकप्रिय है
• पावरपॉइंट स्लाइड लेआउट देता है, पाठ प्रारूपित करता है, क्लिप आर्ट जोड़ता है, और पाठ, तालिकाएँ तथा चार्ट आयात करता है
• पावरपॉइंट स्लाइडों पर एनिमेशन लगाता है और स्लाइड शो चलाता है
• ई-मेल क्लाइंट किसी ई-मेल सेवा, जैसे याहू या हॉटमेल, में पंजीकृत उपयोगकर्ता है
• वेब ब्राउजर वेब पर जानकारी देखने का सॉफ्टवेयर है। नेटस्केप, इंटरनेट एक्सप्लोरर और हॉटजावा उदाहरण हैं

अर्थात् स्लाइड शो आप पावरपॉइंट में चलाते हैं, और वेब ब्राउजर में देखते हैं।

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HOW A DBMS STORES DATAडीबीएमएस डेटा कैसे संग्रहीत करता है

A DBMS is a collection of programs that store data in a database and retrieve it.

• LIST STRUCTURE: records are linked by POINTERS. A pointer is a data item giving the location of a related record
• HIERARCHICAL or TREE STRUCTURE: levels like an inverted tree. A parent may have many children, but each child has ONE parent
• NETWORK STRUCTURE: extends the hierarchy, so a child may have SEVERAL parents
• RELATIONAL STRUCTURE: two-dimensional tables describe every relationship. It is the most popular today

You will find the relational structure in almost every database you use. So one parent means hierarchical, and many parents means network.डीबीएमएस प्रोग्रामों का समूह है जो डेटाबेस में डेटा संग्रहीत करते और निकालते हैं।

• लिस्ट संरचना: अभिलेख पॉइंटरों से जुड़े होते हैं। पॉइंटर वह डेटा मद है जो संबंधित अभिलेख का स्थान बताता है
• हायरार्किकल या ट्री संरचना: उलटे वृक्ष जैसे स्तर। एक पैरेंट के कई चाइल्ड हो सकते हैं, पर हर चाइल्ड का एक ही पैरेंट होता है
• नेटवर्क संरचना: पदानुक्रम का विस्तार, जिसमें एक चाइल्ड के कई पैरेंट हो सकते हैं
• रिलेशनल संरचना: द्वि-आयामी तालिकाएँ हर संबंध बताती हैं। यह आज सबसे लोकप्रिय है

आप जिस भी डेटाबेस का उपयोग करते हैं, उसमें प्रायः रिलेशनल संरचना ही मिलती है। अर्थात् एक पैरेंट का अर्थ हायरार्किकल है, और कई पैरेंट का अर्थ नेटवर्क।